Hlavným rozdielom medzi webovými aplikáciami balíka Office a softvérom balíka Microsoft Office je, že webovú aplikáciu balíka Office spúšťate cez okno webového prehliadača. Funguje to takto: Pomocou prehliadača prejdete na webovú lokalitu, spustíte webovú aplikáciu, otvoríte súbor a môžete začať pracovať. Súbory, na ktorých pracujete, sú, podobne ako samotná webová aplikácia, uložené na internete, nie vo vašom počítači. Všetky úlohy sa vykonávajú cez webový prehliadač.
Mať svoje súbory uložené na internete znamená, že so súbormi môžete pracovať kdekoľvek, kde sa môžete pripojiť k internetu. Nemusíte byť vo svojej kancelárii alebo doma a dokonca so sebou nosiť notebook. Ak sa dostanete online, môžete sa pustiť do práce. Ukladanie súborov na internete ponúka ďalšiu veľkú výhodu: Súbory môžete zdieľať a spolupracovať na nich s ostatnými.