V knižnici SharePoint 2010, ktorá má zapnuté Schvaľovanie, je pri vytváraní nového dokumentu a publikovaní hlavnej verzie stav Schválenie označený Čakajúce a určení Schvaľovatelia môžu schváliť, čakať alebo odmietnuť položku buď zo zobrazenia zoznamu výberom Schváliť. /Odmietnuť z ponuky Upraviť alebo pomocou okna Zobraziť vlastnosti dokumentu.
V oboch prípadoch, keď vyberiete možnosť Schváliť/Odmietnuť, zobrazí sa vám okno s príznačným názvom Schváliť/Odmietnuť, pričom predvolene je vybratá možnosť Čaká. V tomto bode môžete zanechať komentár v textovom poli Komentár, ale ponechať položku ako Čakajúcu, alebo môžete vybrať možnosť Schváliť alebo Odmietnuť a schváliť alebo zamietnuť položku s komentárom alebo bez neho.
(Odmietnutie bez komentára je však dosť zlá forma.) Akcia, meno osoby, ktorá ju vykonala, a časová pečiatka sú zaznamenané v histórii verzií položky.
Rýchly prehľad o všetkých svojich položkách, ktoré sú v stave Čaká, môžete získať výberom Akcie lokality→Správy obsahu lokality a následným výberom Čakajúce na schválenie z rozbaľovacieho zoznamu Zobraziť.
Pokiaľ nie sú v zozname/knižnici alebo samotnej položke povolené výstrahy, pôvodca položky nebude vedieť, že ste vykonali akciu, až kým sa táto osoba nenachádza v zozname/knižnici a neskontroluje stav schválenia položky. Používajte upozornenia so schvaľovaním obsahu, pokiaľ nemáte nejaký alternatívny proces, v rámci ktorého by schvaľovatelia považovali za súčasť svojej každodennej rutiny kontrolu čakajúcich položiek.