Pridanie nového názvu do priečinka kontaktov programu Outlook

Priečinok Kontakty programu Outlook je len taký dobrý a dôkladný ako informácie o kontaktoch, ktoré doň vložíte. Ak chcete niekoho umiestniť do zoznamu kontaktov, otvorte priečinok Kontakty a začnite vykonaním jedného z nasledujúcich krokov:

• Kliknite na tlačidlo Nový.

• Stlačte Ctrl+N (v okne Priečinok kontaktov) alebo Ctrl+Shift+C.

• Vyberte Súbor –> Nový –> Kontakt.

Vidíte kontaktný formulár. V tomto formulári môžete nájsť miesta na zadanie takmer všetkého, čo by ste mohli o človeku vedieť (okrem jeho milostného života a tajných nerestí). Zadajte všetky informácie, ktoré chcete zaznamenať, pričom počas jazdy pamätajte na tieto pravidlá cestnej premávky:

• Celé mená, adresy atď.: Aj keď vás môže lákať jednoducho zadať adresy, telefónne čísla, mená atď. do textových polí, nerobte to! Ak chcete napríklad zadať meno, kliknite na tlačidlo Celé meno na karte Všeobecné. Kliknite na tlačidlo Obchod alebo Domov a zadajte adresu v dialógovom okne Kontrola adresy. Kliknutím na tlačidlá a zadaním údajov do dialógových okien povolíte programu Outlook oddeliť časti mien, adries a telefónnych čísel. Ako taký môže Outlook používať mená a adresy ako zdroj pre hromadné a hromadné e-maily.

• Pri zadávaní informácií o spoločnosti, nie o osobe, ponechajte pole Celé meno prázdne a do poľa Firma zadajte názov spoločnosti.

• Informácie, na ktorých vám záleží: Ak sa zdá, že vo formulári nie je miesto na zadanie určitého druhu informácií, skúste kliknúť na tlačidlo trojuholníka a z kontextovej ponuky vybrať novú kategóriu informácií. Kliknite na tlačidlo trojuholníka vedľa tlačidla Firma a vyberte Domov, napríklad ak chcete zadať adresu bydliska namiesto adresy firmy.

• Súbor ako: Otvorte rozbaľovaciu ponuku Súbor ako a vyberte možnosť uloženia kontaktu do priečinka Kontakty. Outlook môže zaraďovať kontakty abecedne podľa priezviska, mena, názvu spoločnosti alebo kombinácií týchto troch. Vyberte možnosť, ktorá najlepšie popisuje, ako očakávate, že kontakt nájdete v priečinku Kontakty.

• Poštové adresy: Ak si pre kontakt ponecháte viac ako jednu adresu, zobrazte adresu, na ktorú chcete posielať poštu, a začiarknite políčko Toto je poštová adresa. Týmto spôsobom dostanete v hromadnej zásielke listy na správne adresy.

• E-mailové adresy: Pre každý kontakt môžete zadať tri e-mailové adresy. (Kliknite na tlačidlo trojuholníka a vyberte E-mail 2 alebo E-mail 3, aby ste zadali druhú alebo tretiu adresu.)

• V textovom poli Zobraziť ako Outlook zobrazuje, ako bude vyzerať riadok Komu: e-mailových správ, keď odošlete e-mail kontaktu. V predvolenom nastavení sa v riadku Komu: zobrazuje meno kontaktu, za ktorým nasleduje jeho e-mailová adresa v zátvorkách. Do textového poľa Zobraziť ako však môžete zadať čokoľvek, a ak vám zadanie niečoho iného pomôže rozlíšiť e-mailové adresy, zadajte niečo iné. Zadajte napríklad Lydia — Osobná , aby ste vedeli, kedy posielate e-mail na Lydiinu osobnú adresu, nie na jej firemnú adresu.

• Fotografie: Ak chcete do formulára kontaktu vložiť digitálnu fotografiu, kliknite na tlačidlo Pridať fotografiu kontaktu a v dialógovom okne Pridať obrázok kontaktu vyberte obrázok a kliknite na tlačidlo OK.

Nezabudnite napísať pár slov na kartu Všeobecné, aby ste opísali, ako a kde ste sa s kontaktom stretli. Keď príde čas na vyradenie kontaktov zo zoznamu priečinkov Kontakty, prečítanie popisov vám môže pomôcť rozhodnúť sa, kto dostane burinu a kto nie.

Po dokončení zadávania informácií kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť. Ak sa so zadávaním kontaktných informácií ponáhľate, kliknite na tlačidlo Uložiť a nové. Kliknutím na toto tlačidlo sa otvorí prázdny formulár, do ktorého môžete zaznamenať informácie o inom kontakte.