Presunutie vašich relikvií na archiváciu v programe Outlook 2003

Netrvá dlho, kým sa nahromadí viac e-mailových správ, ako dokážete zvládnuť. Niektorí ľudia jednoducho vymažú správy, keď si ich prečítajú. Iní uchovávajú staré správy na referenčné účely.

Problém je v tom, že Outlook sa spomalí, keď ukladáte veľa e-mailových správ. Okrem toho je spravovanie obrovského množstva správ ťažkopádne. Ak používate podnikový e-mailový systém, správcovia systému vám nemusia dovoliť ukladať viac ako určité množstvo e-mailov, pretože to upcháva systém.

Archivácia je funkcia zabudovaná priamo do Outlooku, ktorá vám pomôže ukladať správy a ďalšie položky Outlooku, na ktoré sa momentálne nemusíte pozerať, no v budúcnosti by ste si ich mohli chcieť pozrieť. Ak v práci používate Outlook v sieti Exchange, Archivácia vám uľahčí komunikáciu so správcami systému tým, že zníži počet správ, ktoré ukladáte v e-mailovom systéme.

Aj keď práve nechcete používať funkciu Archivácia, možno budete chcieť pochopiť, ako funguje. Outlook niekedy archivuje položky automaticky – čo sa vám môže zdať, akoby vaše položky Outlooku mizli.

Ak sa vám funkcia automatickej archivácie zdá strašidelná a komplikovaná, skúste sa netrápiť. Microsoft možno neurobil funkciu Archív tak, aby bola ľahko dešifrovateľná. Keď to však pochopíte, automatická archivácia môže byť pre vás cenná.

Aj keď e-mailové správy ľudia archivujú najčastejšie, všetky položky programu Outlook môžu byť odoslané do archívu – schôdzky, úlohy, všetko. Ľudia zvyčajne neukladajú kontakty a poznámky, ale ak chcete, môžete ich dokonca archivovať.

Nastavenie automatickej archivácie

Nemusíte robiť nič, aby Outlook archivoval vaše položky; program je nastavený na automatickú archiváciu položiek. Ak chcete vidieť, ako je Outlook nastavený na archiváciu vašich starých položiek, alebo chcete zmeniť spôsob, akým Outlook vykonáva úlohu, postupujte takto:

1. Zvoľte Nástroje –> Možnosti.

Zobrazí sa dialógové okno Možnosti.

2. Kliknite na kartu Iné.

Zobrazí sa stránka Ďalšie možnosti.

3. Kliknite na tlačidlo Automaticky archivovať.

Zobrazí sa dialógové okno Automatická archivácia.

Neprechádzajte dialógovým oknom automatickej archivácie a nemeňte veci chtiac-nechtiac – aspoň kým sa nepozriete, aby ste videli, čo je už nastavené. Štyri dôležité veci, o ktorých vám dialógové okno Automatická archivácia bežne hovorí, sú nasledovné:

• Ako často Outlook archivuje položky

• Ako staré musia byť položky, aby ich Outlook odoslal do archívu

• Názov a umiestnenie archívneho súboru

• Či je zapnutá funkcia automatickej archivácie

Pri prvej inštalácii programu Outlook program automaticky archivuje položky každých 14 dní a odosiela položky staršie ako 6 mesiacov do archívneho súboru uvedeného v dialógovom okne Automatická archivácia. Pre väčšinu ľudí sú tieto nastavenia v poriadku. Niektorí ľudia uprednostňujú vypnutie funkcie automatickej archivácie a spustenie procesu archivácie manuálne. Proces automatickej archivácie môžete vypnúť kliknutím na začiarkavacie políčko „Spustiť automatickú archiváciu každých 14 dní“ v hornej časti dialógového okna automatickej archivácie.

Manuálna aktivácia procesu archivácie

Správy môžete kedykoľvek archivovať výberom položky Súbor –> Archivovať z ponuky programu Outlook a podľa pokynov. Výhodou manuálneho spustenia procesu Archív je, že získate o niečo lepšiu kontrolu nad procesom; Outlooku môžete zadať konečný dátum archivácie položiek, povedzme prvý v roku. Outlooku môžete tiež povedať, ktoré priečinky sa majú archivovať a kam sa majú archivované položky odoslať. Môžete dokonca archivovať rôzne priečinky programu Outlook do rôznych archívnych súborov. Nevýhodou celej tejto kontroly je, že je možné urobiť nevinnú chybu a poslať archivované položky na miesto, ktoré už len tak ľahko nenájdete. Snažte sa nemeniť názov ani umiestnenie súborov, do ktorých sa odosielajú vaše archivované položky, pretože je prekvapivo ľahké stratiť prehľad o tom, čo sa kam pošlo,

Hľadanie a prezeranie archivovaných položiek

Niekedy sa automatická archivácia javí ako mágia. Staršie predmety sú záhadne uložené bez akéhokoľvek zásahu z vašej strany. Nie je to jednoduché? Iste – kým zrazu nebudete musieť nájsť jednu z tých položiek, ktoré sa magicky presunuli do vášho archívu. Potom musíte prísť na to, kam to šlo a ako sa k tomu znova dostať.

Keď sa chcete znova pozrieť na položky, ktoré ste archivovali, otvorte archívny priečinok, ktorý Outlook označuje aj ako údajový súbor.

Ak chcete otvoriť dátový súbor obsahujúci položky archívu, postupujte takto:

1. Vyberte Súbor –> Otvoriť –> Dátový súbor programu Outlook.

Zobrazí sa dialógové okno Otvoriť údajový súbor programu Outlook.

2. Do poľa Názov súboru zadajte názov súboru, ktorý chcete otvoriť.

Zadaný názov sa zobrazí v poli Názov súboru.

3. Kliknite na tlačidlo OK.

Názov súboru s údajmi, ktorý ste otvorili, sa zobrazí v priečinku Banner veľkými písmenami. Zobrazí sa aj váš zoznam priečinkov, ktorý zobrazuje dve sady priečinkov: Normálny a Archívny.

Dosť jednoduché, však? Áno, ale je tu virtuálna mucha. Pravdepodobne nepoznáte názov archívneho súboru, ktorý chcete otvoriť, a zvyčajne sa nezobrazuje v zozname v dialógovom okne Vytvoriť alebo otvoriť údajový súbor programu Outlook.

Ak chcete zistiť názov otvoreného archívneho súboru, vyberte Súbor –> Archivovať a pozrite sa do poľa s názvom „Súbor archívu“. Dávajte pozor, aby ste nič nemenili na informáciách v poli Archívny súbor. V opačnom prípade môže Outlook začať odosielať vaše archivované položky niekam inam. Informácie v poli Archívny súbor sú zvyčajne zložité spletité položky s dvojbodkami a lomkami a všelijakými vecami, ktoré si normálni ľudia nepamätajú.

Jedným zo spôsobov, ako zachytiť dlhý názov v dialógovom okne, je skopírovať informácie. Takto to vyzerá pri rýchlom pretáčaní dopredu: Kliknite raz na meno, stlačte Tab, stlačte Shift+Tab, stlačte Ctrl+C a potom kliknite na Zrušiť. Po skopírovaní názvu súboru môžete postupovať podľa krokov uvedených vyššie v tomto článku – vložiť požadovaný názov do poľa Názov súboru stlačením Ctrl+V a tešiť sa, že si nemusíte pamätať ten dlhý, šialený názov súboru. .

Zatvorenie archívneho súboru

Archívny súbor môžete nechať otvorený v zozname priečinkov programu Outlook tak dlho, ako chcete, ale väčšina ľudí ho radšej zatvorí, keď nájdu, čo potrebujú. Keď zatvoríte nepotrebné dátové súbory, Outlook beží o niečo rýchlejšie.

Ak chcete zatvoriť dátový súbor, postupujte takto:

1. Pri otvorenom zozname priečinkov kliknite pravým tlačidlom myši na názov priečinka Archív.

Zobrazí sa ponuka skratiek.

2. Z kontextovej ponuky vyberte Close Folder.

Váš archívny priečinok zmizne zo zoznamu priečinkov.

Spôsob, akým sú priečinky v programe Outlook pomenované, je zvláštny. V zozname priečinkov sa môže niekoľkokrát objaviť položka „Osobné priečinky“. Aby sa Outlook spustil čo najrýchlejšie, zatvorte ich čo najviac. Vaša hlavná sada priečinkov – sada, ktorú používate každý deň – sa nezatvorí, takže sa nemusíte obávať zatvárania priečinkov, ktoré používate každý deň.