Práca s excelovými zošitmi: žonglovanie s viacerými excelovými hárkami

Musíte pochopiť, ako pracovať s viac ako jedným pracovným hárkom programu Excel v zošite, ale je tiež dôležité pochopiť, prečo by ste chceli urobiť takú šialenú vec. Najbežnejšou situáciou je, samozrejme, situácia, keď máte veľa hárkov Excelu, ktoré spolu súvisia, a teda prirodzene patria k sebe v jednom zošite.

Zoberme si napríklad prípad Mother Goose Enterprises s rôznymi spoločnosťami: Jack Sprat Diet Centers; Jack and Jill Trauma Center;, Matka Hubbard psie dobroty; Vírivky a vírivky Rub-a-Dub-Dub; Georgie Porgie pudingové koláče; Hickory, Dickory, oprava dokovacích hodín; Little Bo Peep Pet Detektívi; Jednoduché Simon Pie Shoppes; a svietniky Jack Be Nimble. Ak chcete sledovať ročné tržby všetkých týchto spoločností, môžete vytvoriť excelový zošit obsahujúci pracovný hárok pre každú z deviatich rôznych spoločností.

Uchovávaním údajov o predaji pre každú spoločnosť v inom hárku toho istého excelového zošita získate všetky nasledujúce výhody:

• To, čo potrebujete, môžete zadať do všetkých pracovných hárkov predaja (ak vyberiete tieto karty hárkov) jednoduchým zadaním do prvého hárka.
• Aby ste vám pomohli vytvoriť pracovný hárok pre predaje prvej spoločnosti, môžete k aktuálnemu zošitu pripojiť makrá , aby boli ľahko dostupné pri vytváraní pracovných hárkov pre ostatné spoločnosti. ( Makro je sekvencia často vykonávaných, opakujúcich sa úloh a výpočtov, ktoré si zaznamenáte pre jednoduché prehrávanie.)
• Môžete rýchlo porovnať tržby jednej spoločnosti s predajmi inej.
• Všetky informácie o predaji pre každú spoločnosť môžete vytlačiť ako jednu zostavu v jednej tlačovej operácii.
• Môžete jednoducho vytvárať grafy, ktoré porovnávajú určité údaje o predaji z rôznych pracovných hárkov.
• Môžete jednoducho nastaviť súhrnný pracovný hárok so vzorcami, ktoré sčítajú štvrťročné a ročné tržby všetkých deviatich spoločností.

Práca s novými excelovými hárkami v zošite

Každý prázdny excelový zošit, ktorý otvoríte, obsahuje jeden pracovný hárok s prozaickým názvom Hárok1. Ak chcete do zošita pridať ďalšie hárky, jednoducho kliknite na tlačidlo Nový hárok na stavovom riadku (ten so znamienkom plus v kruhu). Každému pracovnému hárku, ktorý pridáte pomocou príkazového tlačidla Nový hárok, je priradený všeobecný názov hárka s nasledujúcim dostupným číslom, takže ak dvakrát kliknete na toto tlačidlo v novom zošite obsahujúcom iba Hárok1, Excel pridá Hárok2 a Hárok3. Tieto názvy hárkov sa zobrazujú na kartách v spodnej časti okna Zošit.

Ak chcete prejsť z jedného pracovného hárka programu Excel na druhý, jednoducho kliknite na kartu obsahujúcu názov hárka, ktorý chcete zobraziť. Excel potom prenesie tento pracovný hárok do hornej časti zásobníka a zobrazí jeho informácie v aktuálnom okne zošita. Vždy môžete zistiť, ktorý pracovný hárok je aktuálny, pretože jeho názov je na karte uvedený tučným písmom a jeho karta sa zobrazuje ako rozšírenie aktuálneho pracovného hárka s hrubou čiarou pozdĺž spodného okraja.

Jediný problém s prechodom na nový excelový hárok kliknutím na jeho záložku hárka nastane, keď do zošita pridáte toľko pracovných hárkov, že nie všetky záložky hárka sú viditeľné naraz a záložka hárka, na ktorú chcete kliknúť, nie je viditeľná v zošit označený na stavovom riadku elipsou (tri bodky za sebou), ktorá sa zobrazí bezprostredne za poslednou viditeľnou záložkou hárka.

Aby ste sa vyrovnali s problémom, že nie sú viditeľné všetky karty hárkov, Excel poskytuje dve tlačidlá na posúvanie kariet na stavovom riadku pred prvou kartou hárka, ktoré môžete použiť na zobrazenie nových kariet hárkov:

• Kliknutím na tlačidlo posúvania karty Ďalej (s trojuholníkom smerujúcim doprava) zobrazíte ďalšiu neviditeľnú kartu hárka vpravo. Počas kliknutia na toto tlačidlo podržte stlačený kláves Shift, aby ste posúvali niekoľko kariet naraz. Podržaním klávesu Ctrl pri kliknutí na toto tlačidlo zobrazíte poslednú skupinu hárkov vrátane poslednej karty hárka.
• Kliknutím na posúvacie tlačidlo Predchádzajúca karta (s trojuholníkom smerujúcim doľava) zobrazíte ďalšiu neviditeľnú kartu hárka vľavo. Počas kliknutia na toto tlačidlo podržte stlačený kláves Shift, aby ste posúvali niekoľko kariet naraz. Pri kliknutí na toto tlačidlo podržte stlačený kláves Ctrl, aby sa zobrazila prvá skupina kariet hárkov vrátane úplne prvej karty.
• Kliknutím pravým tlačidlom myši na ľubovoľné tlačidlo rolovania na karte otvoríte dialógové okno Aktivovať so zoznamom všetkých pracovných hárkov. Ak chcete aktivovať pracovný hárok v tomto zozname, vyberte ho a potom stlačte OK.

Kliknutím pravým tlačidlom myši na tlačidlo rolovania karty zobrazíte dialógové okno Aktivovať so zoznamom všetkých pracovných hárkov v zošite.

Len nezabudnite, že posúvanie záložky hárka do zobrazenia nie je to isté ako jeho výber: Stále musíte kliknúť na záložku požadovaného hárku, aby ste ho presunuli do popredia stohu (alebo ho vyberte v dialógovom okne Aktivovať ).

Aby ste uľahčili nájdenie karty hárka, ktorú chcete vybrať, bez toho, aby ste museli zbytočne veľa posúvať kartu, potiahnite rozdeľovaciu lištu karty (tri zvislé bodky, ktoré bezprostredne nasledujú po tlačidle Nový hárok) doprava. Ak tak urobíte, zobrazí sa viac kariet hárkov na stavovom riadku, čím sa vodorovný posúvač skráti. Ak sa vôbec nestaráte o používanie vodorovného posúvača, môžete maximalizovať počet zobrazených kariet hárkov tak, že sa tohto posúvača zbavíte. Ak to chcete urobiť, potiahnite deliacu lištu kariet doprava, kým nebude priliehať k vertikálnej rozdeľovacej lište.

Ak chcete obnoviť normálnu dĺžku vodorovného posúvača, môžete panel rozdelenia kariet manuálne potiahnuť doľava alebo naň jednoducho dvakrát kliknúť.

Prechádzanie z jedného hárku Excelu na druhý pomocou klávesnice

Môžete zabudnúť na všetky tlačidlá na posúvanie kariet a karty hárkov a jednoducho prechádzať hárkami v zošite pomocou klávesnice tam a späť. Ak chcete prejsť na ďalší pracovný hárok v zošite, stlačte Ctrl+PgDn. Ak sa chcete presunúť na predchádzajúci pracovný hárok v zošite, stlačte Ctrl+PgUp. Na používaní klávesových skratiek Ctrl+PgDn a Ctrl+PgUp je pekné, že fungujú bez ohľadu na to, či je v okne Zošit zobrazená ďalšia alebo predchádzajúca karta hárka!

Hromadná úprava excelových listov

Zakaždým, keď kliknete na záložku hárka, vyberiete tento hárok a aktivujete ho, čo vám umožní vykonať potrebné zmeny v jeho bunkách. Môžete sa však stretnúť s prípadmi, keď budete chcieť vybrať zhluky pracovných hárkov, aby ste mohli vykonávať rovnaké úpravy úprav na všetkých súčasne. Keď vyberiete viacero hárkov, akákoľvek zmena úprav, ktorú vykonáte v aktuálnom hárku – napríklad zadanie informácií do buniek alebo odstránenie vecí z nich – ovplyvní rovnaké bunky vo všetkých vybratých hárkoch presne rovnakým spôsobom.

Predpokladajme, že potrebujete vytvoriť nový zošit s tromi pracovnými hárkami, ktoré obsahujú názvy mesiacov v riadku 3 začínajúcom stĺpcom B. Pred zadaním januára do bunky B3 a použitím rukoväte automatického dopĺňania na vyplnenie 11 mesiacov v riadku 3 vyberte všetky tri pracovné hárky (Hárok1, Hárok2 a Hárok3, kvôli argumentom). Keď zadáte názvy mesiacov do tretieho riadku prvého hárka, Excel vloží názvy mesiacov do 3. riadku všetkých troch vybraných hárkov. (Dosť uhladené, čo?)

Podobne predpokladajme, že máte ďalší zošit, v ktorom sa potrebujete zbaviť Hárok2 a Hárok3. Namiesto kliknutia na Hárok2 kliknite na Domov → Odstrániť → Odstrániť hárok na páse s nástrojmi alebo stlačte kombináciu klávesov Alt+HDS a potom kliknite na Hárok3 a zopakujte príkaz Odstrániť hárok, vyberte oba hárky a potom ich jedným ťahom vymažte kliknutím na Domov → Odstrániť → Odstrániť hárok na páse s nástrojmi alebo stlačením Alt+HDS.

Ak chcete vybrať veľa pracovných hárkov v zošite programu Excel, máte nasledujúce možnosti:

• Ak chcete vybrať skupinu susediacich hárkov, kliknite na prvú záložku hárka a potom posúvajte záložky hárkov, kým neuvidíte záložku posledného hárka, ktorý chcete vybrať. Podržte kláves Shift a kliknite na poslednú kartu hárka, aby ste vybrali všetky karty medzi nimi – stará metóda kliknutia so stlačeným klávesom Shift aplikovaná na karty pracovného hárka.
• Ak chcete vybrať skupinu nesusediacich pracovných hárkov, kliknite na prvú záložku hárka a potom podržte stlačený kláves Ctrl, zatiaľ čo kliknete na záložky ďalších hárkov, ktoré chcete vybrať.
• Ak chcete vybrať všetky hárky v zošite, kliknite pravým tlačidlom myši na záložku hárka, ktorý chcete aktivovať, a v zobrazenej kontextovej ponuke vyberte položku Vybrať všetky hárky.

Excel vám zobrazí pracovné hárky, ktoré vyberiete tak, že ich záložky hárkov zmeníte na bielu (hoci iba názov karty aktívneho hárka je zobrazený tučným písmom) a za názvom zošita v záhlaví okna Excelu zobrazíte [Skupina].

Ak chcete zrušiť výber skupiny hárkov po dokončení úprav skupiny, jednoducho kliknite na nevybranú (t. j. sivú) kartu hárka. Môžete tiež zrušiť výber všetkých vybratých hárkov okrem toho, ktorý chcete aktivovať, kliknutím pravým tlačidlom myši na záložku hárka, ktorý chcete zobraziť v okne Zošit, a následným kliknutím na položku Zrušiť zoskupenie hárkov v jeho kontextovej ponuke.