Práca s distribučnými zoznamami v programe Outlook

V module Kontakty programu Outlook môžete vytvoriť distribučný zoznam, ktorý obsahuje mená viacerých osôb pre prípady, keď posielate správu viacerým ľuďom súčasne. K svojim distribučným zoznamom môžete priradiť kategórie (rovnako ako k jednotlivým kontaktom) a distribučný zoznam môžete poslať iným ľuďom ako prílohu k e-mailovej správe, aby mohli použiť rovnaký zoznam ako vy, ak sú aj pomocou programu Outlook.

Vytvorenie distribučného zoznamu

Vytvorenie distribučného zoznamu je jednoduchá záležitosť vytvorenia názvu pre váš zoznam a výberu z kolekcie mien, ktoré máte uložené vo vašom systéme. Distribučný zoznam nesleduje telefónne čísla a poštové adresy, ale iba e-mailové adresy.

Ak chcete vytvoriť distribučný zoznam v module Kontakty, postupujte takto:

1. Zvoľte Súbor –> Nový –> Distribučný zoznam (alebo stlačte Ctrl+Shift+L).

Zobrazí sa dialógové okno Distribučný zoznam.

2. Napíšte názov, ktorý chcete priradiť vášmu distribučnému zoznamu.

Názov, ktorý zadáte, sa zobrazí v textovom poli Názov.

3. Kliknite na tlačidlo Vybrať členov.

Zobrazí sa dialógové okno Vybrať členov, v ktorom sa na ľavej strane zobrazí zoznam dostupných mien a na pravej strane sa zobrazí prázdne pole.

4. Dvakrát kliknite na meno každej osoby, ktorú chcete pridať do svojho distribučného zoznamu.

Každý názov, na ktorý dvakrát kliknete, sa zobrazí v stĺpci Pridať do distribučného zoznamu na pravej strane dialógového okna.

5. Po dokončení výberu mien kliknite na tlačidlo OK.

Dialógové okno Vybrať členov sa zatvorí.

6. Kliknite na Uložiť a zavrieť (alebo stlačte Alt+S).

Dialógové okno Distribučný zoznam sa zatvorí a váš distribučný zoznam sa zobrazí v zozname kontaktov.

Pri vytváraní distribučného zoznamu možno budete chcieť zahrnúť aj e-mailové adresy ľudí, ktorí nie sú zahrnutí vo vašom zozname kontaktov ani v žiadnom z vašich iných adresárov programu Outlook. Ak chcete pridať takéhoto outsidera do svojho distribučného zoznamu, kliknite na Pridať nového (namiesto Vybrať členov) v kroku 4 vyššie. V dialógovom okne Pridať nových členov zadajte meno a e-mailovú adresu osoby, ktorú chcete pridať, kliknite na tlačidlo OK a postupujte podľa ostatných krokov presne rovnakým spôsobom.

Úprava distribučného zoznamu

Ľudia prichádzajú a odchádzajú v distribučných zoznamoch, rovnako ako všade inde. Našťastie môžete zoznamy upravovať. Stačí kliknúť na ikonu Kontakty na navigačnom paneli a dvakrát kliknúť na názov jedného z vašich distribučných zoznamov (položky, ktoré majú napravo od ich názvov malú dvojhlavú ikonu). Keď otvoríte položku distribučného zoznamu, uvidíte rovnakú obrazovku, akú ste videli pri prvom vytváraní zoznamu. Tu máte niekoľko užitočných možností:

• Ak chcete odstrániť člena zo zoznamu: Kliknite na toto meno a kliknite na tlačidlo Odstrániť.

• Ak chcete vybrať nového člena z mien, ktoré sa už nachádzajú vo vašom zozname kontaktov alebo v zozname globálnych adries: Kliknite na položku Vybrať členov a postupujte podľa rovnakého postupu, aký používate pri vytváraní zoznamu.

• Ak chcete pridať osobu, ktorej e-mailová adresa nie je uvedená v žiadnom z vašich adresárov: Kliknite na tlačidlo Pridať novú, vyplňte meno a e-mailovú adresu osoby a kliknite na tlačidlo OK.

Použitie distribučného zoznamu

Distribučné zoznamy sa zobrazujú ako položky vo vašom zozname kontaktov spolu s menami ľudí – takže (ako pravdepodobne tušíte) môžete použiť distribučný zoznam na adresovanie e-mailovej správy rovnako, ako by ste použili akýkoľvek kontakt. Tu je postup:

• Kartu pre distribučný zoznam môžete presunúť do priečinka Doručená pošta a vytvoriť do tohto zoznamu novú e-mailovú správu.

• Môžete zadať názov distribučného zoznamu do riadka Komu: e-mailovej správy a kliknúť na tlačidlo Skontrolovať mená na paneli s nástrojmi.

Keď Outlook pridá podčiarknutie mena do poľa Komu:, viete, že vaša správa bude doručená ľuďom vo vašom distribučnom zozname.