Používanie programu Outlook 2003 na sledovanie histórie zákazníkov

Niektorí predajcovia nie sú vždy organizovaní a niekedy trávia veľa času hľadaním ponuky alebo snahou zapamätať si dátum a predmet posledného telefonátu. Pomocou Business Contact Manager (BCM) môžete prepojiť všetky svoje akcie s konkrétnym zákazníkom a získať prístup ku všetkým informáciám zo záznamu kontaktu. (BCM verzia 2.0 je bezplatný doplnok do programu Outlook 2003 vo vydaniach Office Professional a Small Business.)

Na stránke Aktivity kontaktov programu Outlook môžete zobraziť všetky akcie súvisiace s kontaktom. So svojimi zákazníkmi môžete prepojiť ľubovoľný dokument, úlohu, stretnutie alebo telefónny záznam stretnutia a prečítať si ich jedným kliknutím. Tu je postup:

1. Pri otvorenom kontakte zákazníka vyberte Akcie, Odkaz, Súbor.

Otvorí sa dialógové okno Výber súboru.

2. Vyberte svoj súbor, napríklad Mary's Offer 321.

3. Kliknite na tlačidlo OK.

Súbor s návrhom je prepojený so záznamom kontaktu Mary.

Okrem prepojenia externých súborov a dokumentov s vašimi kontaktmi môžete tiež prepojiť schôdzky programu Outlook, úlohy, záznamy denníka telefonických hovorov a e-maily (odoslané aj prijaté) a potom si ich prečítať v jednom zozname.

1. Pri otvorenom kontakte zákazníka vyberte Akcie, Odkaz, Súbor.

Zobrazí sa pole Prepojiť položky s kontaktom.

2. Vyberte priečinok, napríklad Úlohy.

3. Vyberte úlohu zo zoznamu Položky úloh.

4. Kliknite na tlačidlo Použiť.

Položka je prepojená s vaším kontaktom na zákazníka.

Automatizácia odkazov na vaše kontakty

Manuálne prepojenie každej položky s kontaktom je únavné a môže k vašej práci potenciálne pridať stovky týždenných akcií, čím stratíte viac než len trpezlivosť. Môžete zabudnúť na prepojenie položiek alebo stratiť prehľad o e-mailoch, úlohách a stretnutiach týkajúcich sa vašich zákazníkov. Našťastie môže Outlook automaticky prepojiť položky súvisiace s vaším kontaktom nasledujúcim spôsobom:

1. Zvoľte Nástroje, Možnosti.

Zobrazí sa dialógové okno Možnosti.

2. Kliknite na položku Možnosti denníka.

Zobrazí sa dialógové okno Možnosti denníka.

3. V zozname Automaticky zaznamenávať tieto položky vyberte položky, ktoré sa majú prepojiť, vrátane stretnutí e-mailových správ, úloh a iných akcií.

4. Zo zoznamu Pre tieto kontakty vyberte kontakty, ktoré chcete prepojiť.

5. V oblasti Dvojitým kliknutím na položku denníka vyberte možnosť s názvom Otvorí položku, na ktorú odkazuje položka denníka.

Žurnál má širšiu aplikáciu ako jednoduché prepojenie položiek programu Outlook s kontaktom. Denník môže tiež merať čas, ktorý strávite prácou na dokumente alebo prezentovať svoje dokumenty v grafe časovej osi, pričom každý z nich zobrazuje dátum, kedy bol použitý.

6. Kliknite na tlačidlo OK.

Všetky položky programu Outlook súvisiace s vašimi kontaktmi sú teraz prepojené.

Čítanie histórie vašich klientov

Vyhľadávanie súborov zákazníkov v priečinkoch počítača môže byť únavné. Jeden dokument programu Word môžete uložiť na jedno miesto, tabuľku programu Excel na iné miesto a dátum posledného stretnutia v kalendári. Všetky tieto informácie si však môžete usporiadať tak, že otvoríte iba jednu stránku, čo znamená, že nemusíte strácať čas hľadaním informácií.

Ak si chcete prečítať históriu svojich zákazníkov, postupujte takto:

1. Pri otvorenom kontakte kliknite na kartu Aktivity.

Zobrazí sa stránka Aktivity. Keď je v poli Zobraziť zoznam Všetky položky, zobrazia sa všetky vaše aktivity súvisiace s otvoreným kontaktom.

2. Kliknutím na ľubovoľnú položku v zozname otvoríte prepojený dokument alebo položku programu Outlook.

Informácie sa zobrazia bez toho, aby ste ich museli hľadať.