Používanie nastavení verzií v SharePointe 2016

Oblasť Nastavenia verzií v SharePointe 2016 obsahuje niektoré z najvyhľadávanejších nastavení v akejkoľvek aplikácii. Nastavenia verzií pokrývajú väčšinu možností správy dokumentov alebo správy obsahu. Takže vašou novou mantrou správy dokumentov/obsahu je schvaľovanie, vytváranie verzií a odhlasovanie. Môžete to povedať v spánku. V predvolenom nastavení nie sú na tímovej lokalite zapnuté nastavenia schvaľovania, vytvárania verzií alebo požiadaviek na odhlásenie .

Dôvodom, prečo je vytváranie verzií štandardne vypnuté, je to, že zaberá veľké množstvo miesta v databáze. Pri každom vytvorení novej verzie sa databáza rozrastá. Verzia je však dôležitá pre akúkoľvek skutočnú prácu, preto sa odporúča, aby ste ju zapli.

Ak chcete mať tieto možnosti povolené, keď sú vaše lokality nakonfigurované, zvážte použitie lokality na publikovanie.

Pred výberom týchto možností sa uistite, že poznáte obchodné procesy vášho tímu. Ak sú dokumenty dôkladne preverené a schválené mimo procesu SharePointu, možno nebudete chcieť alebo nebudete potrebovať vynútenie nastavení schválenia alebo odhlásenia. Ak sú vaše dokumenty obrázky, možno budete chcieť použiť verzovanie alebo nie, ak vám na verziách nezáleží a nebudete sa musieť vrátiť k staršej verzii.

Zvážte použitie viacerých aplikácií knižnice dokumentov a použite rôzne nastavenia podľa potreby. Ak máte napríklad 100 dokumentov v aplikácii Knižnica a skutočne potrebujete iba spravovanie verzií a schválenie 5 z týchto dokumentov, možno ich možno umiestniť do aplikácie Knižnica s dodatočnou konfiguráciou.

Správa verzií môže byť jednou z najviac nepochopených funkcií správy dokumentov SharePoint. Verzia je užitočný ochranný mechanizmus, pretože v prípade potreby sa môžete vrátiť k predchádzajúcej verzii dokumentu. Verzie v SharePointe sú kópie toho istého dokumentu v rôznych intervaloch počas úprav.

Možno budete chcieť pridať stĺpec Verzie do svojich zobrazení, aby používatelia rýchlo videli verziu dokumentu. V opačnom prípade používatelia pridajú k názvu alebo názvu dokumentu informácie o verziách, ako napríklad Príručka pre zamestnancov v1.0, Príručka pre zamestnancov v2.0 alebo táto, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-NOT-REVISE_02-06 -2017_ROSEMARIE-SIGNED-OFF-FINAL_FINAL.

Ak chcete použiť alebo upraviť nastavenia verzií, postupujte podľa týchto krokov:

Kliknite na prepojenie Nastavenia verzií na stránke Nastavenia knižnice alebo Nastavenia zoznamu.
Sekcie na stránke Nastavenia verzií zahŕňajú Schválenie obsahu, História verzií dokumentu, Zabezpečenie konceptu položky a Vyžadovať odhlásenie (iba aplikácie z knižnice).

Ďalej si musíte vybrať, či chcete pre odoslané položky vyžadovať schválenie obsahu. Tento výber vykonáte výberom prepínača Áno alebo Nie na stránke Nastavenia verzií (dostupné v kroku 1).
Ak ste vybrali Áno v odpovedi na Vyžadovať schválenie obsahu pre odoslané položky?, jednotlivci s povoleniami na schválenie položiek môžu koncepty položiek vždy vidieť.
Položky, ktoré ešte nie sú schválené (to znamená, že ide o koncepty), nie sú viditeľné pre členov ani návštevníkov lokality. V sekcii Zabezpečenie položky konceptu môžete určiť, koho chcete zobraziť koncepty.

V sekcii História verzií dokumentu vyberte prepínač, ktorým označíte, či chcete použiť Bez tvorby verzií, Vytvoriť hlavné verzie, Vytvoriť hlavné a vedľajšie (konceptové) verzie alebo (voliteľné) zadať počet verzií, ktoré sa majú ponechať zadaním čísla.
Predvolená hodnota pre aplikáciu Zoznam alebo Knižnica je Bez verzií. Môžete si vybrať hlavné verzie (1.0, 2.0., 3.0 atď.) alebo Hlavné a vedľajšie verzie (1.0, 1.2., 1.3, 2.0 atď.). Výber jednej z posledných dvoch možností vám umožní určiť limit pre počet verzií každého typu zadaním čísla až do 10 000.

Vyberte, kto môže vidieť koncepty položiek, výberom prepínača Zabezpečenie konceptu položky v sekcii Zabezpečenie konceptu položky.
Táto sekcia je zakázaná, pokiaľ nepovolíte menšie verzie (koncepty) alebo nepožadujete schválenie obsahu vašich dokumentov alebo položiek zoznamu. Tu sú tri možnosti, kto môže vidieť koncepty položiek — Každý používateľ, ktorý môže čítať položky, Iba používatelia, ktorí môžu upravovať položky, alebo Iba používatelia, ktorí môžu schváliť (a autor).

Výberom prepínača Áno alebo Nie určte, či chcete od používateľov upravujúcich dokumenty vyžadovať odhlásenie.
Aj keď to môže byť niekedy problém vyžadujúci si odhlásenie, je ďalším dobrým bezpečnostným mechanizmom, ktorý zaisťuje, že ostatní používatelia neuvidia dokument v polovici úpravy alebo že ho nebude upravovať viacero používateľov súčasne (vyhráva posledné uloženie).
Zvážte pridanie stĺpca Odhlásené do do svojich zobrazení, aby používatelia mohli rýchlo zistiť, kto má položku odhlásenú.

Kliknite na tlačidlo OK alebo Zrušiť.

Ak kliknete na tlačidlo OK, použijú sa vaše nastavenia verzie. Choďte si ich vyskúšať!

Pri prezeraní dokumentov v aplikácii Knižnica môžete kliknutím na tri bodky zobraziť kontextovú ponuku. Táto ponuka umožňuje editorovi dokumentu odhlásiť/prihlásiť dokument, schváliť ho, spustiť pracovný tok atď. Keďže ponuka je kontextová, ak napríklad v knižnici alebo zozname nie je nastavené schválenie, v ponuke sa nezobrazí možnosť Schváliť. Ak je dokument odhlásený, zobrazí sa možnosť Zahodiť vypísanie.

Kontextové menu dokumentu.

Vo väčšine prípadov členovia tímu prechádzajú na lokalitu pomocou prehliadača, aby mohli pracovať so zoznamovými aplikáciami. Zamyslite sa však nad tým, ako váš tím interaguje s dokumentmi. Môžu prechádzať do aplikácie pomocou prehliadača, ale môžu tiež vytvárať prepojenie zo záložky alebo otvárať dokument priamo z aplikácie na úpravu (napríklad Word, Excel alebo PowerPoint). Hoci aktuálne verzie balíka Office podporujú a interagujú s nastaveniami aplikácie SharePoint Library, používatelia nemusia vedieť, kde tieto príkazy nájsť.

Vyhnite sa frustrácii tým, že si nájdite trochu času na kontrolu nastavení a možností so svojím tímom. Školenie o týchto možnostiach správy dokumentov je jedným z odporúčaní číslo jeden pre úspech spolupráce na SharePointe, najmä pre tímy s mnohými členmi alebo prispievateľmi.