Používanie kvalitatívnych údajov v prognóze predaja v Exceli

Kvalitatívne údaje sú informácie, ktoré vám pomôžu pochopiť pozadie kvantitatívnych údajov. To samozrejme vyvoláva otázku: Čo sú to kvantitatívne údaje? Kvantitatívne údaje sú číselné údaje – počet jednotiek, ktoré váš tím predal počas predchádzajúceho štvrťroka, alebo výnosy, ktoré váš tím priniesol počas marca.

S kvantitatívnymi údajmi môžete použiť Excel na výpočet počtu predaných jednotiek za mesiac alebo najmenej alebo najviac. Excel môžete použiť na vypočítanie kĺzavého priemeru výnosov, ktoré váš predajný tím zarobil, alebo jeho minimálnych výnosov, alebo percenta z ročného príjmu zarobeného počas októbra.

Na rozdiel od toho kvalitatívne údaje nemajú priemer, minimum ani maximum. Sú to informácie, ktoré vám pomôžu porozumieť kvantitatívnym údajom. Dáva čísla do kontextu. Pomáha vás chrániť pred skutočne hlúpymi chybami.

Kladenie správnych otázok

Predpokladajme, že váš viceprezident predaja vás požiada, aby ste predpovedali, koľko áut vaša agentúra predá počas budúceho roka. Ak vaša agentúra predáva väčšinou Fordy, je rozumné nechať sa vyšantiť v prognóze. Ak vaša agentúra až do minulého roka predávala prevažne Duesenbergy, prognóza je nerozumná. Nemôžete predať žiadne Duesenbergy, pretože ich už nikto nevyrába.

Ten príklad je síce extrémny, no nie je úplne hlúpy. Musíte vedieť, čo vaša spoločnosť prinesie na trh v časovom období, do ktorého chcete predpovedať. V opačnom prípade vaša história predaja – vaša základná hodnota – jednoducho nie je relevantná. A nemôžete urobiť presnú predpoveď, ktorá je založená na irelevantnej základnej línii.

Tu je niekoľko otázok, ktoré by ste si mali položiť skôr, ako začnete uvažovať o zostavení základnej línie:

• Koľko predajcov vám vaša spoločnosť poskytne? Budete mať viac nôh na ulici ako minulý rok? Menej? O tom istom? Veľkosť predajnej sily robí rozdiel. Ak chcete urobiť slušnú predpoveď, musíte vedieť, aké predajné zdroje budete mať k dispozícii.
• Zmenia sa úrovne provízií počas prognózovaného obdobia? Motivuje vaša spoločnosť svojich predajcov tak, ako to bolo, povedzme, za posledných 12 mesiacov? Ak áno, pri vytváraní prognóz sa tým nemusíte obávať. Ak sa však obchodný model zmenil a sadzby provízií klesnú, pretože konkurencia klesla – alebo sadzby stúpajú, pretože konkurencia zosilnela – vaša prognóza to musí brať do úvahy.
• Zmení sa cena produktu počas tohto prognózovaného obdobia? Poskočia ceny vášho produktového radu? Ak áno, pravdepodobne budete musieť do svojej prognózy predaných jednotiek zabudovať určitý pesimizmus. Odpadnú? Potom môžete byť optimisti. (Majte na pamäti, že ceny zvyčajne ovplyvňujú viac predaných jednotiek ako výnosy.)

Na odpovede na podobné otázky nemôžete použiť prognózy. A napriek tomu sú ich odpovede – ktoré sa kvalifikujú ako kvalitatívne údaje – rozhodujúce pre tvorbu dobrých predpovedí. Môžete mať zdĺhavú a dobre fungujúcu základnú líniu, ktorá je skutočne kľúčom k dobrej predpovedi. A potom sa môžete úplne oklamať, ak vaša spoločnosť zmení svoj produktový rad alebo zníži svoju predajnú silu alebo zmení štruktúru provízií natoľko, že predajná sila bude kráčať, alebo zníži svoje ceny tak ďaleko, že trh nedokáže udržať svoje kolektívne ruky. mimo produktovej rady. Čokoľvek z toho spôsobí, že vaša predpoveď bude vyzerať tak, že ste pokrčili plecami a hodili kockami.

Pri vytváraní prognózy predaja sa nemôžete úplne spoliehať na základnú líniu. Musíte venovať pozornosť tomu, čo vaša spoločnosť robí v oblasti marketingu, tvorby cien, riadenia ľudí, reakcie na konkurenciu, aby ste mohli urobiť dobrú predpoveď predaja.

Dohliadať na loptu: Účel vašej predpovede

Nastavte základnú líniu tak, aby odrážala obdobie, do ktorého chcete prognózovať. To znamená, že ak chcete predpovedať predaj na jeden mesiac, vaša základná hodnota by mala zobrazovať históriu predaja v mesiacoch. Ak je účelom prognózy pomôcť usmerniť finančné prognózy, ako sú odhady príjmov, pravdepodobne budete chcieť predpovedať štvrťročné výsledky a vaša základná hodnota by mala byť usporiadaná do štvrťrokov.

Obrázok ukazuje príklad užitočnej základnej línie.

Prognóza je na nasledujúci mesiac, takže základná línia poskytuje mesačnú históriu predaja.

Môžete jednoducho vytvoriť zoznam názvov mesiacov v stĺpci B. Vyberiete bunku B2 a napíšete január alebo január. Stlačte Enter a v prípade potreby znova vyberte bunku B2 (alebo stlačte Ctrl+Enter, aby ste bunku B2 nechali vybratú, keď zadávate jej hodnotu ). Všimnite si malý čierny štvorec v pravom dolnom rohu bunky – nazýva sa to rukoväť výplne. Presuňte ukazovateľ myši nad rukoväť výplne. Uvidíte, ako sa ukazovateľ zmení na zameriavací kríž. Teraz, hoci stále vidíte zameriavací kríž, stlačte tlačidlo myši, držte ho stlačené a ťahajte nadol tak ďaleko, ako chcete. Excel za vás vyplní názvy mesiacov. Funguje to aj počas dní v týždni.

Existuje niekoľko všeobecných pravidiel vytvárania základnej línie, ktoré bude užitočné mať na pamäti.

• Vo svojej základnej línii použite časové obdobia rovnakej dĺžky. Použitie jedného obdobia od 1. do 14. februára a ďalšieho obdobia od 15. februára do 31. marca je zvláštne. Videl som to však už len preto, že sa ukázalo, že je vhodné poskladať dáta týmto spôsobom. To však veci ruší, pretože zdanlivé februárové príjmy sú podhodnotené a zdanlivé marcové tržby nadhodnotené. Bez ohľadu na spôsob prognózy, ktorý použijete, to bude problém. (Malé rozdiely, ako napríklad 28 dní vo februári a 31 dní v marci, môžete pokojne ignorovať.)
• Uistite sa, že časové obdobia vo vašej základnej línii sú v poriadku, od skorého po najnovšie. Niekoľko populárnych prognostických techník, vrátane dvoch opísaných v tejto knihe, sa spolieha na vzťah medzi meraním jedného obdobia a meraním nasledujúceho obdobia. Ak sú vaše časové obdobia mimo časového poradia, vaša predpoveď bude chybná. Vaše nespracované miery často nebudú v chronologickom poradí a z rôznych dôvodov ich budete chcieť zhrnúť pomocou kontingenčnej tabuľky, ktorú môžete ľahko usporiadať podľa dátumu. V skutočnosti kontingenčná tabuľka štandardne dáva súhrnné údaje do chronologického poradia.
• Zohľadnite všetky časové obdobia v základnej línii. Ak váš základný plán začína v januári 2015, nemôžete vynechať február 2015, aj keď údaje chýbajú. Ak sú zostávajúce mesiace na mieste, preskočte január 2015 a začnite marcom 2015. Prečo? Pretože sa chcete uistiť, že máte správny vzťah medzi jedným a druhým obdobím.