Outlook 2003: Business Contact Manager

Business Contact Manager (BCM) verzia 2.0 je bezplatný doplnok do programu Outlook 2003 vo vydaniach Office Professional a Small Business. Je to skvelý nástroj, ak pochopíte, ako ho používať vo svoj prospech a prekonáte jeho dve hlavné obmedzenia:

• Staršie verzie BCM fungujú ako samostatné jednotky, ktoré neumožňujú zdieľanie medzi viacerými používateľmi. Aktualizácia vášho BCM na verziu 2.0 umožňuje zdieľanie databázy medzi niekoľkými užívateľmi. Ak používate staršiu verziu, prejdite online, na paneli s nástrojmi Outlooku vyberte položku Pomocník, vyberte položku Skontrolovať aktualizácie a potom postupujte podľa pokynov na inováciu systému.

• Ak chcete používať funkcie zdieľania BCM, váš program Outlook musí byť nainštalovaný na počítači so systémom Windows XP Professional; BCM nezdieľa v systéme Windows XP Home Edition.

• Zoznam položiek produktov a služieb má pevný formát len ​​s tromi dostupnými poľami na import údajov z vášho predajného a účtovného systému. Musíte upraviť polia z vášho obchodného systému tak, aby sa zmestili do troch importujúcich polí: Názov položky, Popis a Jednotková cena, čo obmedzuje spôsob ponúkania služieb a produktov. Uvedenie rovnakého produktu ako jednej jednotky, jednej krabice alebo jedného kontajnera znamená, že musíte otvoriť jednu riadkovú položku na balenie. Nemôžete importovať aktuálne množstvá zásob, pretože BCM neimportuje polia množstva.

• Ak chcete mať rovnakú položku na rôznych obaloch na rovnakom riadku, musíte definovať význam vášho jednotkového množstva, či už je to 1 fľaša šampónu alebo škatuľa obsahujúca 12 fliaš šampónu. Prispôsobenie každého názvu položky, popisu a jednotkovej ceny pre službu, projekt alebo produkt je výzvou pri používaní BCM v akomkoľvek podnikaní.

Povedzme napríklad, že Daisy pracuje v spoločnosti na údržbu počítačov a softvéru a dostane žiadosť o cenovú ponuku na inštaláciu a zdieľanie nového BCM 2.0 na piatich pracovných staniciach. Napíše podrobný návrh, vrátane minimálnych požiadaviek, ako je Windows XP Professional na pracovnej stanici, ktorá bude zdieľať databázu, a odhadne počet hodín pre jej službu. Vytvorí novú položku na zaznamenanie tohto návrhu:

Servisná ponuka pre inštalačný softvér

Názov položky: Inštalácia softvéru

Popis: BCM 2.0 zdieľaný na 5 pracovných staniciach

Množstvo: 1 služba

Cena : 120,00

Daisy používa pole Názov položky na špecifikáciu služby a pole Popis na zoznam požadovaných položiek. Tiež prepojí návrh ako súbor v položkách histórie príležitostí. Prispôsobením jej služieb zoznamu produktov a služieb môžete Daisyin nápad uplatniť v akomkoľvek type podnikania.

Okrem toho povedzte, že Mark pracuje v právnej kancelárii a nový zákazník požaduje cenovú ponuku na vybavenie právnych záležitostí spoločnosti. Napíše návrh, v ktorom vysvetlí, čo pokrývajú jeho kancelárske služby, a pošle ho ako 250 dolárov za hodinu, pričom odhaduje desať hodín mesačnej služby. Návrh odhaduje na 120 hodín ročne a nastavuje ho takto:

Servisná ponuka pre právne služby Marka

Názov položky: Právna podpora

Popis: Zmluva na právnu podporu podnikania 10h/mes

Množstvo: 120

Celkom: 30 000 USD

Podobne môže kozmetická klinika vytvoriť zoznam produktov a služieb pre aplikácie botoxovej starostlivosti o pleť a laserové služby starostlivosti o pleť rovnakým spôsobom ako právna kancelária alebo počítačová služba.

Či už ste v obchode alebo v malom odvetví, pomocou predchádzajúcich príkladov môžete upraviť svoj zoznam produktov tak, aby vyhovoval dostupným poliam BCM.