Osvedčené postupy pre úspešné online stretnutie cez Lync

Používanie Lyncu Online na organizovanie stretnutí, najmä pre účastníkov, ktorí sú distribuovaní globálne, môže vašej organizácii priniesť veľké úspory. Znižuje uhlíkovú stopu, a preto je dobrý pre životné prostredie a vašim účastníkom poskytuje flexibilitu. Produktívne stretnutia môžete navštevovať kedykoľvek v pyžame bez toho, aby ste stratili dôveryhodnosť alebo ohrozili svoju profesionalitu.

Technológia však dokáže len toľko. Samotný Lync na zabezpečenie úspešného stretnutia nestačí. Tu je niekoľko osvedčených postupov, ktoré sme zostavili zo skúseností a ktoré by ste možno chceli zvážiť.

• Káblové siete poskytujú lepší zážitok zo stretnutia ako bezdrôtové pripojenia. Kvalita zvuku pri bezdrôtovom pripojení nie je optimálna, takže ak veľa hovoríte, naplánujte si pevné pripojenie. Pripojenia virtuálnej súkromnej siete (VPN) tiež negatívne ovplyvňujú kvalitu zvuku.

• Vypnite zvuk, pokiaľ práve nehovoríte. Počuť účastníka písať alebo štekať psa v pozadí nie je cool.

• Keď sa prvýkrát pripojíte k schôdzi cez Lync, zvuk sa automaticky stlmí. Toto nie je pravda, keď sa pripojíte telefonicky. Ak nechcete, aby vás členovia tímu počas stretnutia počuli, ako si objednávate kávu Starbucks, možno budete chcieť pomocou funkcie telefónu stlmiť hovor.

• Majte alternatívne prostriedky na pripojenie v prípade, že sa odpojíte. Majte po ruke telefónne číslo pre prípad, že by vás vypadli z konferencie Lync.

• Ak máte v jednej miestnosti viacero ľudí, skúste mať na schôdzi prihlásený len jeden počítač, aby ste zabránili zvukovej spätnej väzbe.

• Ak ste prezentujúci, načítajte obsah pred schôdzou. Načítanie obsahu môže niekedy chvíľu trvať a nechcete strácať čas účastníkov tým, že ich necháte čakať, kým sa obsah načíta.

• V záujme rešpektovania času účastníka nastavte a otestujte svoje zvukové zariadenia skôr, ako prídu ostatní.

• Najlepší displej na zdieľanie obsahu je 1024 x 768 pixelov.