Obsah SharePoint Online a typy obsahu

Jednou z mnohých skvelých funkcií, ktoré SharePoint Online ponúka, je možnosť pre používateľov nielen odovzdávať dokumenty, ale aj vytvárať nový dokument programu Word priamo z knižnice dokumentov kliknutím na položku Dokumenty z nástrojov knižnice na páse s nástrojmi a následným kliknutím na položku Nové. Táto akcia otvorí nový prázdny dokument v programe Microsoft Word, ktorý sa po zadaní názvu súboru uloží online.

Väčšina nových používateľov SharePointu nevie, že v skutočnosti môžete „nahrať“ odkaz na dokument v inej knižnici alebo vytvoriť nové dokumenty balíka Microsoft Office iné ako Word. V prípade prvého sa tým eliminujú duplicitné dokumenty, ktoré by sa pri synchronizácii mohli stať nočnou morou. V druhom prípade zefektívňuje vytváranie dokumentov založených na formulároch.

Odovzdanie odkazu namiesto súboru umožňujú funkcie obsahu a typov obsahu SharePointu. Predstavte si obsah ako dokument programu Word, ktorý ste nahrali, alebo nový súbor, ktorý ste vytvorili z knižnice dokumentov. Spôsob, akým ste definovali nastavenia pre vaše dokumenty, je typ obsahu.

Uchovávajte jednu verziu dokumentu na viacerých lokalitách SharePoint Online

Spravujete dve samostatné lokality SharePoint a máte dokument, ktorý chcete zdieľať medzi týmito dvoma lokalitami. Ak vytvoríte dva dokumenty na nahranie jedného pre každú lokalitu, musíte aktualizovať dva dokumenty, keď sa niečo zmení. Aby ste sa vyhli práci navyše, môžete nahrať jeden dokument na jednu lokalitu a „nahrať“ odkaz na dokument na druhú lokalitu. Ak to chcete urobiť, postupujte takto:

V knižnici dokumentov, do ktorej chcete pridať prepojenie, kliknite na kartu Knižnica v ponuke Nástroje knižnice na páse s nástrojmi.

Kliknite na položku Nastavenia knižnice na páse s nástrojmi.

V časti Všeobecné nastavenia kliknite na položku Rozšírené nastavenia.

V časti Povoliť správu typov obsahu vyberte možnosť Áno. Posuňte zobrazenie nadol a kliknite na tlačidlo OK.

V časti Typy obsahu vidíte, že Dokument je už uvedený ako predvolený typ obsahu.

Kliknite na prepojenie Pridať z existujúcich typov obsahu lokality pod typom obsahu dokumentu.

Na stránke Pridať typy obsahu vyberte položku Prepojiť s dokumentom pod poľom Dostupné typy obsahu lokality:.

Kliknutím na tlačidlo Pridať v strede pridáte vybraný typ obsahu do poľa Typy obsahu na pridanie: vpravo.

Kliknite na tlačidlo OK.

Dostanete sa späť na stránku Nastavenia knižnice dokumentov.

Teraz, keď ste pridali odkazy ako typ obsahu, pozrime sa na to v praxi. Ukončite zobrazenie nastavení knižnice a vráťte sa späť do knižnice dokumentov. Ak to chcete urobiť, postupujte takto:

Kliknite na kartu Dokument v ponuke Nástroje knižnice na páse s nástrojmi.

Kliknutím na ikonu Nový dokument zobrazíte dostupné typy obsahu. Vyberte možnosť Prepojiť s dokumentom.

V zobrazenom okne Nový odkaz na dokument zadajte názov dokumentu a adresu URL.

Kliknite na tlačidlo OK.

Dostanete sa späť do svojej knižnice dokumentov.

Viola! Teraz môžete vidieť uvedený odkaz, ako keby to bol skutočný dokument v knižnici. Keď aktualizujete pôvodný súbor, odkaz vždy otvorí najnovšiu verziu súboru, s ktorým je prepojený.

Pridajte šablónu programu Excel do typu obsahu SharePoint Online

Chcete mať možnosť vytvárať nielen dokumenty programu Word zo svojej knižnice, ale aj súbory programu Excel. Súbor programu Excel, ktorý chcete použiť pri vytváraní nových súborov programu Excel, je šablóna formulára pre faktúru, ktorú ste vytvorili. Aby ste to dosiahli, musíte najskôr pridať šablónu faktúry ako nový typ obsahu do kolekcie lokalít.

Druhým krokom je potom pridať tento nový typ obsahu do knižnice dokumentov podľa krokov 1 až 9 v predchádzajúcej časti, ale nahradiť prepojenie na dokument novou šablónou formulára Excel.

Ak chcete pridať šablónu faktúry ako nový typ obsahu do kolekcie lokalít, postupujte takto:

Na nadradenej lokalite prejdite do Akcie lokality→ Nastavenia lokality.

V časti Galérie kliknite na položku Typy obsahu lokality a kliknite na položku Vytvoriť.

Pomenujte ho (Šablóna faktúry), v prípade potreby zadajte popis a vyberte Typ obsahu dokumentu v časti Vybrať nadradený typ obsahu z.

Vyberte Dokument v časti Nadradený typ obsahu a vyberte jednu z existujúcich skupín alebo vytvorte novú skupinu pre svoj nový typ obsahu a potom kliknite na tlačidlo OK.

Kliknite na položku Rozšírené v časti Nastavenia, vyberte možnosť Nahrať novú šablónu dokumentu, vyhľadajte svoju šablónu a potom kliknite na tlačidlo OK.

Vaša nová šablóna sa teraz zobrazuje ako možnosť pri vytváraní nových dokumentov v knižnici dokumentov.