Keď používate databázový program, ako je Access 2013, nemôžete len začať zadávať údaje. Namiesto toho musíte vytvoriť návrh relačnej databázy, ktorý rozdelí vaše informácie do jednej alebo viacerých tabuliek, z ktorých každá pozostáva z polí (ktoré sú ako stĺpce v tabuľke). Tabuľky sú spojené relačnými spojeniami, v ktorých sa pole v jednej tabuľke zhoduje (súvisí s) s poľom v inej. Tu je všeobecná myšlienka:
Identifikujte svoje údaje.
Vytvorte zoznam možných polí (údajov), vrátane textových, číselných, dátumových, pravdivých/nepravdivých a iných typov údajov.
Odstráňte nadbytočné polia.
Neuchovávajte rovnaké informácie na viac ako jednom mieste. Ak viete vypočítať jedno pole z druhého, uložte len jedno. (Uložte napríklad dátum narodenia alebo vek, ale nie oboje.)
Usporiadajte polia do tabuliek.
Zoskupte polia podľa toho, čo popisujú, aby sa z každej skupiny stala tabuľka. Databáza zadávania objednávok pre obchod môže mať jednu tabuľku pre zákazníkov, jednu pre produkty a jednu pre objednávky.
Pridajte tabuľky pre kódy a skratky.
Plánujte zahrnúť tabuľku názvov štátov a dvojpísmenových kódov a tabuľku všetkých ostatných kódov alebo skratiek, ktoré plánujete použiť v databáze. Tieto tabuľky použijete na vytvorenie rozbaľovacích ponúk hodnôt, ktoré si môžete vybrať pri zadávaní záznamov.
Vyberte primárny kľúč pre každú tabuľku.
Primárny kľúč je pole, ktoré jednoznačne identifikuje každý záznam v tabuľke. Access môžete prikázať, aby každému záznamu priradil jedinečné identifikačné číslo pomocou poľa Automatické číslo.
Prepojte tabuľky.
Pozrite sa, ktoré tabuľky obsahujú polia, ktoré zodpovedajú poliam v iných tabuľkách. V databáze zadávania objednávok musí tabuľka Objednávky obsahovať pole, ktoré identifikuje zákazníka, ktorý zadal objednávku – pole, ktoré sa zhoduje s poľom primárneho kľúča v tabuľke Zákazníci. Väčšina vzťahov je typu one-to-many , v ktorých sa jeden záznam v jednej tabuľke môže zhodovať s viac ako jedným (alebo žiadnym) záznamom v inej tabuľke.