Koľkokrát sa to stalo? Dostanete žiadosť o stretnutie, ale čas vám nevyhovuje. Zavoláte organizátorovi stretnutia na telefóne, aby ste prediskutovali nový čas stretnutia, len aby ste ďalšiu polhodinu strávili počúvaním o jeho poslednej dovolenke na Fidži. (Och, iste, je pekné počuť, že sa dobre bavil, ale naozaj chcete počuť každý jeden detail?)
Tomuto úskalia, ktoré vás plytvá časom, sa môžete vyhnúť pomocou novej funkcie Navrhnúť nový čas v Outlooku 2002, ktorá dokáže výrazne skrátiť čas potrebný na preplánovanie schôdze. Postupujte podľa týchto krokov:
1. Dvakrát kliknite na správu so žiadosťou o schôdzu, ktorú ste práve dostali. Správa sa otvorí vo vlastnom okne.
Správy môžete zobraziť aj na table s ukážkou bez toho, aby ste ich otvorili dvojitým kliknutím. Outlook 2002 pridal možnosť prijať, odmietnuť alebo navrhnúť nový čas priamo z tably ukážky. Ak chcete aktivovať tablu ukážky, vyberte Zobraziť, tabla ukážky; potom jednoducho kliknite na správu, aby ste videli ukážku.
2. Kliknite na tlačidlo Navrhnúť nový čas. Zobrazí sa dialógové okno Navrhnúť nový čas, v ktorom sú zobrazené plány všetkých účastníkov pôvodnej schôdze.
3. V oblasti plánu zvýraznite nový čas stretnutia.
Ak chcete prejsť priamo na požadovaný čas, môžete použiť aj polia Čas začiatku schôdze a Čas ukončenia schôdze. Alebo, možno ešte pohodlnejšie, môžete použiť tlačidlo AutoPick dopredu na rýchly prechod na ďalší dostupný čas pre všetkých účastníkov.
4. Kliknite na položku Navrhnúť čas.
Zobrazí sa nová e-mailová správa s navrhovaným novým časom stretnutia. Môžete zmeniť tému a uviesť poznámku, prečo navrhujete nový čas.
5. Kliknite na tlačidlo Odoslať.
Príjemca e-mailu bude mať možnosť prijať alebo odmietnuť navrhovaný nový čas a môže poslať aktualizovanú žiadosť o stretnutie.