Nastavenie možností denníka v programe Outlook 2002

Stardate 2002: On , kapitán hviezdnej lode Enterprise verne predstavujú denné záznamy v denníku hviezdy. Kapitán zaznamenáva informácie o planétach, ktoré posádka preskúmala, o mimozemšťanoch, s ktorými bojovali, a o bizarných javoch, ktoré pozorovali v hlbokom vesmíre, kam sa ešte nedostal žiadny muž (ani žena)!

Teraz si na rade ty. Rovnako ako kapitán Enterprise, môžete zaznamenávať svoje každodenné interakcie s podivnými bytosťami v bizarných prostrediach za stresujúcich okolností, aj keď sú všetky podivné bytosti vo vašej vlastnej kancelárii. Denník programu Outlook je váš denník hviezd.

Niet pochýb o tom, že hlupáci galaxie používajú kapitánsky denník na strašne dôležité veci, ale váš denník vám slúži priamejšie. Niekedy, keď potrebujete nájsť dokument alebo záznam konverzácie, nepamätáte si, ako ste dokument nazvali alebo kde ste ho uložili, ale pamätáte si, kedy ste položku vytvorili alebo prijali. V takom prípade môžete prejsť do denníka a skontrolovať dátum, kedy si spomeniete, že ste s položkou zaobchádzali, a nájsť to, čo potrebujete vedieť.

Aby ste však denník dobre využili, musíte ho použiť. Outlook môžete nastaviť tak, aby zapisoval do denníka takmer všetko, čo robíte, alebo môžete denník úplne vypnúť a nezapisovať doň žiadne záznamy. Ak nič nevložíte do denníka, nič nedostanete von.

Aký je najjednoduchší spôsob zadávania záznamov do denníka? Nerob nič. Denník automaticky zaznamenáva akýkoľvek dokument, ktorý vytvoríte, upravíte alebo vytlačíte v akejkoľvek aplikácii balíka Office XP. Žurnál tiež automaticky sleduje e-mailové správy, žiadosti o schôdzu a odpovede a žiadosti o úlohy a odpovede. Niekoľko programov iných ako aplikácie balíka Microsoft Office má tiež schopnosť zapisovať do denníka, ale táto funkcia sa najčastejšie používa s programami balíka Office XP.

Má to háčik: Outlooku musíte povedať, že chcete zapnúť automatické zaznamenávanie denníka. (V poriadku, takže musíte urobiť niečo málo.) Našťastie, ak ste neaktivovali funkciu automatického nahrávania denníka, Outlook 2002 sa vás spýta, či chcete túto funkciu zapnúť vždy, keď kliknete na ikonu denníka.

Ak chcete zapnúť funkciu automatického nahrávania denníka, postupujte takto:

1. Zvoľte Nástroje–>Možnosti.

Zobrazí sa dialógové okno Možnosti.

2. Kliknite na tlačidlo Možnosti denníka.

Zobrazí sa dialógové okno Možnosti denníka, ako je znázornené na obrázku 1, so začiarkavacími políčkami pre všetky typy činností, ktoré môžete automaticky zaznamenávať, a s menami všetkých osôb, pre ktoré môžete automaticky zaznamenávať transakcie, napríklad e-maily.

Obrázok 1: Dialógové okno Možnosti denníka.

3. Kliknutím začiarknite políčko pri tých položkách a súboroch, ktoré chcete automaticky zaznamenávať, a pri kontaktoch, o ktorých chcete zaznamenávať informácie.

Zoznam ľudí v poli Pre tieto kontakty je rovnaký ako zoznam ľudí vo vašom zozname kontaktov. Môžete manuálne vytvoriť položky denníka pre ľudí, ktorí nie sú vo vašom zozname kontaktov; pozrite si nasledujúcu časť „Manuálne zaznamenanie položky programu Outlook do denníka“.

Keď pridáte mená do svojho zoznamu kontaktov v module Kontakty, tieto mená sa nenastavia na automatické zaznamenávanie do denníka. Musíte skontrolovať meno v dialógovom okne Možnosti denníka alebo otvoriť záznam kontaktu, kliknite na kartu Denník a začiarknite políčko Automaticky zaznamenávať záznamy denníka pre tieto kontakty.

4. Kliknite na tlačidlo OK.

Denník automaticky zaznamenáva tie položky a súbory, ktoré ste vybrali pre kontakty, ktoré ste pomenovali.

Manuálne zaznamenanie položky programu Outlook do denníka

Ak nechcete, aby bol denník preplnený automatickým zaznamenávaním všetkého, môžete vybrané položky zadať manuálne – stačí ich pretiahnuť na ikonu denníka. Napríklad možno nebudete chcieť zaznamenávať každú transakciu s potenciálnym klientom, kým si nie ste istí, že s týmto klientom obchodujete. Príslušné e-mailové správy môžete presunúť do denníka a uchovávať záznamy o vážnych otázkach. Keď skutočne začnete podnikať s novým klientom, môžete si nastaviť automatické nahrávanie.

Ak chcete manuálne zaznamenať položky do denníka, postupujte takto:

1. Potiahnite položku, ktorú chcete zaznamenať (napríklad e-mailovú správu), na ikonu Denník.

Zobrazí sa formulár Journal Entry (pozri obrázok 2). V spodnej časti formulára je ikona predstavujúca položku, ktorú zaznamenávate, spolu s názvom položky.

Obrázok 2: Záznam denníka so skratkou na e-mailovú správu pripojenú v textovom poli.

2. Vyplňte informácie, ktoré chcete zaznamenať.

Nemusíte však nič nahrávať. Textové pole v spodnej časti obrazovky vám dáva priestor na vytvorenie poznámky, ak ho chcete použiť.

3. Kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

Položka, ktorú ste zaznamenali, sa zapíše do denníka.

Záznam dokumentu do denníka

Ak sa váš obľúbený program, ako napríklad program na kreslenie alebo stolný počítač, nezobrazuje v zozname programov, ktoré môžu automaticky zapisovať do denníka, všetko sa nestratí – dokumenty môžete presunúť z priečinka Tento počítač v programe Outlook do priečinka Priečinok denníka na vytváranie záznamov denníka aj pre súbory týchto programov. Keďže denník dokáže sledovať mnoho typov informácií o dokumente iných ako dátum a čas (napríklad klient, predmet a niektoré poznámky), môžete denník použiť na sledovanie súborov, ktoré vytvoríte v programoch, ktoré nie sú súčasťou balíka Microsoft Office. Ak ste sa rozhodli povoliť programu Outlook automaticky vytvárať položky denníka pre vaše aplikácie balíka Office XP, nemusíte vytvárať položky pre dokumenty balíka Office XP.

Ak chcete zaznamenať dokument do denníka, postupujte takto:

1. Kliknite na oddeľovací panel Iné skratky na paneli programu Outlook.

Zobrazia sa ikony v skupine Iné skratky vrátane ikony Tento počítač.

2. Kliknite na ikonu Tento počítač na paneli programu Outlook.

Zobrazí sa váš zoznam jednotiek (pozri obrázok 3).

Obrázok 3: Zoznam jednotiek v priečinku Tento počítač.

3. Nájdite dokument, ktorý chcete zaznamenať.

Dvakrát kliknite na jednotku, ktorá obsahuje dokument, ktorý chcete zaznamenať. Potom dvakrát kliknite na priečinok, do ktorého ukladáte dokumenty, a vyhľadajte dokument, ktorý chcete zaznamenať. Zvýraznite to.

4. Kliknite na oddeľovač odkazov programu Outlook na paneli programu Outlook.

Zobrazia sa ikony v skupine Skratky programu Outlook vrátane ikony Denník.

5. Presuňte dokument na ikonu Denník.

Zobrazí sa formulár Záznam denníka s ikonou v textovom poli predstavujúcou súbor, ktorý nahrávate.

6. Kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

Váš dokument sa zaznamená do denníka.

Veľkou výhodou zaznamenávania dokumentov do denníka je skutočnosť, že záznamy denníka sú skutočne skratkami k samotným dokumentom. Keď zadáte dokument do denníka, máte rýchly prístup k informáciám, ktoré ste si o dokumente uložili, a od samotného dokumentu vás delí len jedno kliknutie. Ak teda používate program mimo balíka Office XP, ktorý vytvára súbory, ktoré o sebe nezaznamenávajú veľa informácií, denník je skvelým centrálnym miestom na uchovávanie informácií o dokumentoch. Ak napríklad ukladáte obrázky z kresliaceho programu v počítači, možno budete chcieť o každom obrázku uložiť viac informácií ako len názov súboru. Ak vytvoríte položky denníka pre každý súbor, môžete si v denníku uchovávať poznámky o každom obrázku. Keď nájdete položku denníka pre požadovaný obrázok, stačí dvakrát kliknúť na ikonu obrázka. Otvorí sa program, ktorý používate na zobrazenie obrázka.