Nastavenia verzií v SharePointe 2010

Oblasť Nastavenia verzií v SharePointe 2010 obsahuje pravdepodobne niektoré z najvyhľadávanejších nastavení v akejkoľvek knižnici alebo zozname. Nastavenia verzií pokrývajú väčšinu možností správy dokumentov alebo správy obsahu. Takže vašou novou mantrou správy dokumentov/obsahu je schvaľovanie, vytváranie verzií a odhlasovanie. V predvolenom nastavení nie sú na tímovej lokalite zapnuté nastavenia požiadaviek na schválenie, vytváranie verzií alebo odhlásenie .

Ak chcete mať tieto možnosti povolené, keď sú vaše lokality nakonfigurované, zvážte použitie lokality na publikovanie.

Pred výberom týchto možností sa uistite, že poznáte obchodné procesy vášho tímu. Ak sú dokumenty dôkladne preverené a schválené mimo procesu SharePointu, možno nebudete chcieť alebo nebudete potrebovať vynútenie nastavení schválenia alebo odhlásenia. Ak sú vaše dokumenty obrázky, možno budete chcieť použiť verzovanie alebo nie, ak vám na verziách nezáleží a nebudete sa musieť vrátiť k staršej verzii.

Zvážte použitie viacerých knižníc dokumentov a použite rôzne nastavenia podľa potreby. Napríklad, ak máte v knižnici 100 dokumentov a skutočne potrebujete len spravovanie verzií a schválenie 5 z týchto dokumentov, možno ich možno umiestniť do knižnice s dodatočnou konfiguráciou.

Správa verzií môže byť jednou z najviac nepochopených funkcií správy dokumentov SharePoint. Verzia je užitočný ochranný mechanizmus, pretože v prípade potreby sa môžete vrátiť k predchádzajúcej verzii dokumentu.

Verzie v SharePointe sú kópie toho istého dokumentu v rôznych intervaloch počas úprav. Ak požadujete, aby si používatelia prezerali rôzne verzie dokumentu, možno pri výbere medzi týmito dvoma musíte do názvu zahrnúť označenie (napríklad v1.0 v predchádzajúcom príklade) alebo ďalší stĺpec Metadáta.

Ak chcete použiť alebo upraviť nastavenia verzií, postupujte podľa týchto krokov:

Kliknite na odkaz Nastavenia verzií na stránke Nastavenia knižnice/zoznamu.

Sekcie stránky Nastavenia verzií zahŕňajú Schválenie obsahu, História verzií dokumentu, Zabezpečenie konceptu položky a Vyžadovať odhlásenie (iba knižnice).

Vyberte, či chcete vyžadovať schválenie položky v časti Schválenie obsahu výberom prepínača Áno alebo Nie.

Ak ste v odpovedi na „Vyžadovať schválenie obsahu pre odoslané položky“ vybrali Áno, jednotlivci s povoleniami na schvaľovanie položiek môžu koncepty položiek vždy vidieť.

Položky, ktoré ešte nie sú schválené, nie sú viditeľné pre členov ani návštevníkov lokality. V sekcii Zabezpečenie položky konceptu môžete určiť, koho chcete zobraziť koncepty.

V sekcii História verzií dokumentu vyberte prepínač, ktorým označíte, či chcete použiť Bez tvorby verzií, Vytvoriť hlavné verzie, Vytvoriť hlavné a vedľajšie (konceptové) verzie a (voliteľné) určiť Počet verzií, ktoré sa majú ponechať začiarknutím príslušného políčka a zadanie čísla.

Predvolená hodnota pre zoznam/knižnicu je Bez verzií. Môžete si vybrať hlavné verzie (1.0, 2.0. 3.0 atď.) alebo Hlavné a vedľajšie verzie (1.0, 1.2. 1.3, 2.0 atď.). Výber jednej z posledných dvoch možností vám umožní určiť limit pre počet verzií každého typu zadaním čísla až do 10 000.

Vyberte, kto môže vidieť koncepty položiek, výberom prepínača Zabezpečenie konceptu položky v sekcii Zabezpečenie konceptu položky.

Táto sekcia je zakázaná, pokiaľ nepovolíte vedľajšie verzie (koncepty) vašich dokumentov alebo položiek zoznamu. Tu sú tri možnosti, kto môže vidieť koncepty položiek — Každý používateľ, ktorý môže čítať položky, Iba používatelia, ktorí môžu upravovať položky, alebo Iba používatelia, ktorí môžu schváliť (a autor).

Výberom prepínača Áno alebo Nie určte, či chcete od používateľov upravujúcich dokumenty vyžadovať odhlásenie.

Aj keď to môže byť niekedy problém, vyžadovanie odhlásenia je ďalším dobrým bezpečnostným mechanizmom, ktorý zaisťuje, že ostatní používatelia neuvidia dokument v polovici úpravy alebo že ho nebude upravovať viacero používateľov súčasne (vyhráva posledné uloženie).

Zvážte pridanie stĺpca Odhlásené do do svojich zobrazení, aby používatelia mohli rýchlo zistiť, kto má položku odhlásenú.

Kliknite na tlačidlo OK alebo Zrušiť.

Ak kliknete na tlačidlo OK, použijú sa vaše nastavenia verzie. Choďte si ich vyskúšať!