Nájdenie správneho nástroja Access 2013 na udržanie odpadu mimo

Ak sú údaje, ktoré prechádzajú do vašej databázy prostredníctvom tabuliek a formulárov, odpad, akýkoľvek výstup alebo analýza, ktorú vykonáte s dotazmi a zostavami, vám tiež poskytne odpad. Našťastie Access ponúka množstvo nástrojov, ktoré vám pomôžu uistiť sa, že údaje, ktoré sa dostanú do každého poľa, sú údaje, ktoré sa do tohto poľa dostanú. Mnoho nástrojov, ktoré udržujú odpad vonku, nájdete v zobrazení Návrh tabuľky:

• Typ údajov: Použite správny typ údajov, aby ste zabránili zadávaniu údajov nesprávneho typu.

• Veľkosť poľa: Táto vlastnosť obmedzuje počet znakov. Ak viete, že pole by nikdy nemalo presiahnuť štyri znaky, napríklad nastavte Veľkosť poľa na 4.

• Formát: Vďaka tejto vlastnosti budú údaje vyzerať správne. Môžete napríklad zmeniť text na veľké alebo malé písmená.

• Input Mask: Vstupná maska obmedzuje poskytovanie informácií v oblasti určením, aké znaky môžete zadať. Vstupnú masku použite, keď viete, akú formu majú mať údaje – ak má číslo objednávky napríklad dve písmená, za ktorými nasledujú štyri číslice. Telefónne čísla a PSČ sú ďalšími príkladmi polí, v ktorých sú užitočné vstupné masky. Vstupné masky fungujú s vlastnosťou poľa Formát.

• Predvolená hodnota: Táto vlastnosť definuje hodnotu, ktorá sa štandardne zobrazí, ak nie je zadaná žiadna iná hodnota. Predvolená hodnota sa zobrazí v poli, kým nezadáte inú hodnotu.

• Pravidlo overenia poľa alebo záznamu : Údaje musia pred zadaním prejsť týmto pravidlom. Táto vlastnosť funguje s pravidlom vlastnosti Validačný text.

• Povinné: Táto vlastnosť určuje, že pole musí mať hodnotu, aby ste záznam mohli uložiť. Keď nezadáte žiadnu hodnotu, Access po stlačení klávesu Tab alebo Enter nevytvorí nový záznam a tlačidlo Nový záznam bude sivé.

• Povoliť nulovú dĺžku: Táto vlastnosť určuje, či je povolená položka s nulovou dĺžkou, ako napríklad „“ (úvodzovky bez medzier medzi nimi) (len pre polia Text, Dlhý text a Hypertextový odkaz). Pole s nulovou dĺžkou vám umožňuje rozlišovať medzi informáciami, ktoré neexistujú, a hodnotou null (prázdne), ktorá je neznáma alebo nebola zadaná. Keď je táto možnosť nastavená, povoľuje reťazec nulovej dĺžky v povinnom poli. Možno budete chcieť použiť vstupnú masku, aby pole s nulovou dĺžkou vyzeralo inak ako nulová hodnota, keď sú obe povolené.

• Indexované: Keď sa rozhodnete indexovať pole, môžete určiť, že v poli nie sú povolené žiadne duplicitné hodnoty. Táto vlastnosť je prístupná aj z údajového hárku; je to začiarkavacie políčko na karte Údajový hárok na páse s nástrojmi.

• Vyhľadávacie polia: Táto vlastnosť umožňuje používateľovi vybrať hodnotu pre pole, ktoré je uložené v inom poli, čím sa eliminuje veľa preklepov a štandardizujú sa možnosti pre pole. Na vytvorenie vyhľadávacieho poľa použite Sprievodcu vyhľadávaním.