Na čo sa zamerať pri kontrole alebo audite finančného modelu

Ak už nejaký čas používate Excel, pravdepodobne si radšej vytvoríte vlastné tabuľky alebo finančné modely od začiatku. Vo firemnom prostredí však ľudia túto príležitosť dostanú len zriedka. Namiesto toho sa od nich očakáva, že prevezmú existujúci model, ktorý postavil niekto iný.

Možno vstupujete do úlohy, ktorú preberáte od niekoho iného a existuje existujúci model finančného výkazníctva, ktorý budete musieť aktualizovať každý mesiac. Alebo vám bolo povedané, aby ste si každý štvrťrok vypočítali provízie z predaja na základe monštruóznej tabuľky s 50 kartami, ktorá sa vám veľmi nepáči. Nielenže zdedíte modely iných spolu so vstupmi, predpokladmi a výpočtami, ktoré zadal pôvodný modelár, ale zdedíte aj chyby modelára.

Ak sa chystáte prevziať zodpovednosť za model niekoho iného, ​​musíte byť pripravený ho prevziať a urobiť z neho svoj vlastný. Musíte byť zodpovední za fungovanie tohto modelu a mať istotu, že funguje správne. Tu je kontrolný zoznam vecí, ktoré by ste mali skontrolovať, keď prvýkrát zdedíte finančný model niekoho iného:

• Zoznámte sa s jeho vzhľadom a dojmom. Prezrite si každý hárok, aby ste videli, aké farebné schémy boli použité. Prečítajte si akúkoľvek dokumentáciu. Existuje kľúč, ktorý vám pomôže zistiť, ktoré bunky sú ktoré? Rozlíšil modelár medzi vzorcami a pevne zakódovanými predpokladmi?
• Dobre si pozrite vzorce. Sú konzistentné? Obsahujú nejaké pevne zakódované hodnoty, ktoré sa nebudú automaticky aktualizovať, a preto spôsobia chyby?
• Spustite kontrolu chýb. Stlačte tlačidlo Kontrola chýb v časti Auditovanie vzorcov na karte Vzorce na páse s nástrojmi, aby ste na prvý pohľad videli, či sa v hárku nenachádzajú nejaké chyby programu Excel, ktoré by mohli spôsobiť problémy.
• Skontrolujte odkazy na externé súbory. Externé odkazy môžu byť platnou súčasťou pracovného operačného procesu, ale musíte vedieť, či tento súbor získava nejaké vstupy z externých zošitov, aby ste sa uistili, že nikto neúmyselne nezmení názvy hárkov alebo súborov, čo by spôsobilo chyby vo vašom modeli. Externé prepojenia nájdete stlačením tlačidla Upraviť prepojenia v sekcii Pripojenia na karte Údaje na páse s nástrojmi.
• Skontrolujte pomenované rozsahy. Pomenované rozsahy môžu byť užitočné vo finančnom modeli, ale niekedy obsahujú chyby v dôsledku nadbytočných názvov, ako aj externých odkazov. Skontrolujte pomenované rozsahy v Správcovi názvov, ktorý sa nachádza v časti Definované názvy na karte Vzorce na páse s nástrojmi. Odstráňte všetky pomenované rozsahy, ktoré obsahujú chyby alebo sa nepoužívajú, a ak obsahujú odkazy na externé súbory, všimnite si ich a uistite sa, že sú potrebné.
• Skontrolujte automatické výpočty. Vzorce by sa mali počítať automaticky, ale niekedy, keď je súbor veľmi veľký alebo modelár rád kontroluje zmeny manuálne, výpočet bol nastavený na manuálny namiesto automatického. Ak v ľavom dolnom stavovom riadku vidíte slovo Vypočítať, znamená to, že výpočet bol nastavený na manuálny režim, takže vás pravdepodobne čaká zložité vyšetrovanie! Stlačením tlačidla Možnosti výpočtu v časti Výpočet na karte Vzorce na páse s nástrojmi môžete prepínať medzi manuálnym a automatickým výpočtom zošita.

Okrem týchto krokov je tu niekoľko užitočných nástrojov auditu v Exceli, ktoré môžete použiť na kontrolu, audit, overenie a v prípade potreby na opravu zdedeného modelu, aby ste si mohli byť istí výsledkami svojho finančného modelu:

• Skontrolujte pracovný zošit. Spoznajte skryté funkcie svojho modelu a identifikujte potenciálne problematické funkcie, ktoré by inak bolo veľmi ťažké nájsť pomocou tohto málo známeho nástroja. Ak ho chcete použiť, otvorte zošit, kliknite na tlačidlo Súbor na páse s nástrojmi; na karte Informácie kliknite na tlačidlo Skontrolovať problémy.
• F2: Ak sú zdrojové bunky vzorca na tej istej stránke, skratka F2 prepne bunku do režimu úprav, takže táto skratka je dobrým spôsobom, ako vizuálne vidieť, odkiaľ pochádzajú zdrojové údaje.
• Sledovanie precedensov/závislostí: Nástroje auditu programu Excel sledujú vzťahy vizuálne pomocou šípok sledovacej čiary. K týmto nástrojom máte prístup v sekcii Kontrola vzorcov na karte Vzorce na páse s nástrojmi.
• Vyhodnotiť vzorec: Rozdeľte dlhé a zložité vzorce pomocou nástroja Vyhodnotiť vzorec v sekcii Kontrola vzorcov na karte Vzorce na páse s nástrojmi.
• Nástroje na kontrolu chýb: Ak urobíte chybu – alebo to, čo Excel považuje za chybu – v ľavom hornom rohu bunky sa zobrazí zelený trojuholník. Stane sa to, ak vynecháte susediace bunky alebo ak zadáte vstup ako text, ktorý vyzerá, že by to malo byť číslo.
• Okno sledovania: Ak máte výstupné bunky, ktoré by ste chceli sledovať, tento nástroj zobrazí výsledok zadaných buniek v samostatnom okne. Tento nástroj nájdete v sekcii Kontrola vzorcov na karte Vzorce na páse s nástrojmi. Je to užitočné pri testovaní vzorcov, aby ste videli vplyv zmeny predpokladov na samostatnú bunku alebo bunky.
• Zobraziť vzorce: Ak chcete zobraziť všetky vzorce na prvý pohľad a nie výsledné hodnoty, stlačte tlačidlo Zobraziť vzorce v sekcii Kontrola vzorcov na karte Vzorce na páse s nástrojmi (alebo použite skratku Ctrl+`). Zobraziť vzorce je tiež veľmi rýchly a jednoduchý spôsob, ako zistiť, či existujú nejaké pevne zakódované hodnoty.