Možnosti pracovného postupu schvaľovania obsahu v SharePointe 2010

Môžete vybrať možnosti, ako chcete, aby pracovný postup schválenia v SharePointe 2010 fungoval, keď pracovný postup priradíte k svojej knižnici. Predstavte si pracovný postup ako obchodný proces, ktorý automatizujete.

Povedzme, že máte obchodný proces na kontrolu a schvaľovanie zmlúv o nehnuteľnostiach. Tento proces môže zahŕňať, že niekto navrhne zmluvu, pošle e-mailom jej kópiu niekomu, kto ju skontroluje, a potom ju pošle e-mailom niekomu inému na schválenie. Pracovné postupy schvaľovania v SharePointe 2010 poskytujú všetky tieto možnosti, takže môžete zautomatizovať smerovanie dokumentu od osoby, ktorá ho vytvorila, ku kontrolám a schvaľovateľom dokumentu.

Nasledujúci zoznam popisuje možnosti dostupné pre pracovné postupy schvaľovania:

• Schvaľovatelia (priradiť): Jednotlivci a skupiny, ktorým budú pridelené úlohy schvaľovania. Ak máte viacerých schvaľovateľov, môžete tiež určiť poradie, v ktorom im je položka priradená. Stav schválenia sa nezmení z Čaká na Schválené, kým položku neschvália všetci schvaľovatelia.

  Ak nemáte povolenú možnosť Zrušiť pri odmietnutí, ak schvaľovateľ odmietne položku, schválenie bude pokračovať ďalšiemu schvaľovateľovi a nezruší sa, ako by ste mohli očakávať.

• Schvaľovatelia (poradie): Určuje, či sa schvaľovateľom pridelia úlohy schvaľovania naraz alebo či keď jedna osoba schváli, úloha sa pridelí ďalšej osobe atď.

  Postupujte podľa štandardu – zoraďte schvaľovateľov vo vzostupnom poradí dôležitosti, aby ste neobťažovali riaditeľa, kým to manažéri neschvália.

• Pridať novú fázu: Umožňuje vám pridať fázu do procesu schvaľovania. Nenechajte sa tu uniesť, pretože musíte zvládnuť všetky tie etapy.

• Rozbaliť skupiny: Ak je vybratá, priradí úlohu schvaľovania každému jednotlivcovi v každej skupine schvaľovateľov namiesto priradenia jednej úlohy celej skupine. Ak ste zadali aj objednávku, so všetkými schvaľovateľmi v rozšírenej skupine sa bude zaobchádzať ako s jedným schvaľovateľom a schválenie sa im pridelí vtedy, keď je skupina.

• Správa s upozornením: Správa, ktorá sa odošle každému členovi každej skupiny schvaľovania. Všetci schvaľovatelia dostanú rovnakú správu s upozornením.

• Termín pre všetky úlohy: Dátum, do ktorého sa všetky nedokončené úlohy považujú za oneskorené; toto prepíše hodnoty Trvanie pre sériové úlohy/Jednotky trvania.

• Trvanie sériových úloh: Číslo, ktoré spolu s poľom Jednotky trvania určuje, ako dlho môže byť každá sériová úloha aktívna, kým sa označí ako splnená.

• Jednotky trvania: Pomocou možnosti Trvanie pre sériové úlohy určuje, ako dlho môže byť sériová úloha aktívna, kým sa označí ako po splatnosti.

• CC: Upozorní zadaných ľudí pri spustení pracovného postupu, ale nepridelí im úlohy (pokiaľ nie sú tiež v skupine Schvaľovatelia).

• Zrušiť pri odmietnutí: Zruší celý pracovný postup, ak jeden schvaľovateľ označí položku za odmietnutú. Položka sa presunie do stavu Odmietnuté a autor položky bude upozornený.

  V každom prípade, ak je vybratá možnosť Zrušiť pri odmietnutí, keď jeden schvaľovateľ odmietne položku, zastaví sa tým pracovný postup schvaľovania pre toto kolo, kým sa položka znova neodošle. Uveďte prísnejších kritikov ako skorších schvaľovateľov, aby ste znížili počet žiadostí o schválenie od niekoho, kto ho už udelil.

• Zrušiť pri zmene: Zruší pracovný tok, ak sa položka zmení počas behu pracovného toku.

  Ak pracujete v regulovanom odvetví a žiadate o schválenie regulovaných položiek, povoľte túto možnosť.

• Povoliť schvaľovanie obsahu: Ak chcete dosiahnuť najspoľahlivejšie výsledky, pred zapnutím schvaľovania obsahu nakonfigurujte pracovný postup schvaľovania.

Potrebujete viac možností? Pomocou SharePoint Designer 2010 alebo Visual Studio 2010 si môžete vytvoriť svoje vlastné pracovné postupy alebo prispôsobiť pracovné postupy schvaľovania poskytované službou SharePoint.