Microsoft 365 Business: Ako nakonfigurovať Azure Information Protection

Termín ochrana informácií alebo IP sa vo všeobecnosti používa na zahrnutie priemyselných štandardov a osvedčených postupov na ochranu informácií pred neoprávneným prístupom. V ekosystéme Microsoftu je Azure Information Protection cloudová služba, ktorá umožňuje organizáciám klasifikovať údaje pomocou štítkov na riadenie prístupu. Azure Information Protection je možné zakúpiť ako samostatnú licenciu alebo zbaliť do riešenia, akým je napríklad Microsoft 365 Business.

Tu je rozpis funkcií zahrnutých v každej zo štyroch verzií Azure Information Protection . Licencia AIP Premium P1 je súčasťou Microsoft 365 Business.

Vývoj Azure Information Protection

Azure Information Protection prešla za posledných pár rokov vývojom a možno ste sa s touto technológiou stretli pod iným názvom. Niektoré zo starých názvov technológie sú Azure Rights Management Service (Azure RMS), Azure Active Directory Rights Management (AADRM), Windows Azure Active Directory Rights Management, Information Rights Management (IRM), alebo pre niektorých jednoducho „Nové Microsoft RMS. “ Sami sebe a spoločnosti Microsoft urobíte veľkú láskavosť tým, že zabudnete na všetky tie staré názvy a zostanete pri Azure Information Protection .

Najnovšia iterácia tejto cloudovej technológie teraz ponúka možnosti klasifikácie a označovania, ktoré zase môžu použiť správu práv na ochranu súborov. Azure Information Protection na vysokej úrovni chráni vaše údaje v troch kľúčových krokoch:

Po prvé, údaje sú klasifikované a označené . Ak je napríklad dokument klasifikovaný ako dôverný a mal by byť dostupný iba príjemcom e-mailu, označenie môže byť Dôverné — Iba príjemcovia.“

Ďalej sú údaje chránené šifrovaním, riadením prístupu a zásadami založenými na štítku. Pokračujúc v predchádzajúcom príklade, dokument označený štítkom Dôverné — Len príjemcovia bude zašifrovaný, aby si ho mohli prečítať iba príjemcovia.

Nakoniec je možné dokumenty sledovať a v prípade potreby zrušiť prístup. Z predchádzajúceho príkladu sa môže odosielateľ e-mailu rozhodnúť, že jeden z príjemcov by už nemal mať prístup k dokumentu. V takom prípade môže odosielateľ odvolať prístup pre konkrétneho používateľa.

Office 365 Message Encryption alebo OME je jednou z funkcií v Azure Information Protection. Ak máte licenciu AIP Premium P2, môžete využívať ďalšie funkcie, ako je automatická klasifikácia pre cloudové a lokálne dáta. Tu nájdete funkcie dostupné v licencii AIP Premium P1.

Aktivácia Azure Information Protection

Ak chcete začať používať Azure Information Protection, prvá vec, ktorú musíte ako správca IT urobiť, je aktivovať službu vo svojom nájomníkovi Microsoft 365 Business . Aj keď si myslíte, že služba je už povolená, nie je na škodu ju overiť. Tu je postup:

Prihláste sa na správcovský portál spoločnosti Microsoft pomocou svojich globálnych správcovských poverení.

V ľavom navigačnom paneli v skupine Nastavenia kliknite na položku Služby a doplnky.

Zobrazí sa stránka Služby a doplnky.

Prechod do nastavení Microsoft Azure Information Protection.

Vyberte Microsoft Azure Information Protection

Vpravo sa zobrazí okno Microsoft Azure Information Protection.

V okne Microsoft Azure Information Protection kliknite na Spravovať nastavenia ochrany informácií v Microsoft Azure.

Skontrolujte, či je aktivovaná správa práv. Ak nie, kliknite na tlačidlo Aktivovať

V tomto príklade je nájomník už aktivovaný pre Azure Information Protection.

Nájomca s aktivovanou správou práv.

Po potvrdení stavu nastavení Azure Information Protection môžete bezpečne zavrieť okno prehliadača alebo prejsť späť do centra spravovania Microsoft 365 zo spúšťača aplikácií.

Oboznámenie sa so štítkami Azure Information Protection

Azure Information Protection je predkonfigurovaný s predvolenými politikami a štítkami, ktoré sú použiteľné pre väčšinu organizácií vrátane malých podnikov. Skôr než začnete premýšľať o konfigurácii vlastných štítkov a politík pre vašu organizáciu, venujte čas oboznámeniu sa s predvolenými nastaveniami Azure Information Protection. Môžete si ušetriť veľa práce s vytváraním a testovaním vlastných pravidiel.

Ak bol vášmu nájomníkovi Office 365 poskytnutá služba Azure Information Protection po februári 2018, nasledujúce štítky a zodpovedajúce popisy sú už k dispozícii:

• Osobné: Neobchodné údaje, len na osobné použitie.
• Verejné: Obchodné údaje, ktoré sú špeciálne pripravené a schválené na verejnú spotrebu.
• Všeobecné: Obchodné údaje, ktoré nie sú určené na verejnú spotrebu, ale možno ich podľa potreby zdieľať s externými partnermi. Príklady zahŕňajú interný telefónny zoznam spoločnosti, organizačné schémy, interné normy a väčšinu internej komunikácie.
• Dôverné: Citlivé obchodné údaje, ktoré by mohli spôsobiť poškodenie podniku, ak by boli zdieľané s neoprávnenými osobami. Príklady zahŕňajú zmluvy, bezpečnostné správy, súhrny prognóz a údaje predajných účtov. Označenie Dôverné sa ďalej delí na dve podoznačenia:
  • Len príjemcovia: Dôverné údaje, ktoré vyžadujú ochranu a ktoré môžu zobraziť iba príjemcovia. Tento štítok sa zobrazí iba v programe Outlook a bude sa naň vzťahovať zásada Neposielať ďalej.
  • Všetci zamestnanci: Dôverné údaje vyžadujúce ochranu, ktorá všetkým zamestnancom umožňuje úplné povolenia. Vlastníci údajov môžu obsah sledovať a odvolať.
  • Ktokoľvek (nechránené): Údaje, ktoré nevyžadujú ochranu. Túto možnosť používajte opatrne as primeraným obchodným odôvodnením.
• Vysoko dôverné. Veľmi citlivé obchodné údaje, ktoré by spôsobili škodu podniku, ak by boli zdieľané s neoprávnenými osobami. Príklady zahŕňajú informácie o zamestnancoch a zákazníkoch, heslá, zdrojový kód a vopred ohlásené finančné správy. Označenie Highly Confidential sa ďalej delí na tri podoznačenia:
  • Len príjemcovia: Vysoko dôverné údaje, ktoré vyžadujú ochranu a ktoré môžu zobraziť iba príjemcovia. Tento štítok sa zobrazí iba v programe Outlook a bude sa naň vzťahovať zásada Neposielať ďalej.
  • Všetci zamestnanci: Vysoko dôverné údaje, ktoré umožňujú všetkým zamestnancom zobrazovať, upravovať a odpovedať na tento obsah. Vlastníci údajov môžu obsah sledovať a odvolať.
  • Ktokoľvek (nechránené): Údaje, ktoré nevyžadujú ochranu. Túto možnosť používajte opatrne as primeraným obchodným odôvodnením.

Ak bol vášmu nájomcovi Office 365 poskytnutý pred 21. marcom 2017, zistíte, že chýbajú štítky Všeobecné a Vysoko dôverné. Ich ekvivalentom u starších nájomníkov sú Internal a Secret, resp.

Ak chcete ďalej preskúmať tieto označenia a zodpovedajúce pravidlá, musíte prejsť na portál Azure a získať prístup k nastaveniam služby Azure Information Protection. Tu je postup:

Ak chcete aktivovať informácie o ochrane Azure, postupujte podľa krokov 1 až 4 vyššie.

Na stránke Správa práv kliknite na tlačidlo Rozšírené funkcie

Spustí sa nové okno prehliadača a zobrazí sa stránka Azure Information Protection — Štítky.

Azure Information Protection – stránka štítkov v Azure.

Štítky Dôverné a Vysoko dôverné sú predvolene zbalené. Ak chcete zobraziť ich podmenovky, kliknutím na šípku naľavo od štítka rozbaľte výber.

Niekoľko slov o zásadách ochrany informácií Azure

Na stránke Azure Information Protection — Menovky si všimnite, že všetky menovky majú v stĺpci Policy Global . V predvolenom nastavení sa Azure Information Protection dodáva s globálnou politikou, ktorá sa vzťahuje na všetkých používateľov v nájomníkovi. Túto politiku môžete upraviť, ale nemôžete ju odstrániť. Môžete tiež vytvárať nové politiky a konfigurovať ich podľa svojich predstáv, ale Globálna politika tu bude vždy.

Ak chcete zobraziť podrobnosti globálnej politiky Azure Information Protection, postupujte takto:

Ak chcete aktivovať informácie o ochrane Azure, postupujte podľa krokov 1 až 4 vyššie.

Na stránke Správa práv kliknite na tlačidlo Rozšírené funkcie

Spustí sa nové okno prehliadača a zobrazí sa stránka Azure Information Protection — Štítky.

V ľavej ponuke v skupine Klasifikácia kliknite na položku Politiky.

Vpravo sa zobrazí štítok Konfigurovať administratívny názov a popis pre každú politiku. Zobrazí sa štítok Politika: Globálny.

Zásady: Globálny blade v Azure Information Protection.

Pri zmene predvolených nastavení v globálnej politike buďte opatrní, pretože sa vzťahuje na každého vo vašej organizácii. Možno budete chcieť najskôr vytvoriť inú politiku a otestovať ju. Ak sa rozhodnete zmeniť Globálnu politiku, nezabudnite zmeny uložiť. (Ak zabudnete a jednoducho zatvoríte čepeľ, systém vás vyzve na uloženie zmien.)

Uvedenie ochrany informácií Azure do činnosti

Implementácia Azure Information Protection nie je niečo, čo by ste robili bez premysleného plánovania a zapojenia kľúčových zainteresovaných strán vo vašej organizácii. Musíte sa uistiť, že zavedenie je oznámené koncovým používateľom, školenie a plánovaná podpora.

Ako správca IT implementujúci Microsoft 365 Business by ste mali pred implementáciou Azure Information Protection pre celú organizáciu vykonať nejaké testovanie a oboznámiť sa s procesom. Po preskúmaní služby Azure Information Protection v Microsoft Azure je ďalším krokom uviesť to, čo viete, do praxe. V tejto fáze potrebujete, aby sa vaši koncoví používatelia zúčastnili.

Inštalácia klienta Azure Information Protection

V Azure môžete mať tie najlepšie zásady a štítky pre Azure Information Protection, ale nebudú dobré, ak ich vaši koncoví používatelia neuvidia a neuplatnia. Klient AIP, program, ktorý beží na zariadení koncových používateľov, rieši tento problém.

Pred inštaláciou klienta AIP sa uistite, že Office ProPlus je už nainštalovaný, ale nie je spustený na zariadení. Keď ste pripravení nainštalovať klienta AIP, postupujte takto:

Prejdite na stránku sťahovania klienta Azure Information Protection .

Zobrazí sa Microsoft Download Center.

Kliknite na tlačidlo Stiahnuť.

Zobrazí sa okno Choose the Download You Want.

Vyberte AzInfoProtection.exe začiarknutím políčka a potom kliknite na Ďalej.

Sťahovanie klienta Azure Information Protection.

V upozornení, ktoré sa objaví v spodnej časti obrazovky, kliknite (alebo dvakrát kliknite) na položku Spustiť.

Systém pri sťahovaní vykoná bezpečnostnú kontrolu. Po dokončení kontroly sa zobrazí okno Microsoft Azure Information Protection.

Inštalačné okno pre Azure Information Protection.

Kliknite na tlačidlo Súhlasím.

Môžete sa rozhodnúť nainštalovať demo politiku (neodporúča sa, pretože zahltí vaše používateľské rozhranie) alebo odoslať štatistiku používania spoločnosti Microsoft alebo oboje.

V zobrazenom okne Kontrola používateľských kont kliknutím na tlačidlo Áno spustite inštaláciu.

Uvidíte priebeh inštalácie.

Keď sa v okne Microsoft Azure Information Protection zobrazí Dokončené úspešne, kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Okno inštalácie zmizne a teraz môžete skontrolovať, či bol klient Azure Information Protection úspešne nainštalovaný. Ak chcete overiť inštaláciu, otvorte prázdny dokument v programe Word. Štítky vidíte pod stuhou.

Štítky Azure Information Protection zobrazené vo Worde.

Použitie štítku na dokument

Teraz, keď je nainštalovaný klient Azure Information Protection a štítky sú zobrazené v aplikáciách balíka Office, je čas ho otestovať.

Vytvorte dokument programu Word a predstierajte, že je vysoko dôverný.

Na paneli Citlivosť kliknite na položku Veľmi dôverné a vyberte možnosť Všetci zamestnanci.

Použitie označenia Veľmi dôverné/Všetci zamestnanci.

Štítok sa použije a ostatné štítky zmiznú.

Spustite program Outlook, začnite nový e-mail a priložte dokument programu Word.

Všimnite si, že Outlook zobrazuje panel citlivosti s rovnakými menovkami, aké ste videli vo Worde.

Zadajte e-mailovú adresu používateľa vo vašej organizácii.

Zadajte e-mailovú adresu mimo vašej organizácie a potom kliknite na tlačidlo Odoslať.

Outlook odošle e-mail príjemcom s označením Veľmi dôverné/Všetci zamestnanci. V tomto cvičení sa e-mail stále odošle internému aj externému používateľovi. Interný používateľ bude môcť otvoriť a prečítať dokument z pozvánky na zdieľanie. Externému používateľovi však bude zablokované otvorenie dokumentu a zobrazí sa mu tu zobrazená správa.

Externý používateľ zablokovaný z citlivého dokumentu.

Zrušenie prístupu k informáciám

Azure Information Protection chráni vaše firemné informácie pred tým, aby sa dostali do nesprávnych rúk – aj keď sa dostali do nesprávnych rúk.

Predpokladajme napríklad, že si uvedomujete, že ste omylom poslali dokument nesprávnym ľuďom a chcete situáciu napraviť zrušením prístupu k dokumentu. Tu je to, čo môžete urobiť, pokračujte v príklade vyššie:

Otvorte chránený dokument programu Word z predchádzajúceho cvičenia.

Zobrazí sa žltý pruh, ktorý označuje citlivosť dokumentu a obsahuje tlačidlo na zobrazenie povolení pre dokument.

Na páse s nástrojmi kliknite na položku Domov a potom kliknite na tlačidlo Chrániť.

Pod tlačidlom Protect sa zobrazí podponuka.

Prístup na stránku sledovania dokumentov.

V podponuke kliknite na položku Sledovať a odvolať, čím spustíte stránku na sledovanie dokumentov.

Spustí sa váš prehliadač, aby ste sa dostali na stránku na sledovanie dokumentov.

Ak lokalitu navštevujete prvýkrát, prihláste sa pomocou svojich poverení pre Microsoft 365 Business.

Po úspešnom prihlásení sa na stránke sledovania dokumentov zobrazí súhrn zobrazení vášho dokumentu. Preskúmajte karty a pozrite si robustné funkcie v Azure Information Protection.

Stránka na sledovanie dokumentov.

V spodnej časti stránky na sledovanie dokumentov kliknite na tlačidlo Zrušiť prístup.

Zobrazí sa stránka Odvolať prístup.

Kliknite na tlačidlo Potvrdiť v spodnej časti stránky.

Zobrazí sa okno Revoke Complete.

Kliknutím na Pokračovať sa vrátite na stránku sledovania dokumentov.

V zobrazení Súhrn sa v dokumente zobrazuje pečiatka Odvolaná.

Jednou z najúžasnejších funkcií tohto riešenia je, že na karte Mapa môžete vidieť, kde na svete sa používatelia pokúšali získať prístup k vášmu dokumentu! Ak teda niekedy zistíte, že sa niekto napríklad z Ruska alebo Timbuktu pokúsil otvoriť váš dokument, hoci všetci vaši používatelia sú v Spojených štátoch, budete vedieť, že prístup k dokumentu by mal byť zrušený.