Knižnice dokumentov a SharePoint 2010

Knižnice dokumentov SharePoint 2010 vám umožňujú bezpečne ukladať a zdieľať súbory a tiež pridávajú funkcie, ktoré vám pomáhajú spravovať veci, ako je pracovný tok dokumentov (procesy, ktoré umožňujú ľuďom upravovať, komentovať a schvaľovať dokumenty) a histórie verzií (čo sa stalo so súborom, a kto čo urobil).

A hoci zdieľanie súborov poskytuje jednu cestu cez priečinky k dokumentu, knižnice dokumentov SharePoint vám poskytujú iné cesty na vystavenie obsahu. K dokumentom máte prístup priamo cez prehliadač, môžete ich zobraziť vo webových častiach a môžete ich triediť a filtrovať podľa ich metadát a typov obsahu. A s knižnicami dokumentov môžete zobraziť súbory podľa názvu, nielen podľa názvu súboru.

Knižnice dokumentov vám tiež poskytujú viacero možností, ako sa do nich dokumenty dostanú. Dokument môžete uložiť s adresou URL knižnice dokumentov, ale tiež môžete dokumenty odoslať e-mailom do knižníc dokumentov alebo ich môžete presunúť myšou z Prieskumníka systému Windows. A môžete vytvárať dokumenty priamo v ich knižniciach dokumentov.

Ak vyhľadávate v zdieľanom súbore, potenciálne získate prístupy k dokumentom, na otvorenie ktorých nemáte povolenia; SharePoint na druhej strane umožňuje výsledky orezať z hľadiska zabezpečenia tak, že ak k nim nemáte prístup, nemôžete ich ani vidieť vo výsledkoch vyhľadávania.

Všetko v SharePointe je zoznam. Knižnica dokumentov je proste zvláštny druh zoznamu. Hoci väčšina ostatných zoznamov SharePointu je usporiadaná podľa vecí, ktoré sú primárne definované svojimi metaúdajmi, knižnice dokumentov sú usporiadané podľa súborov, ktoré existujú oddelene a sú opísané svojimi metaúdajmi.

Knižnica dokumentov nemusí obsahovať len súbory Microsoft Word. Knižnice dokumentov môžu obsahovať mnoho typov súborov vrátane súborov Excel, PDF a Visio. Dokonca aj webové stránky sú uložené v knižniciach dokumentov.

Knižnice dokumentov pridávajú možnosť nájsť vaše dokumenty. Na rozdiel od zdieľania súborov, ktoré zaobchádza so súbormi ako so samostatnými objektmi, knižnice dokumentov považujú dokumenty za obsah a umožňujú vám priradiť určité informácie ( metadáta ) k súborom dokumentov v nich. To znamená, že dokumenty možno nájsť na základe podobností opísaných metaúdajmi, a nielen podľa možností vyhľadávania, ktoré máte v zdieľanom súbore.

Možno sa čudujete, prečo ponechanie dokumentov na zdieľanom sieťovom disku nie je jednoduchšie ako používanie knižnice dokumentov v SharePointe 2010. Najpresvedčivejším dôvodom je, že SharePoint ponúka mnoho spôsobov usporiadania dokumentov, ako napr.

• Knižnice dokumentov poskytujú jedinečnú webovú adresu na prístup k skupine dokumentov. Knižnice dokumentov umožňujú použiť zabezpečenie na skupiny súvisiacich dokumentov a prostredníctvom orezania zabezpečenia zabraňujú neoprávneným používateľom, aby ich videli vo výsledkoch vyhľadávania.

• Vlastnosti dokumentu umožňujú vytvárať mnoho zobrazení rovnakých dokumentov.

• Priečinky umožňujú zoskupiť podmnožinu dokumentov na základe požiadaviek na povolenia.