Importujte novú vlastnú taxonómiu do SharePoint Online Term Store

SharePoint Online ako systém na správu obsahu poskytuje skvelé možnosti správy metadát priamo z krabice prostredníctvom obchodu termínov. Ak vaša organizácia používa na usporiadanie údajov taxonómiu, môžete jednoducho použiť to, čo máte, importovaním vlastnej taxonómie do obchodu Term Store.

Ak ste malá firma, používanie taxonómie na označovanie obsahu by mohlo znamenať lepšie riadenie toho, ako sú veci opísané vo vašej spoločnosti, a tiež pomôcť pri budovaní sociálnej štruktúry alebo vašej organizácie.

Povedzme napríklad, že od používateľov SharePointu vyžadujete zadanie určitých informácií o súboroch, ktoré odovzdávajú do knižnice dokumentov. Pre každý súbor musia zadať názov, autora, obchodnú jednotku, publikum a predmet. Môžete využiť taxonómiu tak, že keď používateľ zadá metadáta do poľa Publikum, môže si vybrať z kľúčových slov, ktoré sa už nachádzajú v obchode s výrazmi, ako napríklad Interné alebo Externé.

Ak používateľ vyberie Interné, zobrazia sa ďalšie možnosti, z ktorých si môžete vybrať, v závislosti od toho, či je interné publikum určené pre výkonných alebo manažérskych pracovníkov. V časti Predmet si používatelia môžu vybrať z kľúčových slov, ako sú HR, Právne alebo IT. Môžete tiež povoliť používateľom zadať svoje vlastné kľúčové slová na opis predmetu.

Keď vidíte, ako sa objavuje vzor často používaných kľúčových slov, môže vám to ako správcovi SharePointu Online signalizovať, aby ste tieto kľúčové slová presunuli do hlavnej množiny výrazov. Nielen to, ale môže to podnietiť vašu organizáciu, aby začala uvažovať o vytvorení nového názvu produktu podľa toho, aké slová ho najlepšie vystihujú pre vašich ľudí a čo pre nich tieto slová znamenajú.

Ak chcete importovať vlastnú taxonómiu do obchodu Term Store, postupujte takto:

Kliknite na položku Obchod termínov v ľavom navigačnom paneli v Centre správy SharePointu Online.

Uistite sa, že vaše meno je uvedené v časti Správcovia obchodu s výrazmi.

V časti Import vzorky na pravej table kliknite na položku Zobraziť vzorový importný súbor.

Stiahnite si súbor s hodnotami oddelenými čiarkami (.csv) a upravte ho v Exceli, aby vyhovoval vašej taxonómii.

V Exceli usporiadajte pojmy v hierarchiách až do hĺbky siedmich úrovní.

Uložte súbor v pôvodnom formáte .csv.

Vráťte sa do Obchodu termínov z centra správy SharePoint Online, umiestnite kurzor myši na skupinu, do ktorej chcete načítať množinu termínov, a potom kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí napravo, aby ste zobrazili ďalšie príkazy.

Vyberte možnosť Importovať novú množinu výrazov.

V okne Import množiny termínov kliknite na Prehľadávať.

Prejdite na súbor .csv, ktorý ste uložili v kroku 5, vyberte súbor a kliknite na tlačidlo Otvoriť.

Dostanete sa späť do okna importu množiny termínov.

Kliknite na tlačidlo OK.

Dostanete sa späť na portál SharePoint Online Administration Center, kde uvidíte množinu výrazov, ktorú ste práve importovali, uvedenú v skupine, ktorú ste vybrali v kroku 6.