Po definovaní polí, ktoré potrebujete pre hromadnú korešpondenciu v programe Word 2007, je ďalším krokom dokončenie zoznamu adries. Ak to chcete urobiť, vytvorte zoznam záznamov zadaním údajov pre každé pole v každom zázname. Toto sa deje v dialógovom okne Nový zoznam adries. Pamätajte, že polia sú stĺpce a záznamy sú riadky.
Zadajte údaje prvého poľa.
Stlačením klávesu Tab vstúpite do ďalšieho poľa.
Pokračujte vo vypĺňaní údajov a stlačením klávesu Tab sa presúvajte medzi poliami.
Začnite nový záznam.
Keď stlačíte Tab v poslednom poli v zázname, automaticky sa vytvorí nový záznam a pridá sa na ďalší riadok. Pokračujte vo vyplňovaní údajov!
Keď skončíte, skontrolujte svoju prácu.
Ľubovoľné pole v ľubovoľnom zázname môžete upraviť tak, že ho vyberiete myšou.
Ak ste omylom pridali prázdne pole na koniec, kliknutím ho vyberte a potom kliknite na tlačidlo Odstrániť položku. (Pri hromadnej korešpondencii sa stále spracúvajú prázdne záznamy, čo vedie k plytvaniu papierom.)
Kliknite na tlačidlo OK.
Zobrazí sa špeciálne dialógové okno Uložiť ako, ktoré vám umožní uložiť zoznam adries na disk.
Zadajte názov zoznamu adries.
Najlepšie sú krátke a výstižné mená. Mali by ste použiť aj priečinok, ktorý vám vybral Word.
Kliknite na tlačidlo Uložiť.
Zoznam adries je teraz uložený na disku. To vám umožní znova ho použiť pri budúcich operáciách hromadnej korešpondencie.
Teraz môžete pokračovať v časti „Hromadná korešpondencia programu Word 2007 — Krok 4: Vkladanie polí do hlavného dokumentu“.