Ak chcete použiť funkciu hromadnej korešpondencie programu Word 2007, začnite s hlavným dokumentom. Môže byť vytvorený z nového, prázdneho dokumentu, šablóny alebo existujúceho dokumentu.
Vytvorte hlavný dokument.
Napíšte celý text. Pridajte potrebné formátovanie a ďalšie ozdobné prvky. V podstate teraz robíte len nemenné časti dokumentu.
Časti na vyplnenie prázdnych miest zadajte VEĽKÝMI PÍSMENAMI.
Text, ktorý zadáte VEĽKÝMI PÍSMENAMI, sa počas hromadnej korešpondencie nahradí. Tieto bloky textu fungujú ako zástupné symboly pre nasledujúce polia a tiež na určenie, ktoré a koľko polí budete v dokumente potrebovať. Skúste použiť krátke, výstižné výrazy.
Tieto časti na vyplnenie prázdnych miest sú oficiálne známe ako polia. Dokument môže mať toľko polí, koľko potrebuje. V skutočnosti každá položka, ktorú chcete zmeniť z písmena na písmeno, môže byť pole: pozdrav, banálne zdvorilosť, klebety, čokoľvek. Z dokumentu na dokument je možné zmeniť čokoľvek, ale teraz to musíte špecifikovať.
Uložte hlavný dokument na disk.
Teraz môžete prejsť na „Hromadná korešpondencia Word 2007 — Krok 2: Priradenie polí“.