Funkcia automatického filtra Excelu 2013

Vďaka funkcii Automatický filter Excelu je odfiltrovanie nežiaducich údajov v zozname údajov tak jednoduché, že stačí kliknúť na tlačidlo Automatický filter v stĺpci, v ktorom chcete údaje filtrovať, a potom vybrať vhodné kritériá filtrovania z rozbaľovacej ponuky daného stĺpca.

Ak otvoríte pracovný hárok so zoznamom údajov a v hornej časti zoznamu nenájdete tlačidlá automatického filtra pripojené ku každému z názvov polí, môžete ich zobraziť jednoducho umiestnením ukazovateľa bunky do jednej z buniek s názvami polí. a potom kliknite na príkazové tlačidlo Filter na karte Údaje na páse s nástrojmi alebo stlačte kombináciu klávesov Ctrl+Shift+L alebo Alt+AT.

Možnosti filtra v rozbaľovacej ponuke AutoFilter stĺpca závisia od typu záznamov v poli. V rozbaľovacej ponuke v stĺpci, ktorý obsahuje iba položky dátumu, ponuka obsahuje možnosť Filtre dátumu, ku ktorej je pripojená podponuka skutočných filtrov.

V rozbaľovacej ponuke v stĺpci, ktorý obsahuje iba číselné položky (okrem dátumov) alebo kombináciu dátumov s inými typmi číselných údajov, ponuka obsahuje možnosť Filtre čísel. V rozbaľovacej ponuke v stĺpci, ktorý obsahuje iba textové položky alebo zmes textu, dátumu a iných číselných položiek, ponuka obsahuje možnosť Textové filtre.

Okrem možností Dátumové filtre, Textové filtre alebo Číselné filtre (v závislosti od typu poľa) obsahuje rozbaľovacia ponuka Automatický filter pre každé pole v zozname údajov zoznam s úplným zoznamom všetkých záznamov vykonaných v tomto poli. stĺpec, pričom každý má svoje začiarkavacie políčko. Na najzákladnejšej úrovni môžete zoznam údajov filtrovať zrušením začiarkavacieho políčka pre všetky položky, ktorých záznamy v zozname nechcete vidieť.

Tento druh základného filtrovania funguje najlepšie v poliach ako Mesto, Štát alebo Krajina, ktoré obsahujú veľa duplikátov, takže môžete vidieť podmnožinu zoznamu údajov, ktorá obsahuje iba mestá, štáty alebo krajiny, s ktorými chcete na čas.

Najjednoduchší spôsob, ako vykonať tento základný typ filtrovania v poli, je najskôr zrušiť začiarknutie políčka pred možnosťou (Vybrať všetko) v hornej časti poľa so zoznamom poľa, čím zrušíte začiarknutie políčok, a potom začiarknite každé políčko polia obsahujúce záznamy pre záznamy, ktoré chcete zobraziť v zozname filtrovaných údajov.

Po dokončení začiarknutia políčok pre všetky položky, ktoré si chcete ponechať, kliknutím na tlačidlo OK zatvoríte rozbaľovaciu ponuku Automatický filter.

Excel potom skryje riadky v zozname údajov pre všetky záznamy okrem tých, ktoré obsahujú položky, ktoré ste práve vybrali. Program vám tiež dá vedieť, ktoré pole alebo polia boli použité pri operácii filtrovania pridaním ikony kužeľového filtra do tlačidla AutoFilter stĺpca.

Ak chcete obnoviť všetky záznamy do zoznamu údajov, môžete filtrovanie odstrániť kliknutím na príkazové tlačidlo Vymazať v skupine Zoradiť a filtrovať na karte Údaje na páse s nástrojmi alebo stlačením kombinácie klávesov Alt+AC.

Pri tomto základnom druhu filtrovania zoznamu môžete vybrať konkrétne položky z viac ako jedného poľa v tomto zozname. Tu chcete len zamestnancov v spoločnosti, ktorí pracujú v oddeleniach inžinierskych a informačných služieb v kanceláriách v Chicagu a Seattli.

Ak to chcete urobiť, vyberte iba položky Inžinierske a informačné služby v poli so zoznamom v rozbaľovacej ponuke Automatický filter poľa Dept a iba položky Chicago a Seattle v poli so zoznamom v rozbaľovacej ponuke Automatický filter poľa Umiestnenie.

Ako vidíte, po filtrovaní zoznamu údajov o zamestnancovi tak, aby boli uvedené iba záznamy pre zamestnancov v oddelení inžinierstva alebo informačných služieb v pobočkách v Chicagu alebo Seattli, Excel pridá ikonu kužeľového filtra do tlačidiel Automatický filter na oboch Polia Oddelenie a Miesto v hornom riadku, čo znamená, že zoznam je filtrovaný pomocou kritérií zahŕňajúcich obe polia.

Majte na pamäti, že po filtrovaní zoznamu údajov týmto spôsobom môžete skopírovať zostávajúce záznamy, ktoré tvoria požadovanú podmnožinu zoznamu údajov, do novej oblasti v tom istom hárku alebo do nového hárka v zošite.

Potom môžete zoradiť údaje (pridaním tlačidiel automatického filtra pomocou príkazového tlačidla Filter na karte Údaje), vytvoriť graf údajov, analyzovať údaje alebo zhrnúť údaje do kontingenčnej tabuľky.