Formuláre a zostavy Access 2007 pre LuckyTemplates Cheat Sheet

Používanie Accessu 2007 na vytváranie dotazov, formulárov a zostáv môže byť zjednodušené, ak poznáte bežne používané dotazy v Accesse, nástroje formulárov a zostáv a niekoľko užitočných funkcií. S výkonným nástrojom, akým je Access 2007, budete organizovať svoje údaje okamžite a budete na ceste k vytváraniu lepších formulárov a zostáv.

8 Bežne používané dotazy v Accesse 2007

Dotazy sú dôležité kľúče, ktoré vám môžu pomôcť vytvoriť typy formulárov a zostáv, ktoré chcete v Accesse 2007. Tu je zoznam ôsmich bežne používaných dotazov:

• Pripojiť: Pridá záznamy do existujúcej tabuľky.

• Krížová tabuľka : Vypočítava a zobrazuje súhrnné výsledky pomocou rozloženia ako v tabuľke.

• Odstrániť: Natrvalo odstráni určenú množinu záznamov.

• Make-Table: Vytvorí novú tabuľku a pridá záznamy do novej tabuľky.

• Parameter: Pri každom vykonaní dotazu zobrazí výzvu na zadanie kritérií výberu záznamu.

• Vybrať: Zobrazí záznamy, ktoré zodpovedajú zadanej skupine kritérií.

• Špecifické pre SQL: Dotazy, ktoré možno vytvoriť iba pomocou príkazov SQL.

• Aktualizácia: Upraví existujúce záznamy v databáze.

Access 2007 Form and Report Tools

Vytvorenie prvého formulára Access úplne od začiatku v návrhovom zobrazení sa môže zdať trochu skľučujúce. Keď vyberiete túto možnosť, zobrazí sa vám prázdna mriežka, pás s nástrojmi so zvláštnymi ikonami nad ňou a bez poňatia, čo robiť ďalej.

Tu je rýchly popis rôznych nástrojov, s ktorými sa na páse s nástrojmi stretnete:

• Vybrať objekty: Kliknutím na toto tlačidlo použijete ukazovateľ myši na výber objektov, ktoré ste pridali do formulára.

• Sprievodcovia ovládaním: Kliknutím na toto tlačidlo aktivujete sprievodcov, ktorí vám pomôžu pridávať určité typy objektov, ako sú kombinované polia a príkazové tlačidlá do formulárov. Rozbaľovacie polia aj príkazové tlačidlá sú vysvetlené inde v tomto zozname.

• Štítok: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte jednoduchý textový štítok kamkoľvek do formulára.

• Textové pole: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte do formulára textové pole. Na rozdiel od štítka možno textové pole nastaviť tak, aby zmenilo informácie, ktoré sa zobrazujú pri použití formulára. Textové polia majú v skutočnosti dve časti – štítok a pole, do ktorého môže používateľ zadávať informácie.

• Skupina možností: Kliknutím na toto tlačidlo vytvoríte skupinu súvisiacich tlačidiel možností (ako napríklad Zdaniteľné a Oslobodené od dane). Tlačidlá fungujú ako skupina a naraz môžete vybrať iba jednu možnosť. Napríklad pre objednávku si môžete vybrať Zdaniteľné alebo Oslobodené od dane, ale nie oboje.

• Prepínacie tlačidlo: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte tlačidlo, ktoré má dva stavy – hore pre vypnutie a dole pre zapnutie. Napríklad hore pre Zdaniteľné a dole pre Nezdaniteľné.

• Tlačidlo možností: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte tlačidlá možností, ktoré fungujú ako prepínacie tlačidlo alebo začiarkavacie políčko. Vo všeobecnosti používate tlačidlá možností v skupine možností, aby ste používateľovi obmedzili výber viac ako jednej položky v skupine.

• Začiarkavacie políčko: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte položku, ktorú je možné vybrať alebo zrušiť nezávisle od iných možností.

• Rozbaľovacie pole: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte pole, v ktorom si používateľ môže vybrať zo zoznamu možností alebo zadať novú hodnotu. Môžete mať napríklad zoznam kníh od vášho obľúbeného autora ako položky, ktoré môžete navrhnúť, ale zároveň umožníte používateľovi zadať názov knihy, ktorá v zozname nie je.

• Zoznam: Kliknutím na toto tlačidlo vytvoríte zoznam, z ktorého si používateľ môže vybrať množinu už existujúcich hodnôt. Pole so zoznamom vyzerá niečo ako pole so zoznamom, ale neumožňuje používateľovi zadávať nové hodnoty.

• Príkazové tlačidlo (alebo len obyčajné tlačidlo): Kliknutím na toto tlačidlo pridáte tlačidlo, ktoré spustí makro alebo procedúru VBA (Visual Basic for Applications).

• Obrázok: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte do formulára digitálny obrázok (napríklad logo spoločnosti).

• Unbound Object Frame: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte objekty, ako je text alebo obrázky, ktoré sa nemenia pri presúvaní medzi záznamami.

• Rámec viazaného objektu: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte objekty, ktoré sa zmenia, keď sa zmenia informácie v databáze – napríklad obrázky, ktoré sú uložené v poliach tabuľky.

• Zalomenie strany: Kliknutím na toto tlačidlo vytvoríte viacstranové formuláre, ak máte príliš veľa objektov na zobrazenie na jednej stránke.

• Ovládanie pomocou kariet : Kliknutím na toto tlačidlo vytvoríte formulár s dvoma alebo viacerými kartami, ktoré zoskupujú súvisiace objekty.

• Podformulár/podzostava: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte podformulár, aby používateľ mohol vidieť záznamy zo súvisiacej tabuľky – napríklad jednotlivé riadkové položky v objednávke.

• Čiara: Kliknutím na toto tlačidlo pridáte do formulára čiary na rozlíšenie medzi rôznymi skupinami objektov vo formulári.

• Obdĺžnik: Kliknutím na toto tlačidlo nakreslíte na formulár obdĺžnik, aby používatelia videli, ako spolu objekty súvisia.

Užitočné funkcie v Accesse 2007

Aj keď má Access 2007 niekoľko vstavaných funkcií, vo svojich zostavách nemôžete použiť viac ako niekoľko z nich. Ak však neviete, že sú k dispozícii, mohli by ste vynechať mnohé funkcie, ktoré by sa vám mohli zdať naozaj užitočné.

Hoci tento zoznam nie je ani zďaleka úplný, táto tabuľka zobrazuje množstvo funkcií, ktoré možno budete chcieť použiť, keď chcete trochu viac, než len jednoduchý súčet.