Filtrovanie a triedenie údajov kontingenčnej tabuľky v Exceli 2019

Keď vytvoríte novú kontingenčnú tabuľku Excel, všimnete si, že Excel 2019 automaticky pridáva rozbaľovacie tlačidlá do poľa Filter zostavy, ako aj označenia polí stĺpcov a riadkov. Tieto rozbaľovacie tlačidlá, v Exceli oficiálne známe ako tlačidlá filtrovania , vám umožňujú filtrovať všetky položky okrem určitých v ktoromkoľvek z týchto polí a v prípade polí stĺpcov a riadkov zoradiť ich položky v tabuľke.

Ak ste do kontingenčnej tabuľky pridali viac ako jedno stĺpcové alebo riadkové pole, Excel pridá tlačidlá zbalenia (-), ktoré môžete použiť na dočasné skrytie hodnôt medzisúčtu pre konkrétne sekundárne pole. Po kliknutí na tlačidlo zbalenia v tabuľke sa tabuľka okamžite zmení na tlačidlo rozbalenia (+), na ktoré môžete kliknúť a znova zobraziť medzisúčty pre toto jedno sekundárne pole.

Filtrovanie kontingenčných tabuliek v Exceli 2019

Snáď najdôležitejšie tlačidlá filtra v kontingenčnej tabuľke Excel sú tie, ktoré sa pridávajú do polí označených ako FILTRY kontingenčnej tabuľky. Výberom konkrétnej možnosti v rozbaľovacích zoznamoch pripojených k jednému z týchto tlačidiel filtra sa v kontingenčnej tabuľke zobrazia iba súhrnné údaje pre vybratú podmnožinu.

Napríklad vo vzorovej kontingenčnej tabuľke Excel, ktorá používa pole Pohlavie zo zoznamu Údaje o zamestnancovi ako pole Filter zostavy, môžete v tele kontingenčnej tabuľky zobraziť súčet iba platov mužov alebo žien podľa oddelenia a miesta. z nasledujúcich:

• Kliknite na tlačidlo filtra v poli Pohlavie a potom kliknite na M v rozbaľovacom zozname pred kliknutím na tlačidlo OK, aby ste videli len súčty platov mužov podľa oddelenia.
• Kliknite na tlačidlo filtra v poli Pohlavie a potom kliknite na F v rozbaľovacom zozname pred kliknutím na tlačidlo OK, aby ste videli len súčty miezd žien podľa oddelenia.

Keď neskôr budete chcieť znova zobraziť súhrn miezd pre všetkých zamestnancov, potom pred kliknutím na tlačidlo OK znova vyberte možnosť (Všetky) v rozbaľovacom zozname filtrov poľa Pohlavie.

Keď týmto spôsobom vyfiltrujete pole Gender Report Filter, Excel potom zobrazí M alebo F v poli Gender Report Filter namiesto predvoleného nastavenia (All). Program tiež nahrádza štandardné rozbaľovacie tlačidlo ikonou filtra v tvare kužeľa, ktorá označuje, že pole je filtrované a zobrazuje len niektoré hodnoty v zdroji údajov.

Filtrovanie stĺpcových a riadkových polí

Tlačidlá filtra na poliach stĺpcov a riadkov, ktoré sú pripojené k ich označeniam, vám umožňujú odfiltrovať položky pre konkrétne skupiny a v niektorých prípadoch aj jednotlivé položky v zdroji údajov. Ak chcete filtrovať súhrnné údaje v stĺpcoch alebo riadkoch kontingenčnej tabuľky, kliknite na tlačidlo filtra stĺpca alebo riadkového poľa a začnite kliknutím na začiarkavacie políčko pri možnosti (Vybrať všetko) v hornej časti rozbaľovacieho zoznamu, čím toto políčko zrušíte. jeho začiarknutia. Potom kliknite na začiarkavacie políčka pre všetky skupiny alebo jednotlivé položky, ktorých súčtové hodnoty chcete stále zobrazovať v kontingenčnej tabuľke, aby ste v každom z ich začiarkavacích políčok znova zaškrtli. Potom kliknite na tlačidlo OK.

Rovnako ako pri filtrovaní poľa Filter zostavy, Excel nahradí štandardné rozbaľovacie tlačidlo pre daný stĺpec alebo riadkové pole ikonou filtra v tvare kužeľa, čo znamená, že pole je filtrované a v kontingenčnej tabuľke zobrazuje iba niektoré zo súhrnných hodnôt. Ak chcete znova zobraziť všetky hodnoty pre filtrované stĺpcové alebo riadkové pole, musíte kliknúť na príslušné tlačidlo filtra a potom kliknúť na (Vybrať všetko) v hornej časti rozbaľovacieho zoznamu. Potom kliknite na tlačidlo OK.

Tento obrázok zobrazuje vzorovú kontingenčnú tabuľku po filtrovaní jej poľa Gender Report Filter na ženy (výberom F v rozbaľovacom zozname Gender) a jej poľa Dept Stĺpec na Účtovníctvo, administratívu a ľudské zdroje.

Kontingenčná tabuľka programu Excel po filtrovaní poľa Filter prehľadu pohlavia a poľa Stĺpec oddelenia.

Okrem odfiltrovania jednotlivých záznamov v kontingenčnej tabuľke programu Excel môžete použiť aj možnosti v pokračovacích ponukách Filtre štítkov a Filtre hodnôt na filtrovanie skupín záznamov, ktoré nespĺňajú určité kritériá, ako sú napríklad sídla spoločnosti, ktoré nezačínajú. s konkrétnym listom alebo platmi medzi 45 000 a 65 000 USD.

Filtrovanie v Exceli pomocou rezačiek

Filtre v Exceli 2019 uľahčujú filtrovanie obsahu kontingenčnej tabuľky na viac ako jednom poli. (Dokonca vám umožňujú pripojiť sa k poliam iných kontingenčných tabuliek, ktoré ste vytvorili v excelovom zošite.)

Ak chcete do kontingenčnej tabuľky Excel pridať rýchle filtre, postupujte podľa dvoch krokov:

Kliknutím na jednu z buniek v kontingenčnej tabuľke ju vyberte a potom kliknite na tlačidlo Vložiť rýchly filtr, ktoré sa nachádza v skupine Filter na karte Analýza na kontextovej karte Nástroje kontingenčnej tabuľky.
Excel otvorí dialógové okno Vložiť rezy so zoznamom všetkých polí v aktívnej kontingenčnej tabuľke.

Začiarknite políčka pre všetky polia, ktoré chcete použiť pri filtrovaní kontingenčnej tabuľky a pre ktoré chcete vytvoriť filtre, a potom kliknite na tlačidlo OK.
Excel potom pridá filtre (ako grafické objekty) pre každé pole kontingenčnej tabuľky, ktoré vyberiete, a automaticky zatvorí panel úloh Polia kontingenčnej tabuľky, ak je v danom čase otvorený.

Po vytvorení filtrov pre kontingenčnú tabuľku Excel ich môžete použiť na filtrovanie jej údajov jednoduchým výberom položiek, ktoré chcete zobraziť v každom filtri. Položky v filtri vyberiete tak, že na ne kliknete rovnako ako na bunky v pracovnom hárku – podržte stlačený kláves Ctrl, keď kliknete na položky, ktoré nenasledujú po sebe, a Shift, ak chcete vybrať sériu sekvenčných položiek. Ak potrebujete ďalšiu pomoc, pozrite si tieto ďalšie klávesové skratky.

Obrázok nižšie zobrazuje vzorovú kontingenčnú tabuľku po použití filtrov vytvorených pre polia Pohlavie, Oddelenie a Miesto na filtrovanie údajov tak, aby sa zobrazovali iba platy mužov v oddeleniach ľudských zdrojov a administratívy v pobočkách v Bostone, Chicagu a San Franciscu. displej.

Vzorová kontingenčná tabuľka filtrovaná pomocou rýchlych filtrov vytvorených pre polia Pohlavie, Oddelenie a Miesto.

Keďže slicery sú grafické objekty Excelu (aj keď niektoré celkom vymyslené), môžete ich presúvať, meniť ich veľkosť a odstraňovať ich rovnako ako akúkoľvek inú grafiku Excelu. Ak chcete odstrániť výrez z kontingenčnej tabuľky, kliknutím naň ho vyberte a potom stlačte kláves Delete.

Filtrovanie s časovými osami v Exceli

Excel 2019 ponúka ďalší rýchly a jednoduchý spôsob filtrovania údajov pomocou funkcie časovej osi. Časové osi si môžete predstaviť ako segmenty navrhnuté špeciálne pre dátumové polia, ktoré vám umožňujú odfiltrovať údaje z kontingenčnej tabuľky, ktoré nespadajú do konkrétneho obdobia, čím vám umožňujú zobraziť načasovanie trendov vo vašich údajoch.

Ak chcete vytvoriť časovú os pre kontingenčnú tabuľku programu Excel, vyberte bunku v kontingenčnej tabuľke a potom kliknite na tlačidlo Vložiť časovú os v skupine Filter na kontextovej karte Analýza na karte Nástroje kontingenčnej tabuľky na páse s nástrojmi. Excel potom zobrazí dialógové okno Vložiť časové osi so zoznamom polí kontingenčnej tabuľky, ktoré môžete použiť pri vytváraní novej časovej osi. Po začiarknutí políčka pre pole dátumu, ktoré chcete použiť v tomto dialógovom okne, kliknite na tlačidlo OK.

Tento obrázok zobrazuje časovú os vytvorenú pre vzorový zoznam údajov o zamestnancovi výberom poľa Dátum prijatia v dialógovom okne Vložiť časové osi. Ako vidíte, Excel vytvoril plávajúcu časovú os Date Hired s ohraničenými rokmi a mesiacmi a pruhom, ktorý označuje vybraté časové obdobie. V predvolenom nastavení časová os používa mesiace ako jednotky, ale môžete to zmeniť na roky, štvrťroky alebo dokonca dni kliknutím na rozbaľovacie tlačidlo MESIACE a výberom požadovanej časovej jednotky.

Vzorová kontingenčná tabuľka filtrovaná pomocou časovej osi vytvorenej pre pole Dátum prijatia.

Potom sa časová os doslova používa na výber obdobia, pre ktoré chcete zobraziť údaje kontingenčnej tabuľky Excel. Na obrázku vyššie bola kontingenčná tabuľka programu Excel filtrovaná tak, že zobrazuje platy podľa oddelenia a miesta iba pre zamestnancov prijatých v roku 2000. Môžete to urobiť jednoducho potiahnutím pruhu časovej osi v grafike časovej osi Dátum prijatia tak, aby sa začínalo v januári 2000 a siaha až do decembra 2000 vrátane. A ak chcete filtrovať údaje o platoch kontingenčnej tabuľky pre iné obdobia prijímania zamestnancov, jednoducho upravte časy začiatku a konca potiahnutím pruhu časovej osi na časovej osi Dátum prijatia.

Zoradenie kontingenčných tabuliek v Exceli 2019

Usporiadanie súhrnných hodnôt v kontingenčnej tabuľke môžete okamžite zmeniť zoradením tabuľky podľa jedného alebo viacerých polí stĺpca alebo riadka. Ak chcete kontingenčnú tabuľku znova zoradiť, kliknite na tlačidlo filtra pre pole stĺpca alebo riadka, ktoré chcete použiť pri zoraďovaní, a potom kliknite na možnosť Zoradiť od A po Z alebo Zoradiť od Z po A v hornej časti rozbaľovacej ponuky poľa. zoznam.

Kliknite na možnosť Zoradiť od A po Z, ak chcete, aby sa tabuľka zmenila zoradením menoviek vo vybratom poli abecedne alebo v prípade hodnôt od najmenšej po najväčšiu hodnotu alebo v prípade dátumov od najstaršej po najnovší dátum. Kliknite na možnosť Zoradiť Z po A, ak chcete, aby sa tabuľka zmenila zoradením menoviek v opačnom abecednom poradí, hodnôt od najvyššej po najmenšiu a dátumov od najnovšieho po najstaršie.