Fáza plánovania implementácie Office 365

Fáza plánovania implementácie Office 365 do značnej miery závisí od mnohých faktorov vrátane toho, či používate plán pre profesionálov a malé podniky alebo plán podniku. Bez ohľadu na to, ktorý plán používate, chcete získať kontrolu nad zdrojmi a rolami, ktoré budete potrebovať na implementáciu, ako aj s úlohami, ako sú:

• Synchronizácia stretnutí

• Sledovanie problémov

• Stratégie týkajúce sa e-mailu, ako je veľkosť poštovej schránky a integrácia e-mailu so službou SharePoint

• Poskytovanie účtov a licencovanie

• Zohľadnenie šírky pásma internetu

• Súpisy softvéru a hardvéru

• Školenie administrátorov a koncových používateľov

• Plánovanie komunikácie

Synchronizačné stretnutia pre implementáciu Office 365

Pri každom prijatí podnikového softvéru je dôležité udržiavať otvorené komunikačné linky. Ak sú všetci na rovnakej stránke, potom je jednoduchšie orientovať sa v problémoch, keď sa objavia, a nie na konci projektu.

Vytiahnutím stránky z metodiky SCRUM je dobré mať každodenné stand-upy, kde tímy stoja v kruhu a rýchlo oznamujú, na čom pracujú a aké prekážky im bránia pokračovať v ich úlohách.

Metodológia vývoja softvéru známa ako SCRUM je proces na dokončenie zložitých cyklov vývoja softvéru. Termín pochádza z austrálskeho športu rugby, kde sa celý tím pohybuje po ihrisku ako jeden celok a nie ako jednotliví hráči. Ak nepoznáte SCRUM, pozrite si webovú stránku Scrum Alliance .

Sledovanie problémov pre implementáciu Office 365

Sledovanie problémov, keď sa vyskytnú, je kritické a potrebujete zavedený proces. SharePoint je ideálny na sledovanie problémov, takže možno budete chcieť použiť pilotnú implementáciu Office 365, ktorá zahŕňa SharePoint Online na sledovanie vašich problémov pre vašu implementáciu Office 365. Nie je to taktika na ohýbanie mysle?

E-mailové stratégie pre implementáciu Office 365

E-mail hrá veľmi dôležitú úlohu takmer v každej organizácii. Pri prechode na Office 365 presuniete svoj e-mailový systém. E-mail môže byť široko rozšírený a integrovaný do mnohých rôznych zákutí vašej infraštruktúry.

Chcete sa uistiť, že vykonáte dôkladný audit, aby ste zistili, ktoré systémy a aplikácie používajú e-mail a ktoré chcete presunúť na Office 365. Okrem toho by ste mali pochopiť veľkosť e-mailových schránok používateľov a množstvo e-mailov, ktoré budú migrované na Exchange Online (čo je e-mailová časť Office 365).

Najmä si všimnite, ako používate SharePoint a ako SharePoint používa e-mail. Ak ste novým používateľom SharePointu, potom sa vám bude dariť, pretože pochopíte, ako sa produkt integruje s e-mailom.

Poskytovanie účtov a licencovanie pre implementáciu Office 365

Dobrou správou je, že Office 365 je veľmi flexibilný, pokiaľ ide o licencovanie, poskytovanie používateľov a správu. Na základe toho však chcete naplánovať počet používateľov a licenčné požiadavky, ktoré potrebujete pre svoju organizáciu.

Môžete sa rozhodnúť prijať Office 365 všetky naraz alebo ako fázový prístup presunutím jednej skupiny na Office 365 ako pilotný projekt. V oboch prípadoch musíte pochopiť svoje licenčné požiadavky, aby ste mohli podľa toho plánovať zdroje a náklady.

Zohľadnenie šírky pásma internetu pre implementáciu Office 365

Keďže Office 365 žije v cloude a je prístupný cez internet, vaše pripojenie musí byť špičkové. Váš správca siete alebo IT konzultant môže použiť množstvo rôznych nástrojov na testovanie šírky pásma siete, aby ste mali prehľady z prvej ruky o tom, akú šírku pásma momentálne využívate vo svojej organizácii a aký vplyv bude mať presun do cloudu na používateľov.

Súpisy softvéru a hardvéru pre implementáciu Office 365

Je dôležité vykonať audit vašich súčasných softvérových a hardvérových zdrojov. Našťastie má Microsoft k dispozícii nástroj práve na takúto úlohu. Volá sa Microsoft Assessment and Planning (MAP) toolkit a možno si ho stiahnuť vyhľadaním v Microsoft Download Center .

Školenie správcov a koncových používateľov na implementáciu Office 365

Rovnako ako pri každom novom systéme je potrebným prvkom školenie. Office 365 bol navrhnutý s intuitívnymi používateľskými rozhraniami pre správu aj koncových používateľov, no bez tréningového plánu hádžete kocky.

Populárny a úspešný prístup k tréningu, pokiaľ ide o intuitívny dizajn, sa nazýva train the trainer. Ide o to, že investujete do formálneho školenia pre skúseného používateľa a potom tento používateľ školí zvyšok spoločnosti. Táto stratégia je veľmi účinná aj pre veľké organizácie, pretože školenia sa exponenciálne menia. Ako sú ľudia trénovaní, trénujú potom aj iných ľudí.

Potreba migrácie pre implementáciu Office 365

Jedným z najväčších aspektov prechodu na Office 365 bude migrácia obsahu vrátane poštových schránok a iného obsahu. Ideálna situácia je, že vaša organizácia žije pod skalou a nemá zavedený systém správy dokumentov ani vlastnú funkčnosť portálu.

V tomto scenári jednoducho začnete používať SharePoint v celej svojej kráse a budete sa kúpať v efektivite a produktivite moderného portálového prostredia.

Je však pravdepodobné, že už máte zavedených niekoľko systémov. Týmito systémami môže byť SharePoint alebo môže ísť o riešenie vyvinuté na mieru. V každom prípade musíte naplánovať migráciu obsahu a funkčnosti týchto systémov do Office 365. Dobrou správou je, že Office 365 je určite produkt, ktorý stojí za to venovať čas, námahu a zdroje pri jeho osvojení.