Exportovanie tabuliek Accessu 2007 do iných formátov súborov

Hoci je možné exportovať každý objekt programu Microsoft Access 2007, najbežnejšou úlohou exportu je export údajov v tabuľke alebo dotaze do iného programu – napríklad do tabuľky. Export tabuľky alebo dotazu zahŕňa reorganizáciu údajov, ktoré obsahuje, do iného formátu. Rovnako ako pri importovaní, Access dokáže preložiť údaje do rôznych formátov súborov v závislosti od vašich potrieb.

Exportujte formáty

Karta Externé údaje na páse s nástrojmi zobrazuje všetky formáty súborov, do ktorých je možné objekt exportovať. (Access exportuje do rovnakých formátov, ktoré importuje. Access exportuje aj do PDF — súborov Adobe Acrobat — a Microsoft Word.)

Hlavným problémom, na ktorý si treba dať pozor pri exporte, je strata údajov. Báječná Accessová tabuľka nie vždy znamená báječnú tabuľku Paradoxu. Nie všetky databázy zdieľajú rovnaké pravidlá

• Typy údajov: Typy údajov špeciálneho prístupu, ako napríklad Automatické číslo, Áno/Nie, Memo a OLE, takmer určite spôsobia problémy v iných programoch. Možno budete potrebovať nejaké kreatívne riešenie problémov, aby údaje fungovali presne tak, ako chcete.

• Názvy polí: Každý databázový program má svoj vlastný súbor pravidiel, ktorými sa riadia názvy polí, ako je dĺžka a špeciálne znaky (ako znak dolára alebo percenta) povolené v názve poľa.

• Aby ste predišli problémom s názvami polí počas exportu, majte názvy polí krátke a pri pomenovávaní prístupových polí používajte iba písmená a čísla. Ak názvy polí v Accessovej tabuľke porušujú pravidlá programu, do ktorého exportujete, export nebude fungovať správne.

Buďte pripravení stráviť čas ladením exportu, aby fungoval presne tak, ako chcete. Ak máte problém počas exportu, pozrite si dokumentáciu k softvéru, do ktorého formátu súboru exportujete, kde nájdete pravidlá pre názov poľa a typ údajov .

Export údajov tabuľky alebo dotazu

Kroky na export tabuľky alebo dotazu sú jednoduché:

1. Pri otvorenej databáze kliknite na tabuľku alebo dotaz, ktorý chcete exportovať.

Názov tabuľky je zvýraznený.

2. Kliknite na kartu Externé údaje na páse s nástrojmi.

Na páse s nástrojmi sa zobrazí skupina nástrojov Export:

• Bežné úlohy exportu majú svoje vlastné tlačidlá.

• Zriedka používané formáty sú sústredené na tlačidlo Viac.

3. Kliknite na nástroj, ktorý zodpovedá programu, do ktorého chcete exportovať údaje.

Zobrazí sa dialógové okno Export prispôsobené formátu, ktorý si vyberiete.

4. Export dokončite podľa krokov v dialógovom okne Export.

V dialógovom okne Exportovať sa zobrazia možnosti formátu exportovaného súboru:

• Každá voľba bude vyžadovať názov súboru (vrátane cesty) pre vaše exportované údaje.

• Niektoré procesy exportu sa tiež pýtajú, či chcete po dokončení exportu otvoriť nový súbor. To môže zabrániť frustrujúce vyhľadávanie po uložení súboru.

5. Ak viete, že tento export vykonáte znova, začiarknite políčko Uložiť kroky exportu.

Pás s nástrojmi obsahuje tlačidlo s názvom Uložené exporty. Použite to na jednoduchý export tabuľky alebo dotazu na rutinnom základe.