E-mail Microsoft Outlook: Základné techniky doručenia

E-mail je najobľúbenejšou funkciou programu Microsoft Outlook. Niektorí ľudia nevedia, že Outlook môže robiť čokoľvek iné, len si vymieňať e-mailové správy. Je dobré, že Outlook tak uľahčuje čítanie vašich e-mailov, aj keď je škoda, že sa tam veľa ľudí zastaví.

Ako čítať e-maily v programe Microsoft Outlook

Keď spustíte Microsoft Outlook, normálne uvidíte obrazovku s tromi stĺpcami. Stĺpec úplne vľavo je tabla Priečinok, ktorá vám umožňuje prepínať medzi rôznymi modulmi v programe Outlook a vykonávať rôzne úlohy. Druhý stĺpec zľava je váš zoznam správ; pravý stĺpec (nazývaný tabla na čítanie) obsahuje text jednej z týchto správ. Ak je správa dostatočne krátka, môžete vidieť celý jej text na table na čítanie, ako je znázornené tu. Ak je správa dlhšia, budete ju musieť otvoriť alebo prejsť nadol na table Čítanie, aby ste ju videli celú.

Prijatá správa v priečinku Doručená pošta.

Ak chcete zobraziť celú správu, postupujte takto:

Kliknite na tlačidlo Pošta na navigačnom paneli, aby ste sa uistili, že ste v module Pošta. Tento krok nepotrebujete, ak už svoje správy vidíte.

Dvakrát kliknite na názov správy. Teraz môžete vidieť celú správu v samostatnom okne.

Stlačením Esc správu zatvoríte. Okno správy sa zatvorí. (Upozorňujeme, že zatvorením správy sa neodstráni.)

Rýchly spôsob, ako prehľadať správy v priečinku Doručená pošta, je kliknúť na správu a potom stlačiť kláves ↑ alebo ↓. Počas čítania textu správ na table Čítanie sa môžete pohybovať v zozname správ.

Ak sa cítite zavalení množstvom e-mailových správ, ktoré denne dostávate, nie ste sami. Miliardy a miliardy e-mailových správ lietajú každý deň po internete a veľa ľudí sa cíti v správach zahrabaných.

Ako odpovedať na e-mail programu Outlook

Vždy, keď čítate e-mailovú správu v programe Outlook, niekde v hornej časti obrazovky sa zobrazia tlačidlá s označením Odpovedať a Odpovedať všetkým. To je náznak.

Ak chcete odpovedať na správu, ktorú práve čítate, postupujte takto:

V module Mail vyberte správu, na ktorú chcete odpovedať.

Kliknite na tlačidlo Odpovedať na karte Domov na páse s nástrojmi.

Napíšte svoju odpoveď.

Kliknite na tlačidlo Odoslať.

Ak čítate správu odoslanú niekoľkým ľuďom okrem vás, máte možnosť poslať odpoveď všetkým zúčastneným kliknutím na tlačidlo Odpovedať všetkým.

Niektorí ľudia sa nechajú uniesť tlačidlom Odpovedať všetkým a žijú, aby to ľutovali. Ak dostanete správu adresovanú mnohým ďalším ľuďom a kliknete na tlačidlo Odpovedať všetkým, aby ste odvolali úbohú odpoveď, mohli by ste okamžite uraziť desiatky klientov, šéfov alebo iných špekulantov. Použite možnosť Odpovedať všetkým, keď ju potrebujete, ale skôr, ako kliknete na tlačidlo Odoslať, sa uistite, že naozaj viete, kto vašu správu dostáva.

Keď odpoviete na správu, Outlook predvolene zahrnie text správy, ktorá vám bola odoslaná. Niektorí ľudia radi zahrnú do svojich odpovedí pôvodný text, no niektorí nie. V kapitole 5 vám ukážem, ako zmeniť, čo Outlook automaticky zahŕňa do odpovedí.

Ako vytvoriť nové e-mailové správy programu Outlook

Proces vytvárania novej e-mailovej správy v programe Outlook je najjednoduchší až smiešne jednoduchý. Zvládne to aj dieťa. Ak však nemôžete prinútiť dieťa, aby vám vytvorilo novú e-mailovú správu, môžete to urobiť sami.

Ak sa v ľavom hornom rohu obrazovky zobrazí tlačidlo s názvom Nový e-mail, stačí naň kliknúť, vyplniť formulár a kliknúť na tlačidlo Odoslať. Ako je to jednoduché? Ak nevidíte tlačidlo Nový e-mail, postupujte podľa týchto krokov:

V module Pošta kliknite na tlačidlo Nový e-mail na karte Domov na páse s nástrojmi. Otvorí sa formulár Nová správa.

Aby ste sa uistili, že sa nachádzate v module Mail, kliknite na položku Pošta na navigačnom paneli v ľavom dolnom rohu obrazovky programu Outlook.

Vyplňte formulár Nová správa. Do poľa Komu zadajte adresu príjemcu, do poľa Predmet zadajte predmet a do hlavného poľa správy napíšte správu.

Kliknite na tlačidlo Odoslať. Vaša správa je na ceste!

Ak chcete poslať obyčajnú e-mailovú správu, musíte urobiť iba tieto kroky. Ak uprednostňujete posielanie e-mailov pre milovníkov, Outlook poskytuje zvončeky a píšťalky – niektoré z nich sú skutočne užitočné. Môžete napríklad odoslať správu s vysokou prioritou, aby ste zapôsobili na veľké veci, alebo poslať dôvernú správu o tichej téme.