Desať nástrah projektového manažmentu a ako sa im vyhnúť

Riadiť projekt je náročné. Rozsah, zdroje, očakávania, plány a rozpočty sa neustále menia. Hoci vám Microsoft Project môže pomôcť s mechanizmom organizácie, plánovania a sledovania projektu, nemôže vám pomôcť predísť všetkým nástrahám pri riadení projektu. Tu je prehľad desiatich najčastejších nástrah a tipov, ako sa im vyhnúť.

Začnite príliš malý

Ak chcete začať v novom projekte správnou nohou, začnite uvažovaním o celkovom obraze a systematicky sa prepracujte k detailom. Musíte pochopiť účel, ciele a strategickú dôležitosť projektu skôr, ako sa ponoríte do podrobných úloh, ktoré sú potrebné na dokončenie projektu.

Začnite položením týchto otázok: Mal by byť projekt organizovaný podľa výsledkov? Podľa fázy? Podľa geografie? Podľa typu technológie? Premýšľajte o dôsledkoch organizácie vášho projektu každým z týchto spôsobov. Keď určíte, ako chcete zorganizovať projekt, môžete začať so štruktúrou rozpisu práce (WBS). Ak sa rozhodnete usporiadať ho podľa fáz, každá fáza vášho projektu sa odráža na najvyššej úrovni WBS; ak sa rozhodnete, že výstupy sú lepším spôsobom, ako zorganizovať projekt, ide o najvyššiu úroveň. Keď je vaša najvyššia úroveň stanovená, môžete začať s rozkladom najvyššej úrovne na podrobnejšie pracovné balíky az pracovných balíkov na úlohy.

Nepodarilo sa zakryť svoje predpoklady

Nemohli ste naplánovať projekt bez určitých predpokladov. Vytváranie predpokladov nie je problém, ale veriť, že iní ľudia poznajú – alebo dokonca zdieľajú – vaše predpoklady, je problém.

Vždy, keď začnete nový projekt, vytvorte denník predpokladov – buď v excelovskej tabuľke, alebo ako tabuľku vo Worde. Zdokumentujte predpoklad, zadajte konečný termín na jeho overenie a pridajte pole pre komentáre. Je to veľmi jednoduché, ale zaisťuje to, že všetci fungujú na základe rovnakého súboru predpokladov.

Prilepte predpoklad do sekcie Poznámky úloh ovplyvnených predpokladom.

Považujte svoj projekt za jediný VIP (veľmi dôležitý projekt)

Váš projekt je pre vás dôležitý; v skutočnosti to môže byť najdôležitejší aspekt vašej práce. Pre všetkých ostatných to však nemusí byť také dôležité. Ak pracujete v organizácii, ktorá má veľa prebiehajúcich projektov, ten váš pravdepodobne nie je prioritou č. Vždy, keď sa z vášho projektu stiahnu zdroje na pomoc pri inom projekte, jednoducho sa vráťte k harmonogramu a upravte svoj plán, aby ste prácu dokončili. Možno budete musieť upraviť základnú líniu alebo dokonca vytvoriť novú.

Verte, že dostupnosť je súbor zručností

Keď pracujete hlboko vo vnútri projektu a snažíte sa vyvážiť dostupnosť zdrojov s prácou, ktorú treba dokončiť, najjednoduchšou stratégiou je vyhľadať prvý nepridelený alebo nedostatočne pridelený zdroj a priradiť túto osobu k úlohe. Problém je v tom, že nepridelený zdroj nemusí mať zručnosti na vykonanie práce. Napríklad pozícia zamestnanca v IT oddelení nezaručuje, ba dokonca ani nenaznačuje, že dokáže vybudovať databázu alebo navrhnúť systém. Identifikujte zručnosti potrebné na dokončenie práce a identifikujte súbory zručností dostupných zdrojov. Možno budete musieť identifikovať úrovne zručností , ako je vstupná úroveň, stredná úroveň a expert.

Prihláste sa na odber mýtu neobmedzených zdrojov

Ak nepočítate úsilie a trvanie každej úlohy, riskujete, že priradíte príliš veľa práce jednému zdroju. Vo väčšine prípadov nie sú zdroje venované projektom na plný úväzok. Mnoho zdrojov pracuje v maticovej organizácii; pracujú na viacerých projektoch alebo robia projektovú prácu.

Ak neurčíte, ako dlho musia zdroje minúť na projekt, a podľa toho nezhodnotíte prácu, budete čeliť nepríjemnému prekvapeniu, keď projekt zaostáva, pretože jeho zdroje nie sú na 100 percent vyhradené, alebo preto, že ste ich preťažili.

Spoliehajte sa na nereálne odhady

Ako projektový manažér sa spoliehate na členov tímu, ktorí poskytnú presné odhady nákladov a trvania ich práce. Nemôžete byť predsa odborník v každej oblasti. Keďže však stále nesiete zodpovednosť za vypracovaný harmonogram a rozpočet, mali by ste pochopiť, ako boli odhady vypracované, a potom overiť vhodnú metódu odhadu.

V časti Poznámky zdokumentujte základ odhadov a predpoklady použité na vypracovanie odhadu, aby ste mohli sledovať premenné súvisiace s odhadom.

Zabudnite sa pripraviť na Murphyho zákony

Projektový manažér má schopný prístup. To, že sa venujete riešeniu problémov a dosahovaniu výsledkov, však neznamená, že si môžete dovoliť byť pri projektoch slepý optimista. Načasovanie a dodržanie rozpočtu čiastočne závisí od vytvorenia rezervy na nepredvídané udalosti pre harmonogram aj rozpočet. Môžete si vytvoriť rezervu pre jednotlivé úlohy, ktoré sú zo svojej podstaty rizikové a nastaviť celkovú rezervu projektu. Pri jednoduchších projektoch stačí rezerva 10 percent. Pre špičkovú technológiu možno budete potrebovať 50-percentnú rezervu alebo viac.

Podľahnite stretnutiam šialenstvu

Prekážkou č. 1 pri plnení úloh je nepochybne Stretnutie. Možno si spomínate na pracovné dni, keď ste sa ponáhľali z jedného stretnutia na druhé, len aby ste sa dostali na koniec dňa a uvedomili si, že ste nedokázali dokončiť žiadnu svoju prácu. Pravdepodobne ste sa ich nemuseli zúčastniť na všetkých – alebo ak by sa aspoň viedli efektívnejšie, mohli by byť ukončené za polovičný čas.

Zastavte šialenstvo zo stretnutí! Plánujte stretnutia – dokonca aj týždenné stretnutia o stave – iba v prípade potreby. Experimentujte s tímovými stretnutiami každé dva týždne alebo s individuálnymi stretnutiami s jednotlivými členmi tímu.

Ak si konkrétna téma v programe vyžaduje vstup od zainteresovanej strany, pozvite túto osobu, aby sa zúčastnila len tejto časti stretnutia, a potom sa ospravedlňte, že sa môže vrátiť do práce.

Zabudnite, že je to len model

Keď viete, ako vytvoriť efektívny rozvrh pomocou Projectu, nepomýľte si ho so skutočnosťou. Harmonogram je jednoducho modelom reality vzhľadom na informácie dostupné v danom čase. Všetky informácie, predpoklady, odhady a zdroje sa menia, riziká a problémy sú neustále prítomné a samozrejme sa mení aj rozsah projektu. Preto akonáhle projekt zadefinujete, je pravdepodobne zastaraný.

Pokúste sa, samozrejme, aktualizovať model najnovšími informáciami, no pamätajte, že jednoduché naplánovanie udalosti nezaručuje, že k nej dôjde.

Spoliehanie sa na zázraky

Ak neviete prísť na to, ako dodržať konečný termín vzhľadom na zdroje a informácie, ktoré zadávate do Projektu, je nepravdepodobné, že tento termín dodržíte. V skutočnosti vám Project môže pomôcť komunikovať problémy spojené s agresívnym dátumom dodania. Môžete ukázať zainteresovaným stranám plán a požiadať ich, aby vám pomohli určiť, ako urýchliť dokončenie úloh. V niektorých prípadoch môžu zainteresované strany poskytnúť relevantné informácie, ktoré vám pomôžu skončiť skôr; v iných prípadoch však chcú, aby bol projekt hotový do konkrétneho dátumu, no neexistuje žiadny rozumný spôsob, ako termín dodržať.

Keď sa stretnete s nereálnym termínom, dodržte ho, ako najlepšie viete. Ak je termín jednoducho nemožný, uznajte to. Projekt môžete použiť na hľadanie alternatívnych prístupov k dosiahnutiu výstupov projektu – nemôžete ho však použiť na skrátenie času.