Čo treba zvážiť pri navrhovaní databázy MS Access

Byť návrhárom databáz Accessu nie je zďaleka také očarujúce ako byť módnym návrhárom, ale má to svoje výhody. Ak svoju databázu Accessu starostlivo a správne navrhnete, môže byť pre vás aj ostatných veľmi užitočná. Môžete zadať informácie presne. Keď príde čas čerpať informácie z databázy, získate presne tie informácie, ktoré potrebujete. Nižšie uvedené informácie vysvetľujú všetko, čo musíte zvážiť pri navrhovaní databázy Accessu. Najťažšou časťou pri navrhovaní databázy programu Access je rozhodnutie, ako distribuovať informácie medzi databázovými tabuľkami a koľko databázových tabuliek mať.

Rozhodovanie o tom, aké informácie potrebujete vo svojej databáze MS Access

Prvá otázka, ktorú si treba položiť, sa týka druhu informácií, ktoré chcete z databázy získať. Mená a adresy zákazníkov? Informácie o predaji? Informácie pre sledovanie zásob? Porozprávajte sa so svojimi spolupracovníkmi a zistite, aké informácie by pre nich mohli byť užitočné. Zamyslite sa nad touto záležitosťou vážne. Vaším cieľom je nastaviť databázu tak, aby bolo možné zaznamenať každý kúsok informácií, ktoré vaša organizácia potrebuje.

Dobrým spôsobom, ako zistiť, aký druh informácií je pre organizáciu dôležitý, je preskúmať formuláre, ktoré organizácia používa na získavanie alebo zaznamenávanie informácií. Tieto formuláre presne ukazujú, čo organizácia považuje za hodné sledovania v databáze.

Pozrite si informácie nižšie.

Papierové formuláre majú tiež polia.

Tento obrázok zobrazuje papierový formulár, ktorý hráči vyplnia, aby sa prihlásili do baseballovej ligy, ktorej databázové tabuľky sú uvedené nižšie. Porovnajte obrázky a uvidíte, že všetky databázové tabuľky Hráči, tímy a divízie majú polia na zadávanie informácií z tohto formulára.

Plány pre databázové tabuľky a názvy polí.

Rozdelenie informácií do rôznych databázových tabuliek programu Access

Keď poznáte informácie, ktoré chcete zaznamenať do databázy Accessu, zamyslite sa nad tým, ako tieto informácie rozdeliť do databázových tabuliek. Mnohí sú v pokušení umiestniť všetky informácie do jednej databázovej tabuľky, ale keďže Access je relačná databáza, môžete naraz dotazovať viac ako jednu tabuľku, a tak zostaviť informácie z rôznych tabuliek.

Ak chcete vidieť, ako fungujú databázy programu Access , zvážte jednoduchú databázu. Účelom tejto malej databázy a jej štyroch tabuliek je uchovávať informácie o hráčoch, tréneroch a tímoch v baseballovej lige. Pole Názov tímu sa zobrazí v troch tabuľkách. Slúži ako prepojenie medzi tabuľkami a umožňuje dopytovanie viacerých tabuliek. Vyhľadaním jednotlivých tabuliek alebo kombinácií tabuliek v tejto databáze môžete zostaviť súpisky tímov, zostaviť zoznam trénerov a ich kontaktné údaje, zostaviť tímy podľa divízií, zostaviť zoznam všetkých hráčov, zistiť, ktorí hráči zaplatili poplatok a zoznam hráčov okrem iného podľa vekovej skupiny. Táto databáza obsahuje štyri tabuľky:

• Hráči: Zahŕňa polia na sledovanie mien hráčov, adries, narodenín, v ktorých tímoch sú a či zaplatili poplatky.
• Tréneri: Zahŕňa polia na sledovanie mien trénerov, adries a názvov tímov, ktoré trénujú
• Tímy: Obsahuje polia na sledovanie názvov tímov a divízie, v ktorej sú jednotlivé tímy
• Divízie: Obsahuje polia na sledovanie čísel a mien divízií

Rozhodnúť sa, koľko databázových tabuliek potrebujete a ako oddeliť údaje v rôznych tabuľkách, je najťažšia časť návrhu databázy. Aby ste si úlohu trochu uľahčili, urobte to staromódnym spôsobom s ceruzkou a gumou. Tu sú základné pravidlá na rozdelenie údajov do rôznych tabuliek:

• Obmedzenie tabuľky len na jeden predmet: Každá tabuľka databázy by mala obsahovať informácie len o jednom predmete – zákazníkoch, zamestnancoch, produktoch atď. Týmto spôsobom môžete udržiavať údaje v jednej tabuľke nezávisle od údajov v inej tabuľke. Zvážte, čo by sa stalo v databáze Little League, keby sa údaje o trénerovi a tíme uchovávali v jednej tabuľke a trénera jedného tímu by nahradil niekto nový. Budete musieť vymazať záznam starého trénera, vymazať informácie o tíme, zadať informácie o novom trénerovi a znova zadať informácie o tíme, ktorý ste práve vymazali. Ak však informácie o tíme oddelíte od informácií o tréneroch, môžete aktualizovať informácie o tréneroch a naďalej uchovávať informácie o tíme.
• Vyhnite sa duplicitným informáciám: Snažte sa neuchovávať duplicitné informácie v rovnakej databázovej tabuľke alebo duplicitné informácie v rôznych tabuľkách. Tým, že sa informácie uchovávajú na jednom mieste, musíte ich zadať iba raz a ak ich musíte aktualizovať, môžete tak urobiť v jednej databázovej tabuľke, nie v niekoľkých.

O návrhu databázy programu Access boli napísané celé knihy . Ak však údaje, ktoré chcete uložiť, nie sú príliš zložité, môžete všetky svoje údaje uložiť do jednej tabuľky. Čas, ktorý stratíte zadávaním všetkých údajov do jednej tabuľky, sa vyrovná časom, ktorý ušetríte, keď nebudete musieť navrhovať zložitú databázu s viac ako jednou tabuľkou.

Výber polí pre databázové tabuľky programu Access

Polia sú kategórie informácií. Každá tabuľka databázy potrebuje aspoň jedno pole. Ak je samotná tabuľka predmetom, môžete povedať, že jej polia sú fakty o predmete. Tabuľka databázy adries potrebuje polia na zaznamenávanie ulíc, miest, štátov a PSČ. Databázová tabuľka produktov potrebuje polia pre ID čísla produktov, názvy produktov a jednotkové ceny. Len fakty, madam. V rámci predmetu potrebuje tabuľka databázy jedno pole pre každú informáciu, ktorá je užitočná pre vašu organizáciu.

Keď plánujete, ktoré polia zahrnúť do tabuľky databázy Accessu, postupujte podľa týchto pokynov:

• Rozdeľte informácie na malé časti. Napríklad namiesto poľa Meno vytvorte pole Krstné meno a Priezvisko. Týmto spôsobom môžete jednoduchšie triediť databázové tabuľky podľa priezviska.
• Poliam dajte popisné názvy, aby ste neskôr vedeli, čo to je. Opisnejší názov, napríklad sériové číslo, je jasnejší ako
• Myslite dopredu a zahrňte pole pre každú informáciu, ktorú vaša organizácia potrebuje. Pridanie poľa do databázovej tabuľky neskoro v hre je fuška. Musíte sa vrátiť ku každému záznamu, vyhľadať informácie a zadať ich.
• Nezahŕňajte informácie, ktoré možno odvodiť z výpočtu. Výpočty sa môžu vykonávať ako súčasť dotazu alebo môžu byť súčasťou tabuľky. Môžete napríklad sčítať čísla v dvoch poliach v rovnakom zázname alebo vykonať matematické výpočty s hodnotami v poliach.

Rozhodovanie o poli primárneho kľúča pre každú databázovú tabuľku programu Access

Každá tabuľka databázy musí mať pole primárneho kľúča. Toto pole , známe aj ako primárny kľúč, je pole v databázovej tabuľke, kde sú uložené jedinečné údaje svojho druhu. Údaje zadané do tohto poľa – identifikačné číslo zamestnanca, číslo dielu, číslo ponuky – sa musia v každom zázname líšiť.

Ak sa pokúsite zadať rovnaké údaje do poľa primárneho kľúča dvoch rôznych záznamov, dialógové okno vás upozorní, aby ste to neurobili. Polia primárneho kľúča vám bránia v zadávaní duplicitných záznamov. Tiež zefektívňujú dopyty. V dotaze poviete Accessu, čo má hľadať v databázových tabuľkách, Access prehľadá tabuľky a program zostaví informácie, ktoré spĺňajú kritériá. Polia primárneho kľúča pomáhajú Accessu rozpoznať záznamy a nezbierať rovnaké informácie v dotaze viac ako raz.

Čísla sociálneho zabezpečenia sú dobrými poliami primárneho kľúča, pretože žiadni dvaja ľudia nemajú rovnaké číslo sociálneho zabezpečenia. Čísla faktúr a sériové čísla tiež tvoria vynikajúce polia primárneho kľúča. Keď sa vrátime k vzorovej databáze baseballovej ligy, ktoré polia v tabuľkách databázy Little League sú primárne kľúčové polia? V tabuľke Tímy môže byť pole Názov tímu hlavným kľúčom, pretože žiadne dva tímy nemajú rovnaký názov. Číslo divízie môže byť tiež primárne kľúčové pole, pretože divízie v lige sú očíslované a žiadne dve divízie nemajú rovnaké číslo.

Databázové tabuľky Hráči a tréneri však predstavujú problém, pokiaľ ide o výber poľa primárneho kľúča. Dvaja hráči môžu mať rovnaké priezvisko, čo vylučuje Priezvisko ako pole primárneho kľúča. Brat a sestra môžu mať rovnaké telefónne číslo, čo vylučuje pole Telefónne číslo. Pretože žiadne pole neobsahuje hodnoty, o ktorých je isté, že sa budú líšiť od záznamu k záznamu, boli zavedené polia s názvom Číslo hráča a Číslo trénera. Pre účely tejto databázy sú hráčom a trénerom pridelené čísla.

Mapovanie vzťahov medzi tabuľkami v Accesse

Ak vaša databáza Accessu obsahuje viac ako jednu tabuľku, musíte zmapovať, ako tabuľky navzájom súvisia. Zvyčajne sa vytvárajú vzťahy medzi poľom primárneho kľúča v jednej tabuľke a zodpovedajúcim poľom v inej tabuľke, ktorá sa nazýva cudzí kľúč. Obrázok nižšie ukazuje vzťahy medzi tabuľkami v databáze Little League. Keďže tieto tabuľky sú prepojené spoločnými poľami, v dotaze alebo zostave môžete zhromažďovať informácie z viacerých tabuliek. Zatiaľ, keď navrhujete databázu, zvážte, ako prepojiť rôzne tabuľky so spoločnými poľami.

Tabuľkové vzťahy.