Čo potrebujú IT správcovia vedieť, aby získali buy-in pre Microsoft Teams

Microsoft Teams je základná technológia v Microsoft 365 Business. Je centrom pre tímovú prácu pre dnešnú pracovnú silu. Aby ste pochopili silu Microsoft Teams, zvážte, že do dvoch rokov od jeho vydania si ho osvojilo viac ako 125 000 organizácií na 181 trhoch v 29 jazykoch s viac ako 120 miliónmi aktívnych používateľov. Počet spoločností využívajúcich Microsoft Teams neustále rastie.

Vytvorenie obchodného prípadu pre Microsoft Teams

Každá organizácia má osoby s rozhodovacou právomocou a ako správca IT je na vás, aby ste poznali možnosti softvéru, ktorý ponúkate . Tu je to, čo potrebujete vedieť o Microsoft Teams. K Microsoft Teams je možné pristupovať z webového prehliadača, počítačovej aplikácie alebo mobilnej aplikácie. Môžete viesť individuálne alebo skupinové audio a video hovory, zdieľať obrazovku počas webových konferencií, plánovať stretnutia, nahrávať stretnutia a využívať až 1 TB úložného priestoru na používateľa.

Ako správca IT máte nástroje na správu aplikácií tretích strán, ktoré možno integrovať s Microsoft Teams. Prehľady sú k dispozícii na získanie informácií o používaní a môžete nakonfigurovať nastavenia s pravidlami špecifickými pre vašu organizáciu. Pre pokoj na duši má Microsoft Teams 99,9 percenta finančne zabezpečenú zmluvu o úrovni služieb od spoločnosti Microsoft. Inými slovami, služba má 0,1 percenta (nie 10 percent) šancu na pokles; ak by to prekročilo, Microsoft by musel svojim predplatiteľom kompenzovať určitú sumu.

Čo teda môžete robiť s Microsoft Teams? Stručne:

• Komunikujte efektívnejšie a efektívnejšie – interne aj externe. Môžete chatovať alebo posielať okamžitú správu, telefonovať, organizovať webovú konferenciu alebo zdieľať súbory. Členovia tímu sa môžu zapojiť do súkromných rozhovorov jeden na jedného alebo viesť skupinové konverzácie, ktoré sú trvalé. (V trvalom chate si nový člen tímu môže prečítať predchádzajúce konverzácie, čo pomáha pri registrácii.) Microsoft Teams sa prispôsobuje rôznym komunikačným štýlom a dokonca vám umožňuje zahrnúť emotikony, mémy a inú zábavnú grafiku. Ak máte malú firmu, ktorá zamestnáva mladšiu pracovnú silu, poskytnúť im nástroj na vyjadrenie tohto komunikačného štýlu môže byť náborovou výhodou.
• Zjednodušte tok práce pre zamestnancov a zvýšte ich produktivitu. Ak sa zhovárate v aplikácii Microsoft Teams so spolupracovníkom a uvedomujete si, že na dokumente musíte spolupracovať obaja, nemusíte opustiť Microsoft Teams, aby ste prešli na OneDrive alebo SharePoint a našli súbor, spustite Word a otvorte súbor dokument a potom začnite spolupracovať. Aplikácie balíka Office ako Word, PowerPoint, Excel a SharePoint sú integrované do Microsoft Teams. Z chatovej konverzácie môžete prejsť priamo do spolutvorby dokumentov bez toho, aby ste museli opustiť Microsoft Teams.

Získanie e-mailovej adresy pre kanál Microsoft Teams.

Microsoft Teams má vstavanú integráciu s Exchange Online, takže používatelia môžu posielať e-maily zo svojej poštovej schránky Outlooku do kanála Microsoft Teams. Táto funkcia je užitočná, ak máte e-mail, ktorý by mohol byť cenný pre súčasných a budúcich členov tímu. Každý kanál v centre Microsoft Teams má svoju vlastnú e-mailovú adresu, ktorú môžete získať kliknutím na tri bodky vedľa názvu kanála.

• Umožnite používateľom byť produktívnejšími. Nie všetky tímy fungujú rovnakým spôsobom, tak prečo im neumožniť nakonfigurovať si svoj pracovný priestor tak, aby im to vyhovovalo, bez zapojenia správcu IT? V Microsoft Teams môžete!

Technológia je prispôsobiteľná, takže používatelia si môžu prispôsobiť svoj pracovný priestor podľa spôsobu, akým pracujú. Napríklad v centre Microsoft Teams môžu používatelia vytvárať kanály, aby mohli viesť cielenejšiu konverzáciu na konkrétne témy. Používatelia môžu pripnúť dôležitý súbor na karty, aby ostatní mohli rýchlo pristupovať k súboru jediným kliknutím.

Požiadanie robota Who-Bota o pomoc v Microsoft Teams.

Microsoft Teams využíva spravodajské možnosti programu Microsoft Graph, takže môžete zvýšiť produktivitu vo vašej organizácii. Predpokladajme napríklad, že potrebujete pomoc pri vytváraní marketingových materiálov. V rámci Microsoft Teams požiadate Who-Bot o zoznam ľudí vo vašej organizácii, ktorí majú odborné znalosti v oblasti marketingu.

• Minimalizujte dátové riziká a zostaňte v súlade. Microsoft Teams ťaží z funkcií zabezpečenia podnikovej triedy v Microsoft 365. Údaje v Microsoft Teams sú vždy šifrované, či už sú uložené v úložisku alebo sa prenášajú.

Ako správca IT môžete prejsť do Centra zabezpečenia a súladu a nastaviť výstrahu alebo vyhľadať denníky auditu pre všetky aktivity používateľov a správcov v Microsoft Teams. V aplikácii Microsoft Teams môžete tiež vykonávať vyhľadávanie obsahu všetkých údajov a exportovať údaje, aby ste podporili požiadavky na súlad alebo súdne spory.

Používateľské rozhranie Microsoft Teams: recenzia pre správcov IT

Pripravte sa na rozšírenie svojej slovnej zásoby v Microsoft Teams o slová, ako sú príkazový panel, karty, robot, @zmienky a červené rany, keď spustíte Microsoft Teams. Potom pridajte bežné sociálne médiá, ako sú emoji, nálepky a Giphys.

Používateľské rozhranie Microsoft Teams je konzistentné bez ohľadu na to, či používate webovú verziu alebo počítačovú aplikáciu. Kľúčové prvky používateľského rozhrania sú podrobne uvedené v nasledujúcom zozname:

• Panel aplikácií naľavo obsahuje ikony Aktivita, Rozhovor, Tímy, Schôdze, Súbory, Ďalšie aplikácie (zobrazené ako tri bodky), Získať aplikáciu (zobrazené vo webovej verzii na stiahnutie počítačovej aplikácie), Teams Store a Spätná väzba.
• V sekcii Tímy vedľa panela aplikácií sú uvedené tímy a kanály, ktorých je prihlásený používateľ členom.
• V okne Konverzácie vedľa sekcie Microsoft Teams sa zobrazujú všetky konverzácie vo vybranom kanáli. Rozhovory môžu obsahovať vizuálne indikátory, ako je @zmienka, ktorá označuje, že sa v rozhovore konkrétne zmieňuje používateľ, alebo červená rana (!) na označenie vysokej dôležitosti.
• Panel príkazov v hornej časti sa používa na dopytovanie aplikácií alebo vyhľadávanie v aplikácii Teams.
• Konverzácia a pútka súbory sa nachádza tesne pod názvom tímu a kanál. Na karte Konverzácia nájdete chat alebo okamžité správy (IM). Na karte Súbory sa zobrazujú súbory v priečinku kanála. Znak + umožňuje používateľovi pridávať skratky k obsahu v Microsoft Teams.
• Pole na napísanie správy v pravom dolnom rohu je miesto, kde napíšete správu, aby ste začali konverzáciu.

  Používateľské rozhranie Microsoft Teams.

Tu nájdete ďalšie informácie o výhodách a nevýhodách cloudu Microsoft 365 .