Čo je Microsoft Access a na čo ho používate?

Access 2019, najnovšia verzia databázovej aplikácie Microsoft Office, bola vždy výkonným programom a táto verzia nie je iná. Všetka táto sila robí z Accessu aplikáciu, ktorú nie je také ľahké naučiť sa samostatne.

Nemusíte používať všetky funkcie a nástroje a tlačiť okraje obálky Accessu. V skutočnosti môžete použiť len veľmi málo zo všetkého, čo Access ponúka, a napriek tomu vytvoríte pomerne významné riešenie vašich potrieb na ukladanie a prístup k údajom – to všetko preto, že Access dokáže skutočne „všetko“ – čo vám umožní rýchlo nastaviť databázu, vytvoriť záznamy do tejto databázy a potom použiť tieto údaje niekoľkými užitočnými spôsobmi. Neskôr, kto vie? Môžete sa stať guru Accessu.

Na čo je Access dobrý? To je dobrá otázka. No, zoznam toho, čo s tým môžete robiť, je oveľa dlhší ako zoznam toho, čo s tým nemôžete robiť — samozrejme, najmä ak necháte veci ako „umyť si auto“ a „odložiť riad“. zoznam „nemôžem urobiť“. Pokiaľ ide o organizáciu, ukladanie a získavanie údajov, Access je na čele triedy.

Budovanie veľkých databáz s Alexou

Dobre, čo myslím pod veľkou databázou? Akákoľvek databáza s množstvom záznamov - a veľa, myslím stovky. Najmenej. A ak máte tisíce záznamov, určite potrebujete nástroj ako Access na ich správu. Hoci môžete použiť program Microsoft Excel na ukladanie zoznamov záznamov, obmedzuje počet, ktorý môžete uložiť (nie viac ako počet riadkov v jednom hárku). Okrem toho nemôžete použiť Excel na nastavenie čohokoľvek okrem jednoduchého zoznamu, ktorý možno triediť a filtrovať. Takže čokoľvek s množstvom záznamov a zložitých údajov sa najlepšie robí v Accesse.

Niektoré dôvody, prečo Access dobre zvláda veľké databázy, sú:

• Veľká databáza zvyčajne vyžaduje veľké zadávanie údajov. Access ponúka nielen formuláre, ale aj funkcie, ktoré dokážu vytvoriť rýchly formulár, cez ktorý môže niekto zadať všetky tieto záznamy. To môže zjednodušiť a zrýchliť zadávanie údajov a výrazne znížiť chybovosť.
• Keď máte veľa a veľa záznamov, máte tiež veľa príležitostí na vniknutie chýb. Patria sem duplicitné záznamy, záznamy s preklepmi a záznamy s chýbajúcimi informáciami – a to je len pre otvárače. Takže potrebujete aplikáciu, ako je Access, ktorá tieto chyby odhalí a opraví.
• Veľké databázy znamenajú veľkú potrebu presných a prehľadných správ. Access má výkonné nástroje na vytváranie prehľadov, ktoré môžete použiť na vytváranie tlačených správ a správ na obrazovke. Svoje prehľady môžete prispôsobiť svojmu publiku, od toho, čo sa zobrazuje na stránkach prehľadov, až po farby a použité typy písma.
• Veľké databázy sa ťažko predierajú, keď chcete niečo nájsť. Access poskytuje niekoľko nástrojov na triedenie, vyhľadávanie a vytváranie vlastných špecializovaných nástrojov (známych ako dotazy ) na nájdenie nepolapiteľného jediného záznamu alebo skupiny záznamov, ktoré potrebujete.
• Access šetrí čas tým, že uľahčuje import a recykláciu údajov. Možno ste použili určité nástroje na import údajov z iných zdrojov – napríklad pracovné hárky programu Excel (ak ste začali v Exceli a maximalizovali jeho užitočnosť ako zariadenia na ukladanie údajov) a tabuľky programu Word. Access vám ušetrí opätovné zadávanie všetkých údajov a umožní vám udržiavať konzistentnosť viacerých zdrojov údajov.

Vytváranie databáz s viacerými tabuľkami

Či už vaša databáza obsahuje 100 záznamov alebo 100 000 záznamov (alebo viac), ak potrebujete uchovávať samostatné tabuľky a spájať ich pre maximálne využitie informácií, potrebujete relačnú databázu – a to je Access. Ako viete, či vaše údaje musia byť v samostatných tabuľkách? Zamyslite sa nad svojimi údajmi – sú veľmi rozdelené? Vypína sa na dotyčniciach? Zvážte nasledujúci príklad a aplikujte koncepty na svoje údaje a zistite, či potrebujete pre svoju databázu viacero tabuliek.

Databáza veľkej organizácie

Predstavte si, že pracujete pre veľmi veľkú spoločnosť a táto spoločnosť má údaje týkajúce sa ich zákazníkov a ich objednávok, produktov, ktoré spoločnosť predáva, svojich dodávateľov a zamestnancov. Pre komplexnú databázu, ako je táto, potrebujete viacero tabuliek, a to takto:

• Jedna tabuľka obsahuje údaje o zákazníkoch – mená, adresy, telefónne čísla a e-mailové adresy.
• Druhá tabuľka obsahuje objednávky zákazníkov vrátane mena zákazníka, ktorý objednávku zadal, predajcu, ktorý predaj vybavil, informácií o dodaní a dátumu objednávky.
• Tretia tabuľka obsahuje informácie o produktoch, ktoré spoločnosť predáva, vrátane čísel produktov, názvov dodávateľov, cien a počtu položiek na sklade.
• Štvrtá tabuľka obsahuje údaje o dodávateľoch – o spoločnostiach, od ktorých hlavná organizácia získava zásoby produktov na ďalší predaj zákazníkom. Tabuľka obsahuje názvy spoločností, ich kontaktnú osobu a informácie o adrese, e-maile a telefónnom čísle.
• Piata tabuľka obsahuje údaje o zamestnancoch – od dátumu, keď boli prijatí, po ich kontaktné informácie až po ich pracovné zaradenie – a obsahuje aj poznámky o nich, akési zhrnutie ich životopisov pre referenciu.

Existujú aj ďalšie tabuľky – na uchovávanie zoznamu prepravných spoločností a ich kontaktných informácií (pre zasielanie objednávok zákazníkov), tabuľky výdavkov (pre výdavky vynaložené na prevádzku podniku) a ďalšie tabuľky, ktoré sa používajú s hlavnými štyrmi tabuľkami.

Pretože nemusíte vyplňovať každé pole pre každý záznam – v žiadnej tabuľke v databáze – ak nemáte napríklad telefónne číslo alebo nepoznáte e-mailovú adresu, je v poriadku nechať tieto polia prázdne kým tieto informácie nezískate.

Nedarí sa vám plánovať? Plán na neúspech

Ak si dobre premyslíte svoju databázu, ako používate svoje údaje a čo potrebujete vedieť o svojich zamestnancoch, zákazníkoch, dobrovoľníkoch, darcoch, produktoch alebo projektoch – o čomkoľvek, o čom ukladáte informácie – môžete si naplánovať:

• Koľko stolov budete potrebovať
• Ktoré údaje sa dostanú do ktorej tabuľky
• Ako budete používať tabuľky spolu na získanie potrebných prehľadov

Samozrejme, každý na niečo zabudne a plány sa po zavedení systému menia. Ale nebojte sa – Access nie je taký strnulý, že ak začnete zostavovať svoje stoly a niečo zabudnete (pole alebo dve, celý stôl), vznikne chaos. Vždy môžete pridať pole, na ktoré ste zabudli (alebo o ktorom vám nejaká jasná iskra povedala, že je to potrebné), alebo pridať novú tabuľku až potom. Ale čo najdôkladnejšie plánovanie dopredu je stále nevyhnutné.

V rámci dôkladného plánovania si načrtnite plánovanú databázu na papier, nakreslite akýsi vývojový diagram s políčkami pre každú tabuľku a zoznamami polí, ktoré budete mať v každej z nich. Nakreslite šípky, aby ste ukázali, ako môžu spolu súvisieť – je to niečo ako kreslenie jednoduchého rodokmeňa – a ste na dobrej ceste k dobre naplánovanej a užitočnej databáze.

Tu je praktický postup, ktorý treba dodržať, ak ste v procese plánovania databázy nováčik:

1. Na papieri alebo v textovom dokumente, podľa toho, čo je pohodlnejšie, zadajte nasledovné:

• Predbežný názov vašej databázy
• Zoznam častí informácií, ktoré plánujete získať z tejto databázy denne alebo pravidelne

2. Teraz na základe týchto informácií vytvorte nový zoznam skutočných podrobností, ktoré by ste mohli uložiť:

Uveďte všetky informácie, ktoré vás napadnú o vašich zákazníkoch, produktoch, nápadoch, prípadoch, knihách, umeleckých dielach, študentoch – bez ohľadu na to, čoho sa vaša databáza týka. Nebojte sa ísť cez palubu – vždy môžete niektoré položky v zozname preskočiť, ak sa ukáže, že to nie sú veci, ktoré skutočne potrebujete vedieť (alebo možno môžete zistiť) o každej položke vo vašej databáze.

3. Vezmite si zoznam polí – to sú všetky tie časti informácií – a začnite ich deliť do logických skupín.

ako? Premýšľajte o poliach a o tom, ako spolupracujú:

• Napríklad v prípade, že databáza udržuje knižnicu kníh, snáď titul, dátum vydania, nakladateľstvo, ISBN ( I MEDZINÁRODNÝ S tandard B Ook N žltohnedý, ktorý je jedinečný pre každú knihu), cena a počet strán môže byť uložený v jednej skupine, zatiaľ čo informácie o autorovi, recenzie a zoznamy iných titulov od toho istého autora alebo kníh na rovnakú tému môžu byť uložené v inej skupine. Tieto skupiny sa stanú jednotlivými tabuľkami a vytvoria vašu relatívnu databázu kníh.
• Zistite, čo je na každom zázname jedinečné. Ako bolo uvedené v predchádzajúcom bode, potrebujete pole, ktoré je jedinečné pre každý záznam. Hoci pre vás Access môže vytvoriť jedinečnú hodnotu, ak neexistujú žiadne jedinečné údaje pre každý záznam vo vašej databáze, často je najlepšie mať takéto pole už na mieste alebo si takéto pole vytvoriť sami. Zákaznícke čísla, čísla študentov, čísla sociálneho poistenia, čísla ISBN kníh, katalógové čísla, sériové čísla – všetko, čo nie je rovnaké pre žiadne dva záznamy, bude vyhovovať.

S veľkým zoznamom polí a niekoľkými predbežnými zoskupeniami týchto polí pripravených a s predstavou, ktoré pole je jedinečné pre každý záznam, môžete začať zisťovať, ako použiť údaje.

4. Urobte si zoznam spôsobov, ako môžete použiť údaje, vrátane:

• Prehľady, ktoré chcete vytvoriť, vrátane zoznamu polí, ktoré by mali obsahovať jednotlivé prehľady
• Iné spôsoby, ako môžete použiť údaje — štítky pre zásielky, štítky produktov, katalógové údaje, cenníky, zoznamy kontaktov atď.

5. Uveďte všetky miesta, kde sa vaše údaje momentálne nachádzajú. Môže to byť na papierikoch vo vrecku, na kartách v škatuli, v inom programe (napríklad Excel) alebo možno prostredníctvom spoločnosti, ktorá predáva údaje na marketingové účely.

Po tomto plánovaní ste pripravení začať budovať svoju databázu.

Prístup k databázam pomocou používateľských formulárov

Pri plánovaní databázy zvážte spôsob zadávania údajov:

• Ak budete zadávať údaje sami, možno vám vyhovuje práca v prostredí podobnom tabuľkovým procesorom (v Accesse známe ako údajové zobrazenie ), kde tabuľka predstavuje veľkú mriežku. Vypĺňate ho riadok po riadku a každý riadok je záznam.

Obrázok ukazuje tabuľku prebiehajúcich dobrovoľníkov v zobrazení údajového hárku. Vy sa rozhodnete: Je to jednoduché, alebo si viete predstaviť, že by ste sa pri zadávaní každého záznamu zabudli posunúť o riadok nižšie a zadali nesprávne údaje do nesprávnych stĺpcov? Ako vidíte, v okne je viac polí, ako sa zobrazuje, takže pri použití tohto zobrazenia by ste museli veľa posúvať doľava a doprava.

Zobrazenie údajového hárka môže byť jednoduchým prostredím na zadávanie údajov. Alebo nie.

• Namiesto toho možno budete chcieť použiť formulár (zobrazený na nasledujúcom obrázku). Formulár je špecializované rozhranie na zadávanie údajov, úpravu a prezeranie vašej databázy po jednom zázname, ak:
• Zadávanie údajov bude riešiť niekto iný
• Zadávanie údajov riadok po riadku do veľkej mriežky sa zdá byť skľučujúce

Tu je jednoduchý formulár na zadávanie nových záznamov alebo kontrolu existujúcich záznamov.

Účinok znecitlivenia mysle (a inherentná zvýšená rezerva na chyby) je pravdepodobný najmä vtedy, keď máte v databáze veľa polí a používateľ, ak pracuje v zobrazení údajového hárka, sa musí po poliach pohybovať horizontálne. Formulár, ako je ten, ktorý je zobrazený, dáva poliam príjemnejší formát, čím uľahčuje zadávanie údajov do polí a zobrazenie všetkých polí súčasne (alebo iba tých, do ktorých chcete zadať údaje).

Ak je vaša databáza dostatočne veľká na to, aby ste potrebovali pomoc pri zadávaní údajov, alebo ak sa bude časom zväčšovať, čím je pravdepodobný prebiehajúci proces zadávania údajov, Access je nástroj pre vás. Skutočnosť, že ponúka jednoduché formy zadávania/úpravy dát, je dostatočným dôvodom na to, aby sa stala vašou databázovou aplikáciou.

Databázy, ktoré vyžadujú špeciálne reporty

Ďalším dôvodom, prečo používať Access, je schopnosť rýchlo a jednoducho vytvárať prispôsobené zostavy. Niektoré databázové programy, najmä tie, ktoré sú navrhnuté pre databázy s jednou tabuľkou (známe ako databázy s plochým súborom ), majú zabudované nejaké vopred pripravené zostavy, a to je všetko, čo môžete urobiť – stačí vybrať zostavu zo zoznamu a spustiť rovnakú zostavu ako všetky ostatné používateľ tohto softvéru spustí.

Ak ste používateľom programu Excel, vaše možnosti vytvárania prehľadov nie sú ani zďaleka jednoduché alebo jednoduché a nie sú určené na použitie s veľkými databázami – sú určené pre tabuľky a malé zoznamy s jednou tabuľkou. Okrem toho musíte oveľa hlbšie preniknúť do nástrojov Excelu, aby ste sa k týmto prehľadom dostali. Na druhej strane Access je databázová aplikácia, takže hlásenie je hlavnou funkciou vopred.

Príklad? Ak chcete v Exceli získať zostavu, ktorá zoskupuje vaše údaje podľa jedného alebo viacerých polí vo vašom zozname, musíte najprv zoradiť riadky v pracovnom hárku, pomocou polí zoradiť údaje a potom môžete vytvoriť známy ako medzisúčet . Na jeho vytvorenie použite dialógové okno, ktoré sa vás spýta na výpočty, ktoré chcete vykonať, kam umiestniť výsledky a či zakladáte triedenie a/alebo medzisúčet na viac ako jednom poli. Výsledná zostava nie je určená na tlač a musíte si pohrať so stránkovaním tabuľky (prostredníctvom špecializovaného zobrazenia tabuľky), aby ste mohli kontrolovať, ako sa zostava vytlačí.

V programe Access? Stačí spustiť Sprievodcu zostavou a môžete zoradiť svoje údaje, zvoliť spôsob ich zoskupenia, rozhodnúť sa, ktoré časti údajov zahrnúť do zostavy, a vybrať si vizuálne rozloženie a farebnú schému, a to všetko v jednom jednoduchom a efektívnom procese. Bez toho, aby ste čokoľvek urobili, zostava je pripravená na tlač. Prístup je postavený pre vykazovanie - koniec koncov, je databázová aplikácia - a správy sú jedným z najviac (ak nie je na väčšine) dôležitých ohľadoch budete používať a zdieľať svoje dáta.

Keďže zostavy sú takou dôležitou súčasťou Accessu, môžete ich nielen vytvárať s minimálnou námahou, ale môžete si ich aj prispôsobiť, aby ste vytvorili výkonnú dokumentáciu vašich najdôležitejších údajov:

• Vytvorte rýchlu a jednoduchú správu, ktorá jednoducho vypľuje všetko, čo máte v tabuľke, v prehľadnom a ľahko čitateľnom formáte.

Ach, jednoduchosť. Rýchly prehľad je vzdialený len jedno kliknutie.

• Vytvorte prispôsobenú zostavu, ktorú navrhnete krok za krokom pomocou Sprievodcu zostavou. Správa zobrazená na obrázku obsahuje dobrovoľníkov zoradených podľa ich priezvisk. Tieto možnosti bolo možné jednoducho uviesť do prevádzky pomocou niekoľkých kliknutí.

Sprievodca zostavou vytvára prepracovanejšie (ale jednoduché) zostavy, ako je táto.

• Môžete si naozaj vyhrnúť rukávy a navrhnúť novú správu alebo sa pohrať s existujúcou a pridať rôzne druhy zvončekov a píšťaliek. Nasledujúci obrázok ukazuje, ako sa to deje v návrhovom zobrazení. Všimnite si, že je vybratý názov správy (Zoznam dobrovoľníkov podľa stavu): Má okolo seba rámček a malé rukoväte na rohoch a stranách poľa, čo znamená, že môžete preformátovať názov, zmeniť písmo, veľkosť alebo farbu text alebo dokonca upravte slová, ak je potrebný nový názov.

Dizajnové zobrazenie môže vyzerať trochu odstrašujúco, ale na to, aby ste si veci skutočne prispôsobili, ho budete potrebovať – a dokonca sa vám to môže páčiť!

V Accesse teda môžete vytvoriť ľubovoľnú vlastnú zostavu pomocou ktorejkoľvek alebo všetkých databázových tabuliek a ľubovoľných polí z týchto tabuliek a môžete zoskupiť polia a umiestniť ich v ľubovoľnom poradí:

• Pomocou Sprievodcu zostavou si môžete vybrať z niekoľkých prednastavených rozložení pre zostavu a všetko si môžete prispôsobiť riadok po riadku, stĺpec po stĺpci.
• Po vytvorení zostavy môžete jednoducho pridávať a odstraňovať polia, ak by ste zmenili názor na obsah zostavy. Ak chcete umiestniť svoju osobnú pečiatku na každý aspekt svojej správy, môžete použiť zobrazenie návrhu na vykonanie nasledujúcich krokov:
• Pridajte názvy, inštruktážne alebo popisné textové polia a grafiku.
• Nastavte prispôsobené hlavičky a päty tak, aby obsahovali všetky informácie, ktoré sa majú zobraziť na všetkých stránkach zostavy.

Ak to všetko znie vzrušujúco alebo aspoň zaujímavo, potom ste s Accessom skutočne na správnej ceste. Potreba vytvárať vlastné zostavy je hlavným dôvodom na používanie Accessu.