Jedným z najdôležitejších aspektov každého systému je ochrana informácií a dodržiavanie firemných a vládnych pravidiel. Exchange Online z Office 365 sa jednoducho používa a spravuje, ale nenechajte sa zmiasť. Spoločnosť Microsoft vynaložila obrovské množstvo úsilia na to, aby vás ochránila pred digitálnymi hrozbami a zabezpečila, aby ste bez prekážok dodržiavali pravidlá.
Archivácia a uchovávanie s Exchange Online
Každá osoba má k dispozícii e-mailovú schránku a tiež vlastný archivačný systém. Archív sa v Outlooku zobrazí ako ďalšia poštová schránka.
Účelom dodatočného archivačného priečinka je ukladať staršie e-maily na trvalé miesto. Archivačný priečinok si môžete predstaviť ako podkrovie alebo pivnicu. Ak potrebujete, môžete tam ísť získať veci, ale je to skutočne miesto na dlhodobé skladovanie.
Veľkosť poštovej schránky používateľa a archívu závisí od plánu SaaS. Niektoré programy majú maximálnu kapacitu poštovej schránky 25 gigabajtov a iné majú neobmedzenú kapacitu archivácie.
Ochrana a kontrola informácií s Exchange Online
Ponuka Exchange Online zahŕňa antivírusovú a antispamovú kontrolu bez potreby inštalácie akéhokoľvek softvéru tretích strán alebo externého softvéru. Keď do Exchange Online príde nová správa, pred doručením do zamýšľanej e-mailovej schránky sa skontroluje, či neobsahuje riziká.
Technológia, ktorá celú túto ochranu umožňuje, sa nazýva Forefront. Je to ďalší produkt spoločnosti Microsoft, ktorý pracuje v zákulisí, aby zabezpečil bezpečnosť a ochranu prostredia. Nebojte sa však — nemusíte platiť navyše a dokonca ani vedieť, ako to funguje. Ako koncový používateľ jednoducho viete, že na vás niekto dáva pozor, aby ste neúmyselne nedostali spam alebo súbory zamorené vírusmi.
Vláda pridala mnoho pravidiel a nariadení týkajúcich sa firemného e-mailu. Exchange Online poskytuje možnosť splniť tieto pravidlá pomocou funkcií, ako je eDiscovery a právne blokovania.
eDiscovery odkazuje na Electronic Discovery, čo jednoducho znamená, že v elektronických správach je možné vyhľadať relevantnú komunikáciu v prípade súdneho procesu. Nemusí to byť veľký problém, ale ak ste v silne regulovanom odvetví alebo vládnej organizácii, tieto funkcie často vyžaduje strýko Sam.