Cheat Sheet Word 2016 pre profesionálov pre LuckyTemplates

Word je jedným z najpoužívanejších počítačových programov na planéte. Pomôcť vám pri zostavovaní textu je jednou z vecí, ktoré počítače zvládajú dobre, ale to nezjednodušuje prácu s písaním textu ani nenaznačuje, že používanie Wordu je dosť jednoduché na to, aby profesionáli ako vy nepotrebovali občas pomoc. Takže si tento Cheat Sheet.

Formátovanie textu a odsekov Word, tipy a návrhy

Text a odseky vo Worde 2016 majú špeciálny význam. Na opis týchto prvkov dokumentu, ako aj ich charakteristík formátovania sa v programe Word používajú špecifické výrazy.

Textové atribúty

Nasledujúci obrázok znázorňuje základné popisy, ktoré sa vzťahujú na typ písma alebo písma:

Tu sú výrazy používané na opis typu písma:

• Základná čiara : Text sa píše na základnej čiare.
• Výška čiapky: Veľké písmená siahajú od základnej čiary po výšku čiapky.
• Výška X: Väčšina malých písmen stúpa na výšku x, ktorá je pomenovaná podľa malého písmena x a nie je to nič záhadné.
• Ascender: Vyššie malé písmená siahajú do výšky stúpača, ako je t zobrazené na obrázku.
• Zostup: Malé písmená, ktoré klesnú pod základnú čiaru, klesnú na zostup.

Nasledujúci obrázok znázorňuje rôzne štýly písma:

Tu sú výrazy používané na opis štýlov písma:

• Proporcionálne / s jednou medzerou : Proporcionálne rozmiestnené písmo používa rôzne šírky pre každé písmeno. Písmo s jednotnou medzerou obsahuje písmená rovnakej šírky, ako by ste ich našli na písacom stroji.
• Veľkosť: Veľkosť písma sa nastavuje v bodoch alebo jednotkách rovnajúcich sa 1/72 palca, merané od klesajúcej časti písma po výšku čiapky.
• Hmotnosť: Hodnota hmotnosti súvisí s hrúbkou postavy. Napríklad tučný text má väčšiu váhu ako kniha alebo bežná váha.
• Sklon alebo sklon: Sklon písma sa vzťahuje na to, ako je text naklonený. Kurzíva je príkladom sklonu.
• Šírka: Niektoré druhy písma obsahujú zhustené alebo úzke variácie. Tieto písma majú rovnaký základný dizajn, ale text vyzerá tenký alebo tenký.

Formátovanie odsekov

Na odsek v dokumente môžete použiť mnoho formátov. Formáty zahŕňajú zarovnanie odseku, odsadenie prvého riadku, odsadenie vľavo a vpravo, riadkovanie a medzeru pred a za odsekom.

Nasledujúci obrázok znázorňuje štyri nastavenia zarovnania odsekov dostupné v programe Word:

• Zarovnať doľava: Text zarovná ľavú stranu textu odseku. Toto je predvolené nastavenie odseku. Klávesová skratka: Ctrl+L.
• Zarovnať vpravo: Text zarovná pravú stranu textu odseku, pričom ľavá strana zostane nerovnomerná. Klávesová skratka: Ctrl+R.
• Vycentrovať : Každý riadok v odseku je vycentrovaný zľava doprava. Klávesová skratka: Ctrl+E.
• Zarovnať: Text je zarovnaný na oboch stranách odseku. Klávesová skratka: Ctrl+J.

Ďalšie atribúty formátovania odseku sú znázornené na nasledujúcom obrázku.

• Ľavé odsadenie: Táto položka meria umiestnenie ľavého okraja odseku od ľavého okraja strany. Zvyčajne je nastavený na nulu.
• Pravé odsadenie: Táto položka meria umiestnenie pravého okraja odseku od pravého okraja strany. Rovnako ako ľavé odsadenie je normálne nastavené na nulu.
• Odsadenie prvého riadka: Tento formát sa použije iba na prvý riadok textu, ktorý je upravený vzhľadom na odsadenie vľavo v odseku.
• Medzera pred: Toto nastavenie určuje vzdialenosť medzi aktuálnym odsekom a predchádzajúcim odsekom. Normálne je hodnota Medzera pred nastavená na nulu.
• Medzera za: Toto nastavenie určuje vzdialenosť medzi aktuálnym odsekom a nasledujúcim odsekom. Normálne je nastavená na 8 bodov, čo pridáva trochu vzduchu medzi odseky, podobne (a lepšie ako) stláčanie klávesu Enter na oddelenie odsekov.
• Riadkovanie: Táto položka nastavuje vzdialenosť medzi riadkami v odseku. Tradičné hodnoty sú 1, 1½ a 2, ktoré pridávajú vzdialenosť ekvivalentnú jednému, jeden a pol alebo dvom prázdnym riadkom medzi každý riadok v odseku.

Tipy na formátovanie textu a odsekov

• Pre hlavný text používajte serifové písma; pre nadpisy a nadpisy použite bezpätkové písma.
• Ak je to možné, vyberte typ písma, ktorý zodpovedá štýlu, ktorý chcete použiť. Napríklad ako typ písma nadpisu vyberte Futura Bold namiesto výberu Futura a potom aplikovania atribútu tučného textu. (Pre niektoré druhy písma si systém Windows vyberie správne písmo automaticky.)
• Vyhnite sa používaniu zarovnania vpravo alebo na stred pre čokoľvek iné, ako sú názvy a nadpisy dokumentov.
• Úplné zarovnanie je ideálne pre text napísaný vo viacerých stĺpcoch na stránke.
• Ak používate úplné zarovnanie, použite spojovníky na dlhé slová: Stlačením kombinácie klávesov Ctrl+(pomlčka) vložíte do textu jemný spojovník. Rozdeľte dlhé slová, ktoré sa zalomia na ďalší riadok v odseku, čím sa pravá strana odseku vykreslí nerovnomerne alebo spôsobí, že Word vloží príliš veľa miesta na zarovnanie textu.
• Závesné odsadenie sa nastaví, keď je odsadenie prvého riadka menšie ako odsadenie vľavo v odseku.
• Ak odsadíte prvý riadok odseku, nevkladajte za odsek medzeru navyše. Odsadenie prvého riadku napomáha čitateľnosti, vďaka čomu je nadbytočný priestor navyše.
• Ak neodsadíte prvý riadok odseku, určite nastavte atribút Medzera za na niečo iné ako nulu. Medzi odseky pridáte odsadenie, aby bol text čitateľný.
• Atribút Medzera pred môže pomôcť oddialiť nadpisy dokumentu od akéhokoľvek predchádzajúceho odseku textu.
• Ľavé a pravé odsadenie sa nastavuje od okrajov strany, nie od okraja papiera. Zarážky môžete upraviť tak, aby odsek siahal až k okrajom strany, aj keď vám odporúčam, aby ste namiesto toho okraje strany znova nastavili.

Možnosti rozloženia objektov programu Word 2016

Čiarová grafika, textové polia, obrázky a ďalšie ozdobné prvky dokumentu používajú možnosti rozloženia na ovládanie toho, kde sa v texte nachádzajú. Tieto možnosti sa nastavia, keď vyberiete objekt (kliknete naň) a potom kliknete na tlačidlo Možnosti rozloženia, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku:

Tu sú možnosti rozloženia a popis toho, ako ovplyvňujú objekt:

• V riadku s textom: Predvolená možnosť zaobchádza s objektom, akoby to bol len ďalší znak v odseku – aj keď je to potenciálne veľký znak.
• Štvorec: Objekt je umiestnený vo vnútri obdĺžnika bez ohľadu na jeho tvar. Text obteká obdĺžnik, pričom si zachováva rovnakú vzdialenosť od objektu.
• Tesné: Toto nastavenie je podobné ako štvorec, hoci text je bližšie k objektu a zodpovedá jeho tvaru.
• Cez: Ak to tvar objektu umožňuje, text preteká obrázkom a možno vyplní vnútorný priestor alebo priestor medzi samostatnými stranami toho istého objektu.
• Horná a spodná časť: Objekt je uložený v krabici s hornou a spodnou časťou siahajúcou k okrajom strany.
• Za textom: Objekt sa vznáša za textom, ako keby bol súčasťou stránky.
• Pred textom: Objekt sa vznáša pred textom a zakryje text, ak je objekt nepriehľadný.

Vo všetkých prípadoch môže byť objekt pripojený k odseku textu alebo môže zostať na pevnom mieste na stránke. Tieto nastavenia sú zobrazené na obrázku v spodnej časti kontextového okna Možnosti rozloženia.

• Presunúť s textom: Ikona kotvy sa zobrazí vedľa odseku v texte. Objekt zostane s týmto odsekom na tej istej stránke. Potiahnutím kotvy priradíte objekt k inému odseku.
• Opraviť pozíciu na stránke: Objekt môže sedieť na ľubovoľnom mieste na stránke. Jeho poloha nie je ovplyvnená úpravami alebo doplneniami textu.

Tieto dve možnosti, Presunúť s textom a Opraviť pozíciu na stránke, sú dostupné len pre niektoré z možností rozloženia popísaných na tejto webovej stránke.

Manuálne polia dátumu a času v programe Word 2016

Polia dátumu a času vo Worde 2016 sú niečo, čo môžete jednoducho naprogramovať manuálne. Je to rýchlejšie ako používanie príkazov na páse s nástrojmi? Stavte sa! Najmä keď poznáte kódy, ktoré chcete, a môžete pole ľahko vytvoriť.

Ak chcete vytvoriť pole ručne, stlačte Ctrl+F9. Word predstavuje prázdne pole: { }

Do zátvoriek môžete manuálne zadať ľubovoľné pole, ak poznáte názov poľa. Pre pole dátumu je názov DATE. Pre pole času je názov TIME. Ak plánujete kombinovať hodnoty dátumu a času, použite pole DATE.

Za názvom poľa nasleduje jeden alebo viacero voliteľných prepínačov. Najbežnejším prepínačom je \@, za ktorým nasleduje obrázkový reťazec dátumu a času uzavretý v úvodzovkách. Znaky, ktoré môžete použiť v reťazci, sú uvedené v nasledujúcej tabuľke.

Kódy polí dátumu a času v programe Word

Ak chcete napríklad zobraziť deň v týždni, za ktorým nasleduje hodina v 24-hodinovom formáte, vytvorte nasledujúce pole DATE:

{ DATE \@ "ddd HH" \* MERGEFORMAT }

Text \* MERGEFORMAT zaisťuje, že akékoľvek formátovanie použité okolo poľa sa použije aj na pole.

Nepriradené kombinácie klávesov v programe Word 2016

Ak priraďujete príkazy klávesovým skratkám, vytvárate si vlastné makrá alebo jednoducho chcete mať lepší prístup k svojim obľúbeným príkazom, máme pre vás dobré správy: Nájdete tu množstvo jednoduchých klávesových skratiek, ktoré si môžete vziať. Niektoré z nich sú prekvapivo jednoduché kombinácie.

Kombinácie kláves Ctrl

Ctrl+. (bodka)

Ctrl+; (bodkočiarka)

Ctrl+7

Ctrl+8

Ctrl+9

Kombinácia kláves Alt

Alt+/

Alt+. (bodka)

Alt+, (čiarka)

Alt+; (bodkočiarka)

Alt+\

Alt+' (jedna úvodzovka)

Alt+[

Alt+]

Alt+` (prízvukový hrob)

Alt + n, kde n sú číselné klávesy 1 až 9 a 0

Kombinácie funkčných kláves

Alt+F2

Shift+Ctrl+F2

Shift+Alt+F3

Ctrl+Alt+F3

Shift+Ctrl+F4

Ctrl+Alt+F4

Shift+Alt+F5

Ctrl+Alt+F5

Ctrl+Alt+F6

Ctrl+F7

Shift+Alt+F8

Ctrl+Alt+F8

Ctrl+Alt+F9

Ctrl+Alt+F10

Shift+Alt+F11

Ctrl+Alt+F11

Alt+F12

Shift+Alt+F12

Ctrl+Alt+F12

Ctrl+Alt+Shift+Fn where n is any function key

References, Tips, and Suggestions for Using Word 2016

Here are some references to different parts of Word 2016. You’ll also find some tips and suggestions on how to use many of these features.

Document views in Word

You can change how a document appears in the Word document window. Here are your options:

Print Layout: This is the standard view; in this mode, you see all elements on a page, including text, graphics, headers, footers, and even the page margins if you adjust the zoom.

Web Layout: This view is good for creating web pages. It lacks page margins, just as a web page lacks various paper page elements. This mode isn’t good for writing documents that you plan to print.

Read Mode: You use this mode to read text. Writing new text and editing isn’t possible. This is perhaps Word’s least popular mode, which makes you wonder why its shortcut is on the status bar.

Draft: Word’s default view; Draft mode is good for writing text. When you need to format a page or add graphics, Word switches automatically to Print Layout view.

Outline: Though this view presents a document’s text, it’s really designed for organizing thoughts or topics or anything with a hierarchical structure.

• To switch modes, you click on the Read Mode, Print Layout, or Web Layout icons on the status bar. Otherwise, click the View tab and choose a mode from the Views group.
• If you’re simply writing text, use Draft view. In this mode, Word presents text with character and paragraph formatting, but without graphical or page-level formats visible.
• Documents open in Print Layout view or Web Layout view, depending on which one you used last.
• The keyboard shortcut to enter Print Layout view is Ctrl+Alt+P.
• The keyboard shortcut to enter Draft view is Ctrl+Alt+N. The N stands for normal because this was once Word’s default (or normal) view.
• The keyboard shortcut to enter Outline view is Ctrl+Alt+O.

Tab-stop types

The Tab key generates the tab character, which is inserted into the text along with other characters. The width of the tab character, and the behavior of text that’s typed after the tab, depends on which tab stop you select. You have several choices:

Left: This is the standard tab stop, which left-aligns text that’s typed after the tab character.

Right: This tab stop right-aligns text that’s typed after the tab character.

Center: This tab stop centers text from left to right at the tab stop’s position.

Decimal: This tab stop right-aligns text that’s typed after the tab character. Once a period (decimal) is typed, text continues left-aligned on the line.

Bar: This tab stop inserts a vertical line in the text. It is purely for decorative purposes and doesn’t affect the tab character’s width or text alignment.

• Choose the tab-stop type from the Ruler: Click the gizmo on the far left end of the Ruler until the tab stop you want appears, and then click on the Ruler to set the tab stop.
• Tab stops are also set from within the Tabs dialog box.
• The Right, Center, and Decimal tab stops are best used in paragraphs that feature only a single line of text.
• Decimal tabs are ideal for aligning numeric values in a list or table.
• Word sets default tab stops on every line of text. These stops are positioned at half-inch intervals, unless another tab stop is set on the line.
• Document headers and footers feature default tab stops: a center tab stop in the middle of the paragraph and a right tab stop at the paragraph’s right indent.
• Avoid typing two tabs in a row. Instead, reset the tab stops so that only one tab character is needed.
• Remember that it’s the tab-stop type that affects the behavior of text that’s typed after you press the Tab key.

Section-break types

Section breaks help you include multiple page formats within a single document. The section break can affect page margins, page orientation, paper size, columns, page numbers, and the contents of headers and footers.

The section-break commands are found on the Layout tab, in the Page Setup group. Click the Breaks button to view the section-break types.

Next Page: Similar to a hard page break, this section break starts the new section at the top of a page.

Continuous: This section break works like a next-page section break for the paper size and orientation formatting commands. For page margins and columns, the Continuous section break allows you to change formats anywhere on a page.

Even Page: This section break works just like a next-page section break, but the new page starts on an even-numbered page.

Odd Page: This section break is identical to the even-page break, but the new page always starts on an odd-numbered page.

• To best set a section break, position the insertion pointer at the start of a paragraph and then apply the section break. That paragraph becomes the start of the new section.
• Section-break effects are shown in Print Layout mode. To view the section break itself, use the Show/Hide command: Click the Home tab and, in the Paragraph group, click the Show/Hide button.
• To remove a section break, use the Show/Hide command to display its hidden code in the document. Place the insertion pointer just before the section break and press the Delete key.
• Ak použijete zlomy sekcií Párna strana alebo Nepárna strana, Word môže do dokumentu vložiť ďalšiu prázdnu stranu, aby sa zabezpečilo, že koniec sekcie začne na párnej alebo nepárnej strane.
• Word na základe čísla strany určí, či je stránka párna alebo nepárna. Ak zmeníte číslovanie strán v dokumente, Word použije novú hodnotu číslovania a nie fyzické číslo strany.