Cheat Sheet programu Outlook 2019 pre LuckyTemplates

Odosielanie e-mailov nebolo nikdy jednoduchšie ako v programe Outlook 2019. Všimnete si známe rozhranie pásu s nástrojmi a stále tu nájdete všetky funkcie Outlooku, ktoré ste si obľúbili – plus niekoľko nových. Použite tento praktický Cheat Sheet na objavenie skvelých tipov a klávesových skratiek, ktoré vám pomôžu čo najlepšie využiť Outlook.

10 tipov na používanie modulu Mail v Outlooku 2019

Upravte stĺpce a panely. Stĺpce v priečinku Doručená pošta a v iných umiestneniach pošty sú nastaviteľné. Ak chcete rozšíriť stĺpec, umiestnite ukazovateľ myši medzi dve hlavičky stĺpcov a ťahaním zmeňte šírku toho vľavo. Môžete tiež upraviť relatívnu veľkosť navigačnej tably, zoznamu pošty a tably na čítanie; jednoducho umiestnite ukazovateľ myši na oddeľovač medzi panelmi a potiahnite.

Vyberte, ktoré stĺpce sa zobrazia. Môžete prispôsobiť stĺpce, ktoré sa zobrazujú vo vašich poštových priečinkoch. Na karte Zobraziť kliknite na položku Pridať stĺpce, aby ste sa dostali do dialógového okna Zobraziť stĺpce, kde môžete pridať alebo odstrániť stĺpce.

Otvorte správu v samostatnom okne. Čítanie správy na table Čítanie je niekedy dobré, ale inokedy možno budete chcieť správu zobraziť vo väčšom priestore. Dvojitým kliknutím na správu ju otvoríte v novom okne alebo ju vyberte a potom na karte Zobraziť kliknite na položku Otvoriť v novom okne.

Zatvorte všetky otvorené položky. Tu je skratka, keď máte naraz otvorených veľa rôznych správ alebo iných položiek. Ak ich chcete zatvoriť všetky naraz, na karte Zobraziť kliknite na položku Zavrieť všetky položky.

Zoskupujte správy podľa konverzácie. Ak sa na tému objavilo veľa správ tam a späť, môžete jednoducho zobraziť všetky súvisiace správy naraz. Na karte Zobraziť začiarknite políčko Zobraziť ako konverzácie a kliknite na položku Tento priečinok. Potom pomocou rozbaľovacej ponuky tlačidla Nastavenia konverzácií dolaďte, ako sa vlákna konverzácie zobrazujú.

Prístup k rozšíreným nastaveniam zobrazenia. Existuje viac spôsobov, ako upraviť zobrazenie modulu Mail, ako ste si pravdepodobne predstavovali. Ak chcete k nim pristupovať, na karte Zobraziť otvorte galériu skupiny Usporiadanie a v jej ponuke vyberte položku Nastavenia zobrazenia. Otvorí sa dialógové okno Rozšírené nastavenia zobrazenia. Odtiaľ máte prístup k stĺpcom, skupinám, filtrovaniu triedenia, podmienenému formátovaniu a ďalším.

Vyberte obľúbené priečinky. Ak chcete, aby sa skratka priečinka zobrazila v oblasti Obľúbené v hornej časti navigačnej tably v module Pošta, presuňte ju tam zo spodnej časti navigačnej tably. Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na priečinok a vybrať Zobraziť v Obľúbených.

Filtrovať e-maily. Skúsili ste niekedy prechádzať doručenú poštu a hľadať správy určitej vlajky alebo kategórie, prípadne správy s prílohami? Na karte Domov môžete kliknúť na položku Filtrovať e-maily a potom vybrať kritérium, podľa ktorého chcete rýchlo filtrovať. Napríklad výberom Prílohy sa zobrazia iba správy, ktoré obsahujú prílohy. Filtrovať môžete aj zadaním hľadaného slova alebo frázy do poľa Hľadať v aktuálnej poštovej schránke nad zoznamom pošty.

Odpovedajte na žiadosti o doručenie alebo potvrdenie o prečítaní. Niektoré správy prichádzajú so žiadosťou o potvrdenie, že ste ich dostali alebo prečítali. Niektorí ľudia to považujú za užitočné; iní si myslia, že je to rušivé alebo neslušné. Môžete si nastaviť svoje preferencie, čo sa stane, keď dostanete takúto požiadavku. Vyberte Súbor, Možnosti, kliknite na Pošta a posuňte sa nadol do sekcie Sledovanie. V časti Pre každú prijatú správu, ktorá obsahuje požiadavku na potvrdenie o prečítaní, vyberte svoju preferenciu: Vždy posielajte potvrdenie o prečítaní, nikdy ho neposielajte alebo sa zakaždým spýtajte.

Používajte písacie potreby. Funkcia Papiernictvo v Outlooku nie je vhodná na podnikanie, pretože do správy pridáva zbytočnú grafiku a väčšina podnikateľov ju považuje za neprofesionálnu. Ale pre osobné použitie môže pridať zábavný a rozmarný nádych. Vyberte Súbor, Možnosti a kliknite na Pošta. Kliknite na položku Predlohy a písma a potom nastavte šablónu v dialógovom okne Podpisy a šablóny. Skúste kliknúť na tlačidlo Téma a začať s témou. Po nastavení motívu sa pri vytváraní novej správy uistite, že na karte Formát textu je vybratý jazyk HTML, pretože papiernictvo funguje iba so správami vo formáte HTML.

10 tipov na používanie modulu kalendára programu Outlook 2019

Zmeňte predvolený zvuk pripomienky. Keď sa zobrazí pripomienka, počujete zvuk (samozrejme, ak je zvuk zapnutý). V predvolenom nastavení je to zvuk s názvom pripomienky.wav, ktorý sa dodáva s Outlookom. Môžete zmeniť na iný zvuk. Vyberte Súbor, Možnosti, kliknite na Rozšírené a v časti Pripomienky kliknite na tlačidlo Prehľadávať a vyberte iný zvukový súbor.

Prehrať pripomenutia. Ak omylom zatvoríte okno Pripomienky, môžete ho znova otvoriť. Na karte Zobraziť kliknite v skupine Okno na položku Okno pripomenutia.

Pridajte sviatky do kalendára. Kedy je budúci rok Veľká noc? Deň vďakyvzdania? Outlook vie. Ale nepovie ti to, pokiaľ sa nespýtaš. Outlook v predvolenom nastavení nezobrazuje sviatky v kalendároch, pretože závisia od lokality. Môžete ich však pridať, ak ich chcete. Vyberte Súbor, Možnosti a kliknite na Kalendár a potom v časti Možnosti kalendára kliknite na Pridať sviatky. Vyberte krajinu, v ktorej sa nachádzate, a kliknite na tlačidlo OK.

Vytvorte kópiu kalendára. Ak chcete skopírovať kalendár, na karte Priečinok kliknite na tlačidlo Kopírovať kalendár. Potom vyberte umiestnenie kópie. Môžete to urobiť, ak chcete spustiť nový kalendár, ktorý obsahuje všetky položky vášho hlavného kalendára ako počiatočný bod, a potom doň pridať alebo odstrániť položky a zdieľať ho s ostatnými.

Pracujte s viacerými časovými pásmami. Môžete si nastaviť ďalšie časové pásma a priradiť im zmysluplné štítky, ktoré vám môžu pomôcť pri plánovaní. Vyberte Súbor, Možnosti, kliknite na Kalendár a v časti Časové pásma zadajte menovku pre svoje hlavné časové pásmo a vyberte zónu. Môžete začiarknuť políčka Zobraziť druhé časové pásmo a Zobraziť tretie časové pásmo a označiť ich tiež.

Zmeňte farbu kalendára. Každý kalendár používa inú farbu pre svoju kartu, nadpisy a položky, takže ich môžete odlíšiť, ak si prezeráte viac ako jeden kalendár naraz. Ak chcete zmeniť farbu kalendára, kliknite pravým tlačidlom myši na jeho záložku, vyberte Farba a vyberte farbu. Môžete tiež len zobraziť kalendár a potom na karte Zobraziť kliknite na tlačidlo Farba.

Upravte časový rozsah. V zobrazeniach kalendára, kde vidíte jednotlivé časy, napríklad Deň a Týždeň, môžete zmeniť časový rozsah tak, aby sa kalendár zbalil alebo rozbalil. Na karte Zobraziť kliknite na položku Časová mierka a potom vyberte interval, ktorý by mal predstavovať každý riadok v kalendári.

Nastavte pracovný čas. Predvolene Outlook považuje za „pracovný čas“ od pondelka do piatku od 9:00 do 18:00 a nedeľu za prvý deň v týždni. Môžete to zmeniť tak, aby vyhovovali rôznym zmenám a harmonogramom. Vyberte Súbor, Možnosti a kliknite na Kalendár a potom zmeňte nastavenia v časti Pracovný čas.

Ukáž počasie alebo nie. Všimli ste si, že Outlook vám zobrazuje miestne počasie v hornej časti kalendára? Ak sa vám to nepáči, môžete to vypnúť. (Môžete tiež zmeniť medzi Fahrenheitmi a Celziami.) Vyberte Súbor, Možnosti, kliknite na Kalendár av časti Počasie označte alebo zrušte začiarknutie políčka Zobraziť počasie v kalendári a vyberte teplotnú stupnicu.

Spustite program Outlook v kalendári. Predvolene sa Outlook spustí v priečinku Doručená pošta. Ak chcete namiesto toho spustiť modul Kalendár, vyberte Súbor, Možnosti a kliknite na Rozšírené. V časti Spustenie a ukončenie programu Outlook kliknite na položku Prehľadávať a potom kliknite na položku Kalendár.

10 tipov na používanie modulu Ľudia v Outlooku 2019

Zadajte časti mena osoby. Keď vytvoríte nový kontakt, akékoľvek meno, ktoré zadáte do poľa Celé meno, sa automaticky analyzuje do samostatných polí pre Titul, Prvé, Stredné, Priezvisko a Prípona. Outlook v tom nie vždy robí dokonalú prácu. Kliknutím na tlačidlo Celé meno pri vytváraní nového kontaktu získate prístup k dialógovému oknu na zadanie každej z týchto informácií.

Nastavte poradie Súbor ako. Nastavenie Súbor ako pre kontakt určuje jeho poradie v abecednom usporiadaní kontaktov. V predvolenom nastavení je to Priezvisko, Krstné meno, ale môžete to zmeniť. Môžete napríklad chcieť, aby sa spoločnosť zobrazovala pod názvom spoločnosti, nie pod priezviskom vášho kontaktu. Nastavte nastavenie Súbor ako pre jednotlivý kontakt v jeho zázname tak, že naň dvakrát kliknete v aplikácii Ľudia a potom zmeníte jeho nastavenie Súbor ako v zobrazenom okne.

Navrhnite rozloženie vizitky. Predvolený dizajn karty zobrazený v zobrazení Vizitka je možné upraviť. Otvorte kontakt v jeho vlastnom okne a potom na karte Kontakt kliknite na tlačidlo Vizitka a potom v dialógovom okne Upraviť vizitku upravte dizajn karty a polia, ktoré obsahuje.

Použite viac polí. Polia, ktoré sa predvolene zobrazujú pre kontakt, keď ho otvoríte v jeho vlastnom okne, sú len podmnožinou dostupných polí. Ak chcete zobraziť ďalšie polia, otvorte kontakt a potom na karte Kontakt kliknite na položku Podrobnosti. Niektoré z ďalších polí zahŕňajú Prezývka, Meno manažéra, Manžel/Partner, Narodeniny a Výročie.

Začnite nový kontakt na základe existujúceho kontaktu. Ak máte viacero kontaktov, z ktorých všetci pracujú pre rovnakú spoločnosť, veľa polí bude pre nich pravdepodobne rovnakých, ako napríklad poštová adresa a adresa webovej stránky. Ak chcete ušetriť čas, môžete vytvoriť nový kontakt na základe existujúceho kontaktu. Otvorte existujúci kontakt v jeho vlastnom okne a potom na karte Kontakt kliknite na spodnú časť tlačidla Uložiť a nový, aby sa zobrazila ponuka. V tejto ponuke vyberte položku Kontakt od tej istej spoločnosti.

Pridajte netextový obsah do poznámok kontaktu. Otvorte kontakt v jeho vlastnom okne a potom kliknite do oblasti Poznámky. Na karte Vložiť nájdete veľa možností pre obsah, ktorý môžete vložiť do oblasti poznámok, vrátane obrázkov, tvarov, ikon, grafov, SmartArt, rovníc, symbolov a WordArt.

Označte kontakt ako súkromný. Možno máte vo svojom zozname kontaktov nejaké kontakty, ktoré by ste radšej nezdieľali. Ak chcete vylúčiť konkrétny kontakt zo zdieľania, otvorte kontakt v jeho vlastnom okne a na karte Kontakt kliknite na položku Súkromné.

Zobraziť zdieľané kontakty niekoho iného. Svoje kontakty môžete zdieľať pomocou tlačidla Zdieľať kontakty na karte Domov. Ak chcete zobraziť zdieľané kontakty niekoho iného, ​​kliknite na tlačidlo Otvoriť zdieľané kontakty (na karte Domov) a potom kliknite na tlačidlo Meno a vyberte osobu, ktorej kontakty chcete vidieť. Ak táto osoba zdieľa svoj priečinok Kontakty, budete si ho môcť prezerať (okrem tých, ktoré označila ako súkromné). Je zrejmé, že to najlepšie funguje v obchodnom prostredí, kde sú všetci na rovnakom poštovom serveri alebo serveri SharePoint.

Skontrolujte duplicitné kontakty. Nebolo by pekné, keby vám Outlook povedal, ak sa pokúsite vytvoriť nový kontakt pre niekoho, kto je už na vašom zozname? Môžete to urobiť. Vyberte Súbor, Možnosti a kliknite na položku Ľudia. V časti Mená a archivácia začiarknite políčko Pri ukladaní nových kontaktov kontrolovať duplikáty.

Vytvorte nové zobrazenie. Na karte Domov otvorte galériu aktuálneho zobrazenia a vyberte položku Spravovať zobrazenia. Odtiaľ si môžete vytvoriť svoj vlastný pohľad. Začnite výberom existujúceho zobrazenia a kliknutím na tlačidlo Kopírovať. Potom vyberte kópiu a kliknite na tlačidlo Upraviť. Vaše nové zobrazenie sa zobrazí v aktuálnej galérii Zobraziť spolu so štandardnými zobrazeniami, ako sú Vizitka, Telefón a Zoznam.

5 tipov na používanie modulu Poznámky programu Outlook 2019

Zmeňte farby poznámky. Nalepovacie papieriky nemusia byť žlté. Ak chcete zmeniť farbu poznámky, zmeňte jej kategóriu. Vyberte ju a potom na karte Domov kliknite na položku Kategorizovať a vyberte inú farbu. Tým sa zmení farba poznámky v zobrazení ikon a všetkých ostatných zobrazeniach, ktoré ju zobrazujú ako farebnú lepiacu poznámku.

Poslať poznámku ďalej. Ak chcete poslať poznámku niekomu inému e-mailom, vyberte poznámku a na karte Domov kliknite na Poslať ďalej. Potom adresujte a odošlite e-mail ako zvyčajne. Ak má príjemca Outlook, môže poznámku otvoriť a zobraziť.

Zoraďte a filtrujte aktuálne zobrazenie Notes. Ak chcete zmeniť spôsob zobrazenia poznámok, môžete upraviť zobrazenie, rovnako ako v iných moduloch. Na karte Domov otvorte galériu skupiny Aktuálne zobrazenie a vyberte položku Spravovať zobrazenia. Vyberte položku Aktuálne nastavenia zobrazenia a potom kliknite na položku Upraviť. Kliknite na položku Zoradiť, ak chcete zmeniť poradie zoradenia, alebo na položku Filter, ak chcete filtrovať zoznam. Ak zmeníte názor na zmeny, kliknite na položku Obnoviť aktuálne zobrazenie.

Urobte si poznámky väčšie alebo menšie. Pri prezeraní poznámok v zobrazení ikon na karte Zobraziť kliknite na položku Veľké ikony alebo Malé ikony a prepínajte medzi týmito dvoma možnosťami. (Upozorňujeme však, že sa vám nebude páčiť zobrazenie malých ikon. Je to chaotické a stratíte farby ikon.) Zobrazenie zoznamu, dostupné aj na karte Zobraziť, zobrazuje poznámky ako zoznam s jedným stĺpcom.

Zmeňte veľkosť otvorenej poznámky. Keď na poznámku dvakrát kliknete, otvorí sa v samostatnom okne s lepiacou poznámkou. Potiahnutím rohu tohto okna môžete zmeniť jeho veľkosť, aby ste mohli vidieť viac poznámky bez posúvania (ak ide o dlhú poznámku).

3 tipy na správu údajových súborov programu Outlook 2019

Archivujte staré informácie. Dátové súbory môžu rýchlo narásť na veľkosť gigabajtov. Postupom času sa veľký dátový súbor môže stať nepraktickým, čo spôsobí pomalšie spúšťanie a vypínanie programu Outlook. Možno budete chcieť archivovať staré správy a položky do samostatného súboru, ku ktorému budete mať prístup podľa potreby. Ak chcete archivovať súbory, kliknite na Súbor a potom kliknite na tlačidlo Nástroje. Kliknite na položku Vyčistiť staré položky. Vyberte priečinok (priečinky) na archiváciu a potom nastavte prah dátumu v poli Archivovať položky staršie ako. Vyberte umiestnenie archívneho súboru alebo prijmite predvolené umiestnenie (čo je rovnaké umiestnenie ako váš hlavný dátový súbor programu Outlook, ale s názvom Archív).

Vyčistite si poštovú schránku. Čistenie poštovej schránky je pokročilejšie a zložitejšie ako jednoduchá operácia archívu. Pomocou funkcie Čistenie poštovej schránky môžete nájsť položky staršie ako určitý počet dní alebo väčšie ako určitý počet kilobajtov. Automatickú archiváciu môžete použiť na automatizáciu procesu archivácie a môžete vyprázdniť priečinok Odstránené položky. Ak chcete začať, kliknite na položku Súbor, kliknite na položku Nástroje a potom na položku Čistenie poštovej schránky.

Zdieľajte Outlook s ostatnými používateľmi.Keď zdieľate počítač a každá osoba má svoje vlastné prihlásenie do systému Windows, nemusíte sa obávať prechodu do Outlooku; keď každý z vás spustí Outlook, získate svoju vlastnú súkromnú poštovú schránku a dátový súbor. Ak však dvaja alebo viacerí ľudia zdieľajú rovnaké prihlásenie, nemusia nevyhnutne zdieľať jednu množinu údajov programu Outlook. Kľúčom k ochrane osobných údajov je v tomto prípade vytvorenie ďalších profilov v programe Outlook. Kliknite na Súbor, Nastavenia účtu a Spravovať profily. Vytvorte nový profil v dialógovom okne Mail kliknutím na Pridať a vyplnením požadovaných informácií. Potom v dialógovom okne Pošta môžete vybrať možnosť Vyžiadať profil, ktorý sa má použiť, ak chcete, aby sa Outlook pri každom otvorení spýtal, ktorého používateľa má načítať. Prípadne môžete vybrať Vždy použiť tento profil a potom vybrať ten, ktorý chcete použiť. Ak chcete prepnúť profily, ak ste nepožiadali, aby vás Outlook pri spustení vyzval, vyberte Súbor, Nastavenia účtu, Zmeniť profil. Outlook sa reštartuje a opýta sa, ktorý profil sa má načítať.

Klávesové skratky programu Outlook 2019

Niektoré úlohy môžete vykonať oveľa rýchlejšie pomocou klávesových skratiek. Nasledujúce tabuľky ponúkajú niekoľko praktických skratiek, ktoré vám pomôžu byť efektívnejší.