Cheat Sheet pre tímy Microsoftu pre LuckyTemplates

Microsoft Teams je produkt na komunikáciu a spoluprácu, ktorý bol ohlásený len pred niekoľkými rokmi. Potom sa stal najrýchlejšie rastúcim produktom v histórii spoločnosti Microsoft. Teams podporuje takmer akýkoľvek spôsob okamžitej a asynchrónnej komunikácie. Môžete napríklad posielať správy, telefonovať ostatným pomocou zvuku a videa a viesť online stretnutia – to všetko v rámci Teams. Okrem toho môžete zdieľať digitálny obsah a spolupracovať v reálnom čase.

©Round Pebble Design/Shutterstock.com

Predstavte si Microsoft Teams ako informačný panel vašej online práce. A, samozrejme, Teams sa úzko integruje so zvyškom produktov spoločnosti Microsoft, ako sú SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, OneNote a Outlook, aby sme vymenovali aspoň niektoré.

Začíname: Ako používať Microsoft Teams

Microsoft Teams je k dispozícii buď ako bezplatná, samostatná aplikácia, ktorú si môžete stiahnuť z internetu, alebo ako súčasť balíka softvéru, ako je napríklad Microsoft 365. Bezplatná bezplatná aplikácia Microsoft Teams ponúka funkcie ako neobmedzené množstvo správ a možnosti vyhľadávania, 10 GB zdieľaného úložiska v rámci aplikácie a audio a video hovory medzi členmi.

Robustnejšia verzia Teams dostupná prostredníctvom predplatného na Microsoft 365 poskytuje všetky tieto funkcie, ako aj celý rad ďalších, vrátane 1 TB ukladacieho priestoru na organizáciu; Exchange e-mailový hosting; prístup k OneDrive, SharePoint a ďalším službám Microsoft 365; vylepšené bezpečnostné prvky; a 24/7 telefonická a webová podpora medzi inými administratívnymi nástrojmi. Získajte podrobnosti o rozdieloch medzi rôznymi verziami Teams .

Teams môžete nainštalovať do nasledujúcich operačných systémov:

• Windows: Je pravdepodobné, že ak používate počítač so systémom Windows, pravdepodobne používate Windows 10. Ak ste však v organizácii, ktorá používa staršiu verziu systému Windows, stále si môžete nainštalovať Teams. Od spustenia aplikácie Teams je podporovaná vo všetkých verziách systému Windows od systému Windows 7.
• Mac: Teams je k dispozícii na počítačoch MacOS a funguje presne ako Microsoft Teams pre Windows.
• Linux: Mnoho vývojárov softvéru a technologických nadšencov používa open source a bezplatný operačný systém Linux. Microsoft Teams pre Linux je prvá aplikácia Microsoft 365 dostupná na stolných počítačoch so systémom Linux.
• iOS: Ak máte iPhone alebo iPad, používa operačný systém iOS. Aplikáciu Teams nájdete v Apple App Store.
• Android: Väčšina smartfónov používa operačný systém Android. Aplikáciu Teams nájdete v obchode Google Play.
• Webové prehliadače: Ak nemôžete nainštalovať klienta Teams do svojho zariadenia, vždy môžete použiť webový prehliadač a prihlásiť sa do aplikácie Teams. Webová verzia aplikácie Teams ponúka spôsob prístupu k aplikácii Teams z počítačov, ktoré môžete použiť v kaviarni alebo u priateľov. Nezabudnite sa odhlásiť a používať iba dôveryhodné počítače!

Ako sa pohybovať v tímoch Microsoft

Navigačná ponuka Teams sa nachádza na ľavej strane obrazovky tradičného počítača alebo prenosného počítača a v spodnej časti mobilných zariadení. Do zoznamu môžete pridať nové navigačné položky vytvorením pravidiel alebo inštaláciou aplikácií. Medzi hlavné súčasti navigácie v Teams predvolene patria:

• Aktivita: Informačný kanál aktivity je miesto, kde nájdete upozornenia o dianí okolo aplikácie Teams. Ak je napríklad v kanáli neprečítaná správa alebo vám niekto pošle chatovú správu, zobrazí sa vo vašom informačnom kanáli aktivity. Berte to ako svoje jednotné kontaktné miesto pre všetko, čo sa stalo v Teams, odkedy ste tam boli naposledy.
• Chat: Oblasť chatu je miesto, kde nájdete všetky svoje osobné a skupinové chaty. Medzi konverzáciami v rozhovoroch a konverzáciami v kanáloch je nepatrný rozdiel. Rozhovory si môžete predstaviť ako správy ad hoc inej osobe alebo niekoľkým ďalším ľuďom. Chaty prichádzajú a odchádzajú a sú spontánne, zatiaľ čo kanál je vyhradená oblasť, ktorá pretrváva a kde ľudia môžu komunikovať o konkrétnej téme.
• Tímy: Menovec samotného produktu, oblasť Teams je miesto, kde nájdete tímy, ktoré ste vytvorili. Môžete prehľadávať kanály každého tímu a odosielať správy a viesť stretnutia. Môžete tiež vytvárať nové tímy a spravovať existujúce tímy.
• Kalendár: Oblasť Kalendár je zameraná na váš kalendár udalostí a stretnutí. Ak ste si niekedy naplánovali schôdzu v programe Microsoft Outlook, budete až príliš dobre oboznámení s prácou s kalendárom v aplikácii Teams. Poznámka: Kalendár je úzko integrovaný s Outlookom, takže ak nemáte nainštalovaný Outlook, v navigácii neuvidíte položku Kalendár.
• Hovory: Oblasť Hovory je miesto, kde si môžete prezerať informácie o audio a video hovoroch. Môžete začať nový hovor, zobraziť históriu hovorov, nastaviť kontakty rýchlej voľby a skontrolovať svoju hlasovú schránku.
• Súbory: Oblasť Súbory je miesto, kde môžete ukladať a zdieľať digitálne súbory. Ak ste niekedy používali SharePoint alebo OneDrive, radi sa dozviete, že ste už pred hrou. Teams používa SharePoint a OneDrive v zákulisí Teams a kedykoľvek môžete vyskočiť z Teams a otvoriť súbory v aplikáciách SharePoint alebo OneDrive.

Okamžité správy a volanie od Microsoft Teams

Odosielanie okamžitých správ je kľúčovým konceptom v Teams. Môžete poslať správu na kanál v rámci tímu alebo môžete poslať správu ako rozhovor jednému alebo viacerým ľuďom.

Ak chcete odoslať správu na kanál, vyberte položku Tímy na ľavom navigačnom paneli a potom vyberte kanál. Kanál sa načíta a v strednom paneli uvidíte všetky minulé správy. Ak chcete odoslať správu na kanál, napíšte do textového poľa v spodnej časti obrazovky a vyberte ikonu odoslania správy, ktorá vyzerá ako papierové lietadlo. Ktokoľvek v kanáli bude môcť vidieť vašu správu, keď sa nabudúce pozrie na kanál.

Ak chcete poslať správu jednému alebo viacerým ľuďom ako chat, vyberte Chat na ľavom navigačnom paneli a potom vyberte ikonu Nový chat v hornej časti zoznamu správ chatu. Ikona vyzerá ako ceruzka písaná na kus papiera. Zadajte meno alebo mená osoby alebo ľudí, ktorým chcete poslať správu, a potom napíšte správu do textového poľa v spodnej časti obrazovky. Ak chcete správu odoslať, vyberte ikonu odoslania správy, ktorá vyzerá ako papierové lietadlo.

Pomocou aplikácie Teams môžete tiež zavolať inej osobe. Ak je druhou osobou iný používateľ Teams, hovor môžete uskutočniť aj pomocou videa. Ak chcete uskutočniť zvukový hovor alebo videohovor s iným používateľom aplikácie Teams, stačí vyhľadať meno tejto osoby v aplikácii Teams. Keď umiestnite kurzor myši na názov, uvidíte ikonu videokamery a ikonu telefónu. Výberom ikony videa spustíte videohovor a výberom ikony telefónu spustíte zvukový hovor. Ak potrebujete vytočiť telefónne číslo, vyberte položku Hovory na ľavom navigačnom paneli a výberom ikony Uskutočnite hovor.

Ak ste si nenastavili hlas v rámci predplatného Teams, nebudete môcť volať na telefónne číslo. Podobne, ak vy alebo osoba, ktorej voláte, nemáte nastavenú videokameru, nebudete môcť uskutočniť videohovor.

Centrum spravovania Microsoft Teams

Teams Admin Center je miesto, kde spravujete Teams. Na prihlásenie do Centra spravovania Teams používate webový prehliadač . Po prihlásení nájdete navigačnú ponuku na ľavej strane webovej stránky. Medzi hlavné komponenty navigácie Teams Admin Center patria:

• Dashboard: Dashboard je vaša primárna vstupná stránka pre Centrum spravovania Teams. Tu nájdete informačné panely, ktoré obsahujú také informácie, ako je aktivita používateľa, informácie o organizácii a odkazy na pomoc a školenia.
• Tímy: Pomocou týchto nastavení môžete spravovať tímy a tímové politiky. Môžete pridávať nové tímy a konfigurovať existujúce tímy. Môžete tiež nastaviť zásady, ktoré definujú, ktoré funkcie a nastavenia môže tím používať.
• Zariadenia: Tieto nastavenia sa používajú na nastavenie a správu zariadení vo vašej sieti. Môžete nastaviť konfiguračné súbory, ktoré sa používajú pre zariadenia, ktoré ste schválili pre vašu organizáciu.
• Miesta: Pomocou týchto nastavení môžete nastaviť fyzické geografické polohy, ktoré budú používať Teams. Môžete nastaviť štítky, aby ste mohli hlásiť konkrétne kancelárie a nastaviť miesta na číslo 911, ktoré používajú pohotovostné služby. Tieto miesta je možné použiť pre používateľov a tiež pre kancelárie a budovy.
• Používatelia: V tejto časti môžete zobraziť informácie o používateľoch Teams a konfigurovať a nastaviť pravidlá pre jednotlivých používateľov.
• Schôdze: Tieto nastavenia sa používajú na konfiguráciu schôdzí v aplikácii Teams. Tu môžete nastaviť a nakonfigurovať konferenčné mosty, zásady schôdze, nastavenia schôdzí, zásady živých udalostí a nastavenia živých udalostí.
• Zásady správ: Tu môžete nastaviť, ktoré funkcie sú dostupné v chate a kanáloch. Predvolene je nastavená predvolená politika pre celú organizáciu a môžete pridať ďalšie.
• Aplikácie Teams: Tieto nastavenia sa používajú na nastavenie pravidiel a povolení, ako môžu používatelia aplikácie Teams používať aplikácie. Napríklad Teams obsahuje predvolenú politiku pre ľudí, ktorí majú prvý kontakt so zákazníkmi, ako sú pokladníci za pokladňou (často známi ako pracovníci prvej línie). Politika Firstline Worker zaisťuje, že aplikácia Smeny, ktorá sa používa na sledovanie času práce na zmeny, je pripnutá a dostupná pre každého, kto má priradenú politiku.
• Hlas: Pomocou týchto nastavení sa konfigurujú nastavenia hlasového hovoru. Tu môžete nastaviť hlasové funkcie, ako je pridanie telefónneho čísla, konfigurácia zariadení a možnosti konferenčných hovorov.
• Balíky politík: Pomocou týchto nastavení môžete zbaliť skupinu preddefinovaných politík a aplikovať ich na skupiny používateľov. Napríklad na vzdelávacie účely existujú preddefinované balíky politík pre učiteľov a ďalší balík politík pre študentov.
• Analytika a prehľady: Tu si môžete prezerať a sťahovať prehľady o používaní aplikácie Teams. Nájdete tu správy o používaní pre aplikáciu Teams, zariadenia, živé udalosti, hlasové a textové správy a blokovaných používateľov.
• Nastavenia pre celú organizáciu : Tieto nastavenia ovplyvňujú celú organizáciu. Môžete nakonfigurovať nastavenia pre externý prístup a prístup hostí, ako aj všeobecné nastavenia aplikácie Teams. Môžete tiež nakonfigurovať sviatky a nastaviť účty zdrojov, ktoré sa používajú pre hlasové funkcie, ako sú automatické spojovateľky.
• Plánovanie: Tu nájdete nástroje, ktoré vám pomôžu s plánovaním nasadenia aplikácie Teams. Nájdete tu nástroj poradcu pre tímy a nástroj na plánovanie siete.

Ako rozšíriť tímy pomocou aplikácií

Teams môžete rozšíriť inštaláciou aplikácií od spoločnosti Microsoft a iných softvérových spoločností tretích strán. Existuje päť základných typov aplikácií, ktoré si môžete nainštalovať do Teams. Toto sú:

• Osobné aplikácie: Tieto aplikácie sú nástroje na osobné použitie, ako napríklad OneNote na správu obsahu a GitHub na vývojárske nástroje.
• Roboty: Roboty sa inštalujú do kanálov a môžu do kanálov odosielať správy o veciach, o ktorých chcete, aby mali ľudia v kanáli aktuálne informácie. Môžete si napríklad nainštalovať robot SurveyMonkey, ktorý odosiela správy o prieskumoch na kanál. Môžete tiež komunikovať s robotmi tak, že im pošlete správy v kanáli. Môžete napríklad poslať správu robotovi Flow a nechať ho spustiť opakujúcu sa úlohu, ktorú ste vyvinuli vo Flow.
• Karty: Karty sa zobrazujú v hornej časti kanála v tíme. Napríklad karta Príspevky obsahuje všetky správy, ktoré ľudia poslali do kanála. Môžete pridať ďalšie karty, aby ľudia v kanáli mohli cez ne vyberať a zobrazovať informácie. Napríklad, ak vaša organizácia používa FlipGrid na učenie, môžete si nainštalovať aplikáciu FlipGrid a pridať kartu FlipGrid pre jednu z vašich učebných sietí.
• Konektory: Pomocou konektorov umožníte iným softvérovým produktom a službám odosielať správy priamo do kanála Teams. Napríklad, ak používate Zendesk pre vaše lístky na podporu, môžete nechať Zendesk posielať správy o nových lístkoch priamo do vášho kanála.
• Správy: Niektoré aplikácie rozširujú a vylepšujú možnosti odosielania správ v aplikácii Teams. Ak napríklad používate aplikáciu Zoom na zachytávanie a zdieľanie videa, možno ju budete chcieť pridať ako aplikáciu, aby si každý mohol prezerať videá zoom a pracovať s nimi priamo v správach v kanáli.