Cheat Sheet pre SharePoint pre LuckyTemplates

Microsoft SharePoint poskytuje webovú platformu, ktorú môže vaša organizácia využiť na zvýšenie produktivity a konkurencieschopnosti. Pomocou SharePointu 2019 môžete spravovať obsah, publikovať informácie, sledovať procesy a spravovať celkové obchodné aktivity. SharePoint navyše poskytuje hlbokú integráciu so zvyškom aplikácií Office 365, ako sú Teams, PowerApps, Flow, Forms, OneDrive, Outlook, Word, Excel a PowerPoint. Vďaka tejto integrácii sa všetci vo vašej organizácii dostanú na rovnakú stránku a efektívne komunikujú v aplikáciách Office 365.

SharePoint Online verzus SharePoint Server

Pri výbere verzie SharePointu máte dve hlavné možnosti. Môžete si vybrať verziu, ktorá sa nachádza na lokálnom serveri, alebo si môžete vybrať cloudovú verziu.

©By Profit_Image/Shutterstock

SharePoint Server: SharePoint Server je nainštalovaný vo vašich lokálnych priestoroch vrátane všetkých serverov, databáz a operačných systémov a je riadený a udržiavaný pracovníkmi IT vašej spoločnosti. SharePoint „v priestoroch“ je snímka funkcií dostupných v SharePointe Online na základe dátumu vydania. Najnovšia verzia je napríklad SharePoint Server 2019.

SharePoint Online: Toto je cloudová verzia SharePointu, ktorá sa ponúka ako samostatný produkt alebo je súčasťou balíka Office 365 . Microsoft spravuje SharePoint vo svojich dátových centrách a vy k nemu pristupujete cez internet.

Ak chcete zostať s najnovšími a najlepšími, potom je SharePoint Online vašou najlepšou voľbou.

Bežné šablóny SharePointu

Šablóna lokality je to, čo používate pri vytváraní novej lokality SharePoint. Šablóna lokality vám poskytuje iba počiatočné nastavenie pre SharePoint. Ak si napríklad vyberiete šablónu tímovej lokality, lokalita, ktorú vytvoríte, bude obsahovať súčasti SharePoint navrhnuté pre tím, ako je napríklad aplikácia Dokumenty, aplikácia Kalendár, aplikácia Úlohy a vizualizácia časovej osi.

V SharePointe je k dispozícii množstvo šablón lokality. Šablóny stránok sú zoskupené do kategórií, ako napríklad Spolupráca, Podnikanie a Publikovanie.

Šablóny lokality, ktoré máte k dispozícii, závisia od funkcií SharePointu, ktoré ste aktivovali. Publikačné lokality sú napríklad dostupné len vtedy, keď máte aktivovanú infraštruktúru publikovania servera SharePoint.

Medzi šablóny stránok, ktoré by ste mali poznať, patria

• Tímová lokalita: Šablóna určená pre tímy na spoluprácu, zdieľanie dokumentov a synchronizáciu.
• Blog: Šablóna, ktorá vytvára blogovú stránku.
• Stránka projektu: Šablóna, ktorá vytvára lokalitu na správu a spoluprácu na konkrétnom projekte.
• Komunitná lokalita: Šablóna navrhnutá na vytvorenie lokality, ktorá umožňuje členom komunity zhromažďovať sa a diskutovať o spoločných záujmoch.
• Centrum dokumentov: Šablóna určená na správu bežných dokumentov na centrálnom mieste.
• Records Center: Šablóna, ktorá vytvára lokalitu na správu firemných záznamov.
• Business Intelligence Center: Šablóna so všetkými funkciami požadovanými pre Business Intelligence v SharePointe.
• Enterprise Search Center: Šablóna používaná na vytvorenie lokality na vyhľadávanie. Zahŕňa množstvo stránok s výsledkami vyhľadávania pre špecializované dopyty, ako je vyhľadávanie ľudí, konverzácií a videí.
• Základné centrum vyhľadávania: Šablóna používaná na vytvorenie stránky centra všeobecného vyhľadávania. V Centre základného vyhľadávania chýbajú viaceré stránky s výsledkami Centra podnikového vyhľadávania.
• Visio Process Repository: Šablóna, ktorú si môžete vybrať pri vytváraní lokality na ukladanie obchodných procesov vo formáte Microsoft Office Visio.
• Publikačná lokalita: Šablóna, ktorá vytvorí prázdnu publikačnú lokalitu. Publikačná stránka sa používa na publikovanie webových stránok pre masovú spotrebu.
• Publikačná lokalita s pracovným tokom : Šablóna, ktorá poskytuje možnosti šablóny Publikačná lokalita a zahŕňa aj pracovné postupy schvaľovania.
• Enterprise Wiki: Šablóna na vytvorenie lokality na zachytávanie a ukladanie informácií z kolektívu skupiny.

Bežné aplikácie SharePoint

Aplikácia je komponent v SharePointe, ktorý vykonáva určitú povinnosť. Môže byť vytvorená aplikácia na ukladanie účtovných dokladov alebo sledovanie kontaktov zákazníkov. Ak ste oboznámení s myšlienkou zoznamov a knižníc, potom poznáte aplikácie SharePoint.

Pri vytváraní aplikácie si vyberáte typ šablóny, ktorú má použiť. Existujú šablóny pre veci, ako sú knižnice, zoznamy, kalendáre, úlohy a diskusné fóra. Keď na svoj web pridáte aplikáciu, dáte jej názov. Môžete napríklad pridať aplikáciu Kalendár a nazvať ju Firemné sviatky.

Aplikácie, ktoré máte k dispozícii, závisia od edície SharePoint, ktorú používate, ako aj od funkcií, ktoré ste aktivovali. Napríklad aplikácia Report Library je dostupná len s licenciou Enterprise.

Nasledujúce sú bežné aplikácie SharePoint, o ktorých by ste mali vedieť:

• Knižnica dokumentov: Používa sa na vytváranie aplikácií, ktoré obsahujú dokumenty.
• Knižnica formulárov: Vytvorí aplikáciu, ktorá obsahuje obchodné formuláre. Táto knižnica vyžaduje kompatibilný editor, akým je napríklad InfoPath.
• Knižnica stránok Wiki: Používa sa na vytváranie aplikácií, ktoré ukladajú stránky wiki.
• Knižnica obrázkov: Vytvára aplikácie na ukladanie obrázkov.
• Odkazy: Vytvorí aplikáciu, ktorá obsahuje odkazy HTML.
• Oznámenia: Výsledky v aplikácii, ktorú možno použiť na oznámenia.
• Kontakty: Vytvorí aplikáciu na ukladanie kontaktov.
• Kalendár: Používa sa na vytváranie aplikácií kalendára.
• Diskusná tabuľa: Vytvára aplikáciu, v ktorej môžu používatelia diskutovať o témach vo fóre s vláknami.
• Propagované odkazy: Vytvorí miesto na ukladanie odkazov na konkrétne akcie pomocou vizuálneho rozloženia založeného na dlaždiciach. Keď vytvoríte novú tímovú lokalitu, bude obsahovať aplikáciu založenú na šablóne propagovaných prepojení. Keď prejdete myšou na dlaždicu, zobrazia sa informácie, ktoré popisujú, čo sa stane po kliknutí na odkaz.
• Úlohy: Vytvára aplikácie na ukladanie úloh.
• Sledovanie problémov : Používa sa na vytvorenie aplikácie na sledovanie problémov.
• Vlastný zoznam: Vytvorí prázdnu aplikáciu na základe zoznamu.
• Vlastný zoznam v údajovom zobrazení: Podobne ako šablóna vlastného zoznamu, ale predvolene poskytuje zobrazenie údajového hárka.
• Externý zoznam: Používa sa na vytvorenie aplikácie, ktorá sa pripája k externým údajom.
• Prieskum: Vytvorí aplikáciu, ktorá sa používa na vykonávanie prieskumov.
• Knižnica aktív: Používa sa na vytvorenie aplikácie, ktorá ukladá aktíva lokality, ako sú obrázky, audio a video súbory.
• Knižnica dátových pripojení: Vytvára aplikáciu, ktorá ukladá dátové pripojenia.
• Knižnica správ: Používa sa na vytvorenie aplikácie na ukladanie správ.
• Access App: Používa sa na vytvorenie aplikácie, ktorá je webovou aplikáciou Office Access.
• Import tabuľky: Používa sa na importovanie tabuľky. Výsledkom je aplikácia, ktorá obsahuje údaje v tabuľke. Ekvivalent možno vykonať manuálne vytvorením aplikácie pomocou šablóny vlastného zoznamu, pridaním všetkých stĺpcov do tabuľky a následným zadaním všetkých údajov.

Bežné webové časti v SharePointe

Webové časti sú opakovane použiteľné komponenty, ktoré zobrazujú obsah na webových stránkach v SharePointe. Webové časti sú základným komponentom pri vytváraní stránok SharePoint. Existuje množstvo webových častí, ktoré sa dodávajú hneď po vybalení s rôznymi vydaniami SharePointu. Môžete si tiež zakúpiť webové časti tretích strán, ktoré sa zapoja priamo do prostredia SharePointu.

Webové časti, ktoré máte k dispozícii, závisia od edície SharePoint, ktorú používate, ako aj od funkcií, ktoré ste aktivovali. Napríklad webové časti PerformancePoint sú dostupné len s licenciou Enterprise a keď je aktivovaná funkcia PerformancePoint Services. Webové časti aplikácie Project Web App sú dostupné len vtedy, keď máte nainštalovaný Project Server.

Nasleduje zoznam bežných kategórií webových častí, ktoré by ste mali poznať:

• Aplikácie: Každá inštancia aplikácie, ktorú ste pridali na svoju lokalitu, má priradenú webovú časť. Webové časti aplikácie vám umožňujú pridať zobrazenie údajov vo vašej aplikácii na vaše webové stránky.
• Blog: Poskytuje webové časti pre blogovú lokalitu.
• Obchodné údaje: Zoskupenie webových častí určených na zobrazenie obchodných informácií, ako sú stav, indikátory a ďalšie obchodné údaje. Toto zoskupenie zahŕňa aj webové časti na vkladanie dokumentov Excel a Visio a na zobrazovanie údajov zo služieb Business Connectivity Services (BCS). BCS je súčasť SharePointu, ktorá vám umožňuje pripojiť sa k údajom uloženým mimo SharePointu.
• Komunita: Zoskupenie komunity obsahuje webové časti pre funkcie komunity SharePointu. To zahŕňa veci ako členstvo, pripojenie ku komunite a informácie o komunite. Okrem toho existujú nástroje pre správcov komunity.
• Súhrn obsahu: Obsahuje webové časti, ktoré sa používajú na zhrnutie (agregovanie) obsahu. Existujú webové časti na zhrnutie výsledkov vyhľadávania, poskytovanie súhrnov projektov, zobrazenie časovej osi a zobrazenie relevantných dokumentov z celej lokality.
• Množiny dokumentov: Webové časti špeciálne navrhnuté na prácu so skupinami dokumentov.
• Filtre: Webové časti, ktoré možno použiť na filtrovanie informácií. Tieto webové časti sú navrhnuté na prepojenie s inými webovými časťami s cieľom poskytnúť užitočný mechanizmus filtrovania. Môžete mať napríklad zoznam obsahu a chcete, aby používatelia mohli filtrovať na základe určitých kritérií. Tieto webové časti môžete použiť na poskytnutie mechanizmu filtrovania.
• Formuláre: Webové časti, ktoré vám umožňujú vložiť formuláre HTML alebo InfoPath na stránku.
• Médiá a obsah: Táto kategória poskytuje webové časti, ktoré zobrazujú médiá, ako sú obrázky, videá a stránky. Okrem toho je tu aj Web Part na zobrazenie Silverlight aplikácií.
• PerformancePoint: Webové časti špeciálne navrhnuté pre služby PerformancePoint.
• Project Web App: Webové časti špeciálne navrhnuté pre Project Server. Tieto webové časti obsahujú funkcie na zobrazenie informácií o projekte, ako sú problémy, úlohy, časové výkazy a stav.
• Hľadať: Poskytuje webové časti pre funkcie vyhľadávania, ako je vyhľadávacie pole na zadávanie dotazu, výsledky vyhľadávania a spresnenie výsledkov.
• Obsah riadený vyhľadávaním: Poskytuje webové časti, ktoré zobrazujú obsah na základe vyhľadávania. Existujú napríklad webové časti, ktoré zobrazujú položky zodpovedajúce určitej značke, stránky založené na vyhľadávacom dopyte a nedávno zmenené položky.
• Sociálna spolupráca: Táto kategória obsahuje webové časti navrhnuté pre sociálne komponenty SharePointu, ako sú kontaktné údaje používateľa, zdieľaná tabuľa poznámok, oblaky značiek a úlohy používateľa.

Typy stránok SharePoint

Webová stránka je dokument, ktorý sa zobrazuje vo vašom webovom prehliadači. Jediný rozdiel medzi webovou stránkou a bežným textovým dokumentom je v tom, že webová stránka má špeciálne označenie, ktoré hovorí webovému prehliadaču, ako ju má zobraziť.

SharePoint vezme podrobnosti o špeciálnom označovaní a hodí ho do zákulisia. Zostane vám niekoľko rôznych typov stránok, ktoré môžete pridať na svoje lokality SharePoint.

Tie obsahujú

• Stránka lokality: Stránka lokality je švajčiarsky nožík stránok SharePoint. Zahŕňa možnosť upravovať ako stránku wiki a tiež vkladať webové časti. Stránka lokality je podobná vytváraniu stránky pomocou dokumentu programu Word. Je veľmi intuitívny a ľahko sa s ním začína.
• Wiki stránka: Wiki stránka je známa aj ako obsahová stránka. Obsah na stránku Wiki môžete pridať zadaním a formátovaním textu. Okrem toho môžete vkladať obrázky a webové časti. Pridávanie obsahu na stránku Wiki je podobné práci s programom Office Word, pretože všetky možnosti formátovania obsahu sú obsiahnuté v hornej časti stránky na páse s nástrojmi. A ako už názov napovedá, Wiki stránka spracováva všetky wiki príkazy, ako sú znaky [ a ].
• Stránka webovej časti: Stránka webovej časti je špeciálne navrhnutá pre webové časti. Stránka webových častí obsahuje zóny webových častí, do ktorých môžete pridať webové časti. Pomocou stránky webovej časti môžete presúvať webové časti medzi zónami a navzájom ich spájať. Pri vytváraní stránky webovej časti si môžete vybrať z viacerých rozložení zón webových častí.