Project 2010, najnovšia inkarnácia obľúbeného softvéru na riadenie projektov od spoločnosti Microsoft, ponúka obrovské množstvo funkcií. Microsoft Project 2010 však pravdepodobne nie je ako žiadny iný softvér, ktorý ste kedy používali, takže jeho zvládnutie sa môže zdať skľučujúcim procesom. Tento Cheat Sheet vám poskytuje tipy a triky, ako robiť to, čo robíte každý deň ako projektový manažér.
Ako používať Microsoft Project 2010 na riešenie konfliktov zdrojov
Keď je zdroj preťažený, použite Microsoft Project 2010, aby ste zabezpečili, že váš projekt zostane na správnej ceste. Pomocou programu Microsoft Project 2010 môžete vyriešiť konflikty zdrojov úpravou priradení, zmenou plánovania a podobne. Zvážte nasledujúce taktiky na riešenie konfliktov zdrojov:
-
Skontrolujte dostupnosť zdroja pre projekt. Napríklad zmeňte dostupnosť osoby z 50 percent na 100 percent.
-
Upravte priradenia, aby ste v časovom rámci konfliktu odstránili zdroj z niektorých úloh. Na tento účel je skvelé nové zobrazenie Team Planner.
-
Presuňte úlohu, ku ktorej je zdroj priradený, na neskorší dátum pomocou nástroja Presunúť úlohu alebo upravte vzťahy závislostí úlohy.
-
Pridajte druhý zdroj k úlohe, pre ktorú je preťažený zdroj zaneprázdnený. V prípade potreby zmeňte úlohu na automatické plánovanie a riadené úsilím, aby ste umožnili dokončenie úlohy skôr a uvoľnili zdroje skôr.
-
Pri niektorých úlohách nahraďte zdroj iným. Ak používate Project Server, skúste s tým pomôcť Sprievodcu náhradou zdrojov.
-
Vyberte úlohu a potom kliknite na tlačidlo Skontrolovať v skupine Úlohy na karte Úloha. Faktory ovplyvňujúce načasovanie vybranej úlohy sú poskytnuté, takže môžete podniknúť akékoľvek kroky potrebné na ich vyriešenie: ak napríklad načasovanie riadi závislosť úlohy a môžete túto závislosť upraviť, môže to vyriešiť váš problém.
-
Vykonajte zmeny v základnom kalendári zdrojov, aby zdroj mohol pracovať viac času za týždeň.
Vytvorte plán projektu pomocou programu Microsoft Project 2010
Vytvorenie harmonogramu projektu je v programe Microsoft Project 2010 jednoduché. Nasleduje niekoľko užitočných krokov, ktoré vám pomôžu zostaviť harmonogram programu Microsoft Project. Po dokončení zoznamu ste pripravení spustiť projekt a sledovať jeho pokrok. Potom môžete nahlásiť pokrok vedeniu pomocou správ programu Microsoft Project, jednoduchým vytlačením plánu alebo jeho zdieľaním na webe.
-
Zadajte informácie o projekte (napríklad dátum začiatku).
-
Nastavte si pracovný kalendár.
-
Vytvorte úlohy, vyberte spôsob plánovania a nastavenia typu úlohy a zadajte informácie o trvaní.
-
Vytvorte míľniky (úlohy s nulovým trvaním) vo svojom projekte.
-
Usporiadajte svoje úlohy do fáz pomocou prehľadnej štruktúry projektu.
-
Vytvorte závislosti medzi úlohami a v prípade potreby pridajte obmedzenia.
-
Vytvorte zdroje, priraďte informácie o nákladoch/sadzbách a kalendári zdrojov.
-
Priraďte zdroje k úlohám.
-
Vyriešte konflikty zdrojov.
-
Skontrolujte celkové trvanie a náklady projektu av prípade potreby vykonajte úpravy.
-
Nastavte základnú líniu.
Užitočné webové stránky na zdokonaľovanie odborných znalostí projektového manažmentu
Či už považujete riadenie projektov za umenie alebo zručnosť, Microsoft Project 2010 vám pomôže robiť to lepšie. Rozšírte svoje znalosti o Microsoft Project návštevou webových lokalít, ktoré ponúkajú šablóny a doplnky tretích strán pre Microsoft Project a ďalšie informácie o riadení projektov:
Klávesové skratky programu Microsoft Project 2010
Microsoft Project 2010 maximalizuje efektivitu pri riadení projektov – ale skratky Project 2010 vám tiež šetria čas na klávesnici: Tu je niekoľko klávesových skratiek, ktoré budete neustále používať pri vytváraní plánu projektu a práci s ním.
Stlačenie klávesu |
Výsledok |
Vložiť |
Vloží novú úlohu |
Ctrl+K |
Vloží hypertextový odkaz |
F7 |
Spustí kontrolu pravopisu |
Alt+F10 |
Prideľuje zdroje |
Shift+F2 |
Otvorí dialógové okno Informácie o úlohe |
F1 |
Otvorí pomocníka programu Microsoft Project |
Ctrl+F |
Zobrazí dialógové okno Nájsť |
Ctrl+F2 |
Prepája vybrané úlohy |
Ctrl+G |
Zobrazí dialógové okno Prejsť na |
Ctrl+H |
Zobrazí dialógové okno Nahradiť |
Ctrl+Z |
Zruší predchádzajúcu akciu |
Ctrl+Y |
Znova vykoná vrátenú akciu |
Ctrl+P |
Zobrazí ukážku tlače v Backstage |
Ctrl+N |
Otvorí nový prázdny projekt |
Ctrl+O |
Otvorí dialógové okno Otvoriť |
Ctrl+S |
Uloží súbor |
Techniky projektového manažmentu, ktoré šetria čas
Projektový manažment je predovšetkým o šetrení času. Ale aj s nástrojmi na správu, ako je Microsoft Project 2010, môže váš projekt trvať dlhšie, ako ste očakávali. V takom prípade vyskúšajte nasledujúce metódy na sprísnenie časovania:
-
Zvýšte počet automaticky naplánovaných úloh vo svojom pláne projektu, aby ich Project mohol automaticky preplánovať.
-
Upravte závislosti, aby sa úlohy mohli spustiť skôr, ak je to možné.
-
V prípade potreby vytvorte prekrývajúce sa závislosti.
-
Znížte množstvo uvoľnenia (ale nikdy sa ho nezbavte všetkého!) pri jednotlivých úlohách.
-
Pridajte zdroje do automaticky naplánovaných úloh riadených úsilím, aby sa dokončili skôr.
-
Zvážte, či sa váš projekt nezaobíde bez určitých úloh (napríklad druhá fáza testovania kvality alebo kontrola návrhu balíka manažmentom).
-
Outsourcujte fázu vášho projektu, keď ju vnútropodnikové ľudské zdroje nemôžu dokončiť, pretože sú zaneprázdnené inými úlohami.