Ako zoradiť zoznamy údajov v jednom poli v Exceli 2013

Každý zoznam údajov, ktorý zostavíte v Exceli 2013, bude mať nejaké preferované poradie na uchovávanie záznamov. Môžete triediť podľa jedného alebo viacerých polí. V závislosti od zoznamu možno budete chcieť zobraziť záznamy v abecednom poradí podľa priezviska.

V prípade tabuľky klientskych údajov možno budete chcieť vidieť záznamy zoradené abecedne podľa názvu spoločnosti. V prípade zoznamu Údaje o zamestnancovi je preferované poradie v číselnom poradí podľa IČO prideleného každému zamestnancovi pri jeho prijatí.

Keď na začiatku zadávate záznamy pre nový zoznam údajov, nepochybne ich zadávate buď v preferovanom poradí, alebo v poradí, v akom ich záznamy získavate. Čoskoro zistíte, že nemáte možnosť pridávať ďalšie záznamy v tomto preferovanom poradí. Vždy, keď pridáte nový záznam, Excel pripojí tento záznam na spodok databázy pridaním nového riadka.

Predpokladajme, že pôvodne zadáte všetky záznamy do zoznamu údajov o klientovi v abecednom poradí podľa spoločnosti a potom pridáte záznam pre nového klienta: Pammy's Pasta Palace . Excel umiestni nový záznam na spodok suda – do posledného riadku hneď za Zastrow and Sons – namiesto toho, aby ho vložil na správnu pozíciu, ktorá je niekde po Acme Pet Supplies.

Toto nie je jediný problém, ktorý môžete mať s pôvodným poradím záznamov. Aj keď záznamy v zozname údajov zostanú stabilné, preferované poradie predstavuje len poradie, ktoré používate väčšinu času. A čo tie časy, keď potrebujete vidieť záznamy v inom, špeciálnom poradí?

Ak napríklad zvyčajne pracujete so zoznamom údajov klienta v číselnom poradí podľa čísla prípadu, možno budete musieť namiesto toho vidieť záznamy v abecednom poradí podľa priezviska klienta, aby ste rýchlo našli klienta a vyhľadali jeho zostatok splatný v vytlačiť.

Keď používate záznamy na generovanie poštových štítkov pre hromadnú korešpondenciu, chcete, aby boli záznamy v poradí podľa PSČ. Pri generovaní reportu pre vašich zástupcov účtu, ktorý ukazuje, ktorí klienti sa nachádzajú na území koho, potrebujete záznamy v abecednom poradí podľa štátu a možno aj podľa mesta.

Ak chcete, aby Excel správne zoradil záznamy v zozname údajov, musíte určiť, ktoré hodnoty poľa určujú nové poradie záznamov. (Takéto polia sú technicky známe ako triediace kľúče v jazyku databázového nadšenca.) Ďalej musíte špecifikovať, aký typ objednávky chcete vytvoriť pomocou informácií v týchto poliach. Vyberte si z dvoch možných objednávok:

• Vzostupné poradie: Textové položky sú usporiadané v abecednom poradí od A po Z, hodnoty sú usporiadané v číselnom poradí od najmenšej po najväčšiu a dátumy sú usporiadané v poradí od najstaršej po najnovšie.

• Zostupné poradie: Toto je opačné poradie v abecednom poradí od Z po A, číselné poradie od najväčšieho po najmenšie a dátumy od najnovšieho po najstaršie.

Ak potrebujete zoradiť zoznam údajov len podľa jedného konkrétneho poľa (ako je pole Číslo záznamu, Priezvisko alebo Spoločnosť), jednoducho kliknite na tlačidlo Automatický filter daného poľa a potom kliknite na príslušnú možnosť zoradenia v jeho rozbaľovacom zozname:

• Zoradiť od A po Z alebo Zoradiť od Z po A v textovom poli

• Zoradiť od najmenšieho po najväčšie alebo Zoradiť od najväčšieho po najmenšie v číselnom poli

• Zoradiť od najstarších po najnovšie alebo Zoradiť od najnovších po najstaršie v dátumovom poli

Excel potom preusporiada všetky záznamy v zozname údajov v súlade s novým vzostupným alebo zostupným poradím vo vybranom poli. Ak zistíte, že ste zoznam zoradili omylom, jednoducho kliknite na tlačidlo Späť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup alebo ihneď stlačte kombináciu klávesov Ctrl+Z, čím sa zoznam vráti do poradia predtým, ako vyberiete jednu z týchto možností zoradenia.

Excel zobrazuje, kedy sa pole použilo na zoradenie zoznamu údajov pridaním šípky nahor alebo nadol k tlačidlu Automatický filter. Šípka smerujúca nahor znamená, že bolo použité vzostupné zoradenie a šípka smerujúca nadol znamená, že bolo použité zostupné zoradenie.