Ako zdieľať zdroje v projekte 2013

Keď sa organizácia súčasne zapojí do projektov podobného charakteru, čerpanie z centralizovaného fondu zdrojov jej môže ušetriť čas, pretože nemusí vytvárať zdroje, ktoré už existujú. Užitočné môže byť aj sledovanie zdrojov v rámci projektov.

Mnoho organizácií riadi veľa projektov súčasne. Niekedy je projekt jediným projektom svojho druhu v spoločnosti, ako napríklad organizácia sťahovania kancelárie. Iné, ako napríklad projekt stavebného dizajnu v architektonickej firme, prebiehajú súčasne s niekoľkými inými podobnými projektmi a čerpajú z mnohých rovnakých zdrojov, ako sú architekti a navrhovatelia.

Na získanie existujúcich zdrojov z firemného adresára alebo z vlastného adresára v programe Outlook môžete použiť ďalšiu funkciu Project 2013, ktorá šetrí čas.

Zber zo zdrojov

Ak používate Project 2013 v celej vašej spoločnosti, môžete mať fond zdrojov, centralizované úložisko spoločných zdrojov, ktoré umožňuje projektovým manažérom priraďovať tieto zdroje k rôznym projektom. Použitím fondu zdrojov si môžete kedykoľvek vytvoriť realistickejšiu predstavu o vyťaženosti zdrojov vo všetkých projektoch.

Nezamieňajte si fondy zdrojov s podnikovými zdrojmi, ktoré si vyžadujú nastavenie Project Professional, Project Server a Microsoft Office Project web App. Fond zdrojov je jednoducho súbor projektu, ktorý obsahuje iba zoznam zdrojov v zobrazení hárka zdrojov a je uložený na zdieľanom sieťovom disku pre vašu pracovnú skupinu alebo na serveri vašej spoločnosti.

Ktokoľvek s prístupom k súboru fondu zdrojov môže priradiť prostriedky, ktoré obsahuje, k projektom. Fond zdrojov ušetrí každému problémy s opakovaným vytváraním týchto zdrojov vo svojich individuálnych projektoch.

Ak kedykoľvek skombinujete samostatné projekty do jedného hlavného projektu, Project 2013 vám umožní mať duplicitné zdroje. Ak prepojíte kombinované projekty a potom odstránite duplicitný zdroj v hlavnom projekte, odstráni sa aj v podprojekte.

Lepším postupom je, aby všetky samostatné projekty zdieľali zdroje z fondu zdrojov, aby pri vytváraní súboru hlavného projektu neexistovali žiadne duplicitné zdroje.

Importujte zdroje z programu Outlook

Project vám umožňuje ušetriť čas strávený zadávaním informácií o zdrojoch tým, že vám umožňuje čerpať zdroje z programu Outlook.

Ak chcete získať prostriedky z programu Outlook, musíte ho zadať ako predvolený e-mailový program: Otvorte program Outlook a keď sa vás spýta, či chcete, aby to bol váš predvolený program, povedzte áno.

Keď do projektu vložíte jeden alebo viac prostriedkov programu Outlook, pridajú sa do zoznamu projektov pomocou názvu zdroja a e-mailovej adresy tak, ako existujú v adresári programu Outlook. Predvolené počiatočné písmeno prvého písmena a typ práce sú tiež vopred priradené. Potom môžete k zdroju pridať akékoľvek podrobnosti, ktoré sa vám páčia.

Ak chcete vložiť zdroje z adresára programu Outlook, zobrazte zobrazenie hárka zdrojov a postupujte takto:

Vyberte Zdroj → Pridať zdroje → Adresár.

Zobrazí sa dialógové okno Select Resources.

Kliknite na názov zdroja v zozname Názov.

Kliknutím na Pridať umiestnite vybratý názov do zoznamu Zdroje.

Zopakovaním krokov 2 a 3 pridajte do projektu všetky názvy zdrojov, ktoré chcete importovať.

Keď skončíte, kliknite na tlačidlo OK.

Názvy sa teraz objavia v zozname zdrojov projektu a môžete ich priradiť k úlohám.