Ako zdieľať svoje dokumenty v SharePointe

Aplikácie SharePoint založené na knižniciach vám umožňujú bezpečne ukladať a zdieľať súbory a tiež pridávajú funkcie, ktoré vám pomáhajú spravovať veci, ako je pracovný tok dokumentov (procesy, ktoré umožňujú ľuďom upravovať, komentovať a schvaľovať dokumenty) a histórie verzií (čo sa stalo s súbor a kto čo urobil).

Hoci zdieľanie súborov poskytuje jednu cestu cez priečinky k dokumentu, aplikácie knižnice SharePoint vám poskytujú iné cesty na vystavenie obsahu. K dokumentom máte prístup priamo cez prehliadač, môžete ich zobraziť vo webových častiach a môžete ich triediť a filtrovať podľa ich metadát a typov obsahu. A pomocou knižničných aplikácií môžete zobraziť súbory podľa názvu, nielen podľa názvu súboru.

Aplikácie Knižnica vám ponúkajú viacero možností, ako sa do nich dokumenty dostanú. Dokument môžete uložiť do aplikácie Knižnica pomocou klienta balíka Microsoft Office, ako je Word alebo Excel, alebo môžete dokumenty odoslať e-mailom do aplikácií Knižnica alebo myšou pretiahnuť z Prieskumníka Windows. A môžete vytvárať dokumenty priamo v aplikácii.

Bez ohľadu na to, ako svoje dokumenty dostanete do aplikácií Knižnica SharePointu, jednoducho ich tam dostanete – zdieľanie dokumentov so spolupracovníkmi v aplikácii je oveľa jednoduchšie, ako používanie zdieľaní súborov alebo e-mailových príloh.

Aplikácie SharePoint môžu byť mätúce. Aplikácia založená na zozname je navrhnutá na ukladanie údajov do stĺpcov. Aplikácia založená na knižnici je navrhnutá na ukladanie dokumentov a údajov o týchto dokumentoch do stĺpcov. SharePoint 2013 sa snaží zjednodušiť celú diskusiu o zozname a knižnici a všetko nazýva aplikáciou.

Keď vytvoríte aplikáciu, dáte jej názov a vyberiete šablónu aplikácie. Od tej chvíle už len voláte svoju aplikáciu jej názvom. Môžete napríklad vytvoriť aplikáciu Sales Pitch. Aplikácia je navrhnutá na uchovávanie dokumentov predajných ponúk. Keďže aplikácia uchováva dokumenty, používa šablónu aplikácie Knižnica dokumentov.

Ak ste skúseným používateľom SharePointu, môže vám chvíľu trvať, kým sa zorientujete v tejto novej aplikácii. Ale keď si uvedomíte, že väčšina používateľov neuvažuje v pojmoch zoznamov a knižníc a namiesto toho premýšľa o tom, čo zoznam alebo knižnica robí, je skutočne oveľa jednoduchšie nazvať všetko aplikáciou.

Aplikáciu môže webový vývojár vytvoriť aj od začiatku ako samostatnú aplikáciu, takže takáto aplikácia nie je založená na zozname alebo knižnici.