Ako zdieľať prácu v iných formátoch v Office 2016

Keď zdieľate elektronickú kópiu svojej práce z balíka Office 2016, napríklad prostredníctvom prílohy e-mailu, nastáva problém, ak váš príjemca nemá rovnakú aplikáciu, v ktorej by si ju mohol zobraziť. Ak napríklad odošlete prezentáciu v PowerPointe priateľovi, ktorý nemá PowerPoint, možno ju nebude môcť otvoriť.

Existujú dva základné spôsoby, ako vyriešiť problémy s nekompatibilitou: Buď príjemca získa aplikáciu, ktorá dokáže prezerať súbory, alebo odosielateľ (to ste vy) môže uložiť súbor vo formáte, ktorý si už príjemca môže prezerať.

Ak sa chystáte riešiť problém zo strany príjemcu, najjednoduchším spôsobom je, aby príjemca použil bezplatnú webovú aplikáciu PowerPoint, ktorú nájdete online . (Vyžaduje sa konto Microsoft, ktoré je bezplatné.) Dostupné sú všetky webové verzie programov Word, Excel, PowerPoint, Outlook a OneNote. Nie sú také plnohodnotné ako originály, ale fungujú dobre na prezeranie a jednoduché úpravy.

Ak sa chystáte na riešenie zo strany odosielateľa, najprv zistite, ktoré formáty súborov alebo aplikácie používa váš príjemca, a potom určte zodpovedajúci formát súboru, do ktorého sa vaša aplikácia uloží. Formáty súborov dostupné pre vašu aplikáciu nájdete cez Uložiť Ako dialógové okno, z ktorého môžete vybrať iný typ súboru.

Pre textové súbory je skvelou voľbou formát Rich Text Format (.rtf). Je to takmer univerzálny formát, ktorý dokáže otvoriť takmer každý program na spracovanie textu a používatelia programu Word bežne ukladajú v tomto formáte, keď si chcú vymieňať dokumenty s niekým, kto používa veľmi starý alebo nejasný program na spracovanie textu, ktorý nepodporuje súbory programu Word. Obrázok ukazuje, že RTF je vybraný ako formát súboru v programe Microsoft Word.

Môžete si vybrať súbor RTF z poľa Uložiť ako typ: v programe Word 2016.

Zmena na iný formát súboru môže viesť k strate určitého formátovania. Niektoré funkcie v aplikáciách balíka Office 2016 fungujú iba vtedy, keď sú dokumenty uložené v natívnom formáte aplikácie, ako sú vypĺňacie polia, makrá, určité typy upraviteľných obrázkov a motívy formátovania. Preto väčšina ľudí neukladá v iných formátoch, pokiaľ to nie je nevyhnutné.

Ak príjemca nebude musieť dokument upravovať, najlepšie urobíte, ak ho uložíte v špeciálnom formáte určenom na zdieľanie rozložených strán iba na čítanie: jazyk popisu stránky . Príjemca tak uvidí stránku presne tak, ako ste ju zamýšľali, bez toho, aby musel nájsť a stiahnuť samostatný prehliadač pre konkrétny typ súboru.

Office 2016 podporuje dva hlavné jazyky popisu stránky:

• PDF: Formát vytvorený spoločnosťou Adobe, široko používaný na celom internete na distribúciu dokumentov. Neprichádza so systémom Windows, ale čítačku tohto formátu — Adobe Reader — si môžete stiahnuť zadarmo . Áno, príjemca si stále musí stiahnuť Reader, ale je to len jeden program, ktorý bude fungovať pre obsah zo všetkých aplikácií balíka Office a mnoho ďalších dokumentov.

• XPS: Formát vytvorený spoločnosťou Microsoft, natívne podporovaný v systéme Windows Vista a novších. Každý, kto má Windows Vista alebo novší, už má tento prehliadač k dispozícii.

Môžete uložiť vo formáte PDF alebo XPS priamo z aplikácie. Nasleduj tieto kroky:

Vyberte Súbor → Uložiť ako a potom prejdite na požadované miesto uloženia.

V dialógovom okne Uložiť ako v zozname Uložiť ako typ vyberte buď dokument PDF alebo XPS. Dialógové okno sa zmení a zobrazí niektoré ďalšie ovládacie prvky.

Namiesto krokov 1–2 môžete vybrať Súbor → Exportovať → Vytvoriť dokument PDF/XPS → Vytvoriť PDF/XPS.

(Voliteľné) V prípade potreby zmeňte názov súboru. V predvolenom nastavení je to rovnaký názov ako dátový súbor, s ktorým pracujete.

Vykonajte výber Optimalizovať pre.

Pre dokumenty, ktoré možno vytlačiť aj na papier, vyberte možnosť Štandardné (predvolené).

Pre dokumenty, ktoré budú zdieľané iba online, zvoľte Minimálna veľkosť.

Kliknite na tlačidlo Uložiť. Uložený súbor sa otvorí vo svojom natívnom programe, ktorým je buď Adobe Reader (formát PDF) alebo XPS Viewer alebo Internet Explorer (formát XPS).

Môžete sa rozhodnúť uložiť svoje dokumenty ako súbory PDF alebo XPS.