Ako vytvoriť plán riadenia komunikácie projektu Microsoft

Keď plánujete projekt v programe Microsoft Project 2019, zvážte, aké informácie potrebujete vy (alebo iná zainteresovaná strana) sledovať, kto má tieto informácie, ako budú doručené a ako často je potrebné ich aktualizovať. Tieto informácie sú často uložené v samostatnom dokumente známom ako plán riadenia komunikácie. Nasledujúca tabuľka ukazuje jednoduchý príklad.

Plán riadenia komunikácie

Plán riadenia komunikácie môže byť zložitý – alebo taký jednoduchý ako tabuľka vo Worde alebo tabuľka Excel. Do stĺpca úplne vľavo zadáte meno alebo pozíciu každej zainteresovanej strany a potom v hornej časti zadáte potrebné informácie, spôsob a frekvenciu doručenia.

Nie je to žiadna raketová veda, ale stále musíte dopredu určiť, ktoré informácie by ste chceli sledovať, kedy by ste ich mohli chcieť a v akej forme. Možno si budete chcieť pozrieť Ako sa vyhnúť bežným nástrahám projektového manažmentu .

Krok 1 vášho plánu riadenia komunikácie projektu: zbierajte údaje

Prvým krokom pri sledovaní pokroku na projekte je zhromaždenie informácií o tom, čo sa deje. Čím jednoduchšie je nahlásiť pokrok na projekte, tým lepšie, pretože to urobia ľudia . Čím rutinnejšie spravíte hlásenie – napríklad každý piatok, na konkrétnom formulári odovzdanom tej istej osobe – tým jednoduchšie bude zhromažďovanie údajov.

Tieto informácie potom môžete vložiť do Projectu niekoľkými spôsobmi: Pomocou rôznych zobrazení a tabuliek zadajte informácie do hárkov s údajmi, zadajte informácie do dialógového okna Informácie o úlohe alebo použite nástroje sledovania v skupine Plán na karte Úloha na páse s nástrojmi. .

Množstvo údajov, ktoré zhromažďujete, je určené informáciami, ktoré potrebujete sledovať, a úrovňou podrobností. Niektorí ľudia napríklad používajú Project iba na vytvorenie časovej osi pre svoje aktivity. Iní využívajú zdroje a sledujú svoju celkovú prácu na úlohách, len nie na úroveň detailov, ktorá kontroluje vykonanú hodinovú prácu. Pre niektorých ľudí stačí označiť jednu úlohu na 50 percent dokončenú a ďalšiu na 100 percent – ​​a nechať Project predpokladať, že všetky zdroje dokončili svoje odhadované množstvo práce – je v poriadku.

Krok 2 vášho plánu riadenia komunikácie projektu: použite metódu sledovania

Musíte určiť pre vás najlepšiu metódu sledovania, ktorá je určená množstvom a typom informácií, ktoré potrebujete sledovať. Spoločnosť Microsoft poskytuje v Projecte 2019 štyri metódy sledovania:

• Úloha – celkom
• Úloha – časovo rozfázovaná
• Zadanie – celkom
• Zadanie – časovo rozložené

Tieto metódy môžete začať chápať porovnaním sledovania úloh a sledovania úloh. Môžete sledovať informácie podľa úlohy, pričom do aktuálneho času (alebo do dátumu stavu, ktorý vyberiete) uvediete celkovú dokončenú prácu alebo náklady na úlohu. Alebo môžete sledovať informácie podľa priradenia, čo je podrobnejšie sledovanie, ktoré zobrazuje celkovú dokončenú prácu alebo náklady podľa jednotlivých zdrojov.

Predpokladajme, že úloha Test Electrical Components sa odhaduje na 12 hodín práce podľa základnej línie projektu. Inžinier, elektrikár a asistent – ​​tri ľudské zdroje – sú pridelené na 100 percent svojho času. Sledovanie podľa úlohy – celkovo, môžete si jednoducho všimnúť, že úloha je dokončená na 75 percent, čo znamená deväť hodín dokončenej práce.

Projekt predpokladá, že tri zdroje rozdelia prácu rovnomerne – tri hodiny pre každý zdroj. V skutočnosti však Inžinier strávil jednu hodinu, Elektrikár šesť a asistent dve. Preto do obrazu vstupuje časovo fázovaná premenná. Časovo-fázové sledovanie používa špecifické časové prírastky, či už sa rozhodnete sledovať prácu podľa úlohy alebo prácu dokončenú jednotlivými zdrojmi na úlohe.

Takže v úlohe Test Electrical Components môžete použiť úlohu – časovo fázovaný prístup na sledovanie deviatich hodín na dennej báze. Alebo môžete použiť priradenie – časovo fázovaný prístup na sledovanie práce každého zdroja, hodinovú alebo dennú.

Ak projekt alebo organizácia nevyžaduje podrobné priradenie alebo sledovanie v časovom slede, je lepšie použiť metódu task – total. Potom môžete stráviť menej času zadávaním informácií do projektu a viac času riadením tímu a zainteresovaných strán.

Krok 3 vášho plánu riadenia komunikácie projektu: použite nástroje na sledovanie

Niekedy sa zdá, že Project poskytuje praktické tlačidlo pre všetko, čo potrebujete urobiť na projekte, tak prečo by malo byť sledovanie iné? Nástroje sledovania v hornej časti skupiny Plán na karte Úloha vykonávajú aktualizácie vybratých úloh v ľubovoľnom zobrazení hárka. Na obrázku sú zobrazené nástroje na sledovanie. Päť vľavo predstavuje tlačidlá s percentom dokončenia a tlačidlo napravo vám umožňuje označiť úlohy alebo aktualizovať úlohy.

Sledovacie tlačidlá.

Tieto nástroje vykonávajú konkrétne aktualizácie vybraných úloh:

• Percento dokončenia: Kliknutím na tento nástroj rýchlo označíte priebeh úlohy pomocou hrubého výpočtu percenta dokončenej práce v 25-percentných prírastkoch.
• Označiť na trase: Výberom úlohy a kliknutím na tento nástroj sa aktivita automaticky zaznamená do dátumu stavu tak, ako ste ju naplánovali v základnej línii.
• Aktualizovať úlohy: Ak chcete zobraziť dialógové okno, ktoré obsahuje informácie o priebehu, trvaní, dátume začiatku a konca, nájdite tento nástroj v ponuke, ktorá sa otvorí po kliknutí na šípku nadol na tlačidle Označiť na trase. Môžete napríklad uviesť, či sa skutočný dátum začiatku úlohy líšil od aktuálneho dátumu začiatku. Nasledujúci obrázok zobrazuje dialógové okno Aktualizovať úlohy.

Dialógové okno Aktualizovať úlohy.

Na sledovanie a znázornenie pokroku môžete použiť niekoľko ďalších nástrojov, ktoré nájdete inde v Projecte:

• Aktualizovať projekt: Označte všetky úlohy v projekte ako dokončené k určitému dátumu stavu. Tento nástroj môžete použiť aj na preplánovanie nedokončenej práce.
• Presunúť úlohu: Zmeňte plán celej vybranej úlohy alebo jej časti. Tento nástroj, ktorý sa nachádza v skupine Úlohy na karte Úloha na páse s nástrojmi, môžete použiť na posunutie úlohy dopredu alebo dozadu alebo na preplánovanie jej častí podľa dátumu stavu.
• Pridať čiaru priebehu: Zapnite typ nástroja na kreslenie. Na karte Formát kliknite v skupine Formát na položku Mriežka. Kliknite na šípku nadol a vyberte položku Čiary priebehu. Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom môžete v určitých dátumoch nastaviť riadky priebehu: Zvislou čiarou, ktorá spája prebiehajúce úlohy, označujú, ktoré úlohy sú pred alebo pozadu oproti plánu.

Na všetko je k dispozícii zobrazenie Microsoft Project

Možno už viete, že Project má prehľad o všetkom, čo chcete robiť. Môžete napríklad použiť zobrazenie Hárok úloh a zobrazenie Využitie úloh na jednoduchú aktualizáciu informácií o úlohe alebo zdroji. K dispozícii je toľko variácií, že môžete veriť, že spoločnosť Microsoft si účtuje poplatky podľa zobrazenia.

Task Sheet — Zobrazenie tabuľky sledovania.

Využitie úloh – zobrazenie tabuľky sledovania.

Využitie úloh – zobrazenie tabuľky použitia.

Pri sledovaní pomocou zobrazenia hárka úloh vložím stĺpec, ktorý zobrazuje percento dokončenia. Ak chcete vložiť stĺpec, jednoducho kliknite pravým tlačidlom myši na hlavičku stĺpca, kliknite na položku Vložiť stĺpec a potom kliknite na položku % dokončené.

V závislosti od metódy sledovania potrebujete rôzne zobrazenia slúžiace na rôzne účely. Nasledujúca tabuľka špecifikuje najlepšie zobrazenie na použitie pre každú metódu sledovania.

Sledovanie zobrazení

Keď nájdete príslušné zobrazenie so zobrazenými správnymi stĺpcami, zadanie informácií o sledovaní je také jednoduché, ako zadanie počtu hodín, sumy v dolároch za fixné náklady alebo dátumu začiatku alebo konca do príslušného stĺpca pre úlohu, ktorú aktualizujete.