Ako vytvoriť novú databázu v Accesse 2016

Takže sa chcete ponoriť a začať budovať databázu v Accesse 2016? Myslite na to, že je dobré postupovať pomaly. V nasledujúcom postupe nastavíte novú databázu a potom pomocou Sprievodcu tabuľkou vytvoríte prvú tabuľku v databáze.

Ak Access ešte nie je spustený, venujte chvíľu jeho spusteniu.

V pracovnom priestore Accessu sa pod poľom Hľadať online šablóny zobrazí séria veľkých ikon šablón spolu s odkazmi na pravdepodobné vyhľadávania šablón, v ktorých sú uložené aktíva, firmy, kontakty, zamestnanec atď.

Kliknite na ikonu Prázdna pracovná databáza.

Zobrazí sa dialógové okno Prázdna pracovná databáza.

Nové prázdne databázy potrebujú názvy. Dajte sem tú svoju.

Zadajte názov, ktorý nahradí generickú databázu DatabaseX (kde X je číslo priradené chronologicky databáze).

Nemusíte zadávať príponu súboru (.accdb); Windows 7 a 8/8.1 zobrazujú vaše rozšírenia automaticky. Ak pri zmene názvu súboru omylom odstránite príponu súboru, nemusíte sa obávať – Access ju pridá k zadanému názvu súboru.

Ak sa vám nepáči priečinok, ktorý pre vás Access vybral, kliknite na malú ikonu priečinka a vyberte, kam chcete uložiť novú databázu.

Vyberte domov pre svoju novú databázu.

Keď kliknete na túto malú ikonu priečinka, otvorí sa dialógové okno Súbor Nová databáza. Odtiaľto môžete prejsť kamkoľvek vo vašom lokálnom systéme alebo v sieti, ku ktorej ste pripojení, a vybrať jednotku a priečinok, do ktorého chcete uložiť svoju novú databázu. Po dokončení výberu miesta pre vašu novú databázu sa kliknutím na tlačidlo OK vráťte do pracovného priestoru.

Kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

V centrálnej časti pracovného priestoru sa zobrazí prázdna tabuľka s názvom Table1 a na ľavej strane panel zobrazuje časti vašej databázy (zatiaľ je tu len jedna časť).

Nová tabuľka, nová databáza.

Keď kliknete na Vytvoriť a zobrazí sa dialógové okno s otázkou, či chcete nahradiť existujúci súbor, Access hovorí, že databáza so zadaným názvom sa už na disku nachádza.

• Ak je to pre vás novinka, kliknite na Nie a potom vymyslite iný názov pre vašu novú databázu.

• Ak ste zamýšľali nahradiť starú databázu novou, kliknite na Áno a pokračujte.

Vytvorte a pomenujte svoje polia v tabuľke dvojitým kliknutím na miesto s nápisom Click to Add v hornej časti druhého stĺpca v tabuľke.

Kliknite na šípku napravo od slov Click to Add a vyberte typ poľa, ktoré chcete pridať.

Pre väčšinu polí bude typ Text, ale vaše údaje a ich povaha (a ich želané použitie) budú diktovať, čo je tu najlepšie vybrať.

Čo je to pole ID v prvom stĺpci? Je tam štandardne a bude obsahovať jedinečné číslo pre každý záznam, ktorý vytvoríte (keď začnete zadávať záznamy, neskôr). To poskytuje jedinečné pole, ktoré vyžaduje každá tabuľka, najmä ak sa chystáte spojiť svoje tabuľky. Jeho názov môžete zmeniť tak, že dvakrát kliknete na názov „ID“ a zmeníte ho napríklad na Zákaznícke číslo.

Neskôr, po nastavení tabuliek a vytvorení vzťahov medzi nimi, môžete zmeniť priradenie toho, čo je známe ako primárny kľúč (iný názov pre jedinečné pole v tabuľke), a v tomto bode, ak chcete, pole ID možno odstrániť.

Zadajte nový názov poľa (nahradenie zvýrazneného zástupného názvu) a stlačením klávesu Enter nový názov poľa uložte.

Hneď ako stlačíte Enter, zobrazí sa nové pole s prázdnou v hornej časti, ktoré čaká na meno.

Opakujte kroky 7 a 8, kým nebudete mať v tejto tabuľke všetky polia, o ktorých si myslíte, že ich budete potrebovať. Vždy ich môžete neskôr premenovať (dvojitým kliknutím na aktuálne názvy), takže sa v tejto chvíli nebojte o dokonalosť. Stačí začať nastavovať polia, aby ste mohli začať zadávať údaje.

Vytvorte nové polia stlačením klávesu Enter po pomenovaní každého z nich.

Ak chcete uložiť novú tabuľku a celú databázu, stlačte Ctrl+S alebo kliknite na tlačidlo Uložiť na paneli nástrojov Rýchly prístup.

Je dobré si uložiť zakaždým, keď urobíte niečo dôležité – zostavenie tabuľky, aktualizácia niektorých polí, pridanie záznamov atď. – v podstate po čomkoľvek, čo by ste neradi museli robiť znova.

Málokedy je „Tabuľka1“ skutočne užitočným názvom pre tabuľku. Pred alebo po uložení databázy je premenovanie tabuľky jednoduché. Postupujte podľa týchto krokov:

Kliknite pravým tlačidlom myši na kartu Tabuľka.

V zobrazenej kontextovej ponuke vyberte možnosť Uložiť.

Do výsledného dialógového okna Uložiť ako zadajte názov tabuľky.

Kliknutím na tlačidlo OK ponechajte názov.

Ak chcete zahrnúť túto zmenu, znova si uložte databázu.