Ako vytvoriť hromadne zlúčené listy v programe Word 2013

Listy sú jedným z najbežnejších typov dokumentov Wordu 2013 zlúčených poštou. Na generovanie poštovej adresy sa zvyčajne používajú zlučovacie polia. V niektorých písmenách sa polia používajú aj na prispôsobenie samotného písmena.

Word 2013 poskytuje dva bloky kódu, ktoré šetria čas, > a >. Tlačidlá pre tieto kódy nájdete na karte Korešpondencia.

Kód > vám nastaví štandardnú poštovú adresu, alebo môžete vložiť jednotlivé kódy a vytvoriť blok poštových adries sami. Napríklad nasledujúce sú ekvivalentné:

Nasledujúce cvičenie nepoužíva kód uvítacieho riadku, pretože dátový súbor nemá oddelené polia pre mená a priezviská a kód > funguje najlepšie, keď sú tieto mená oddelené.

Otvorte dokument pre s písmenom v ňom.

Vyberte Korešpondenciu → Spustiť hromadnú korešpondenciu → Listy.

Vyberte Korešpondenciu → Vybrať príjemcov → Použiť existujúci zoznam.

Otvorí sa dialógové okno Vybrať zdroj údajov.

Prejdite do priečinka obsahujúceho dátové súbory pre hromadnú korešpondenciu. Vyberte súbor hromadnej korešpondencie a kliknite na Otvoriť.

Otvorí sa dialógové okno Vybrať tabuľku s výzvou na výber pracovného hárka, ktorý chcete použiť.

V dialógovom okne Vybrať tabuľku skontrolujte, či je vybratá položka Hárok1$ a kliknite na tlačidlo OK.

Znak dolára za názvom hárku je spôsob, akým Excel vyjadruje, že názov je absolútny – to znamená, že sa nemení, keď naň odkazujete vo vzorci. Pre naše účely v tomto cvičení to nie je podstatné.

Presuňte kurzor na riadok bezprostredne pod dátum a potom vyberte Korešpondencia → Blok adries.

Otvorí sa dialógové okno Vložiť blok adresy.

Ak vzorka v oblasti ukážky nie je správna, kliknite na tlačidlo Priradiť polia a zadajte, ktoré polia majú byť priradené ku ktorým častiam bloku adresy.

Skontrolujte, či adresa v oblasti ukážky vyzerá správne vytvorená, a potom kliknite na tlačidlo OK, aby ste prijali predvolené nastavenia.

V dokumente sa zobrazí kód >.

Stlačením klávesu Enter začnite za kódom > nový riadok a potom napíšte Vážení a raz stlačte medzerník.

Na karte Korešpondencia kliknite na šípku nadol pod Vložiť zlučovacie pole a v zobrazenej ponuke kliknite na položku Názov.

Vloží sa kód >.

Napíšte čiarku za kód a potom kliknutím presuňte kurzor tesne pred slovo sklad v prvom odseku.

Znova kliknite na šípku nadol pod tlačidlom Vložiť zlučovacie pole a kliknite na položku Mesto.

Na miesto vloženia sa vloží > kód.

Jedným stlačením medzerníka pridáte medzeru za kód.

List vyzerá ako v nasledujúcom príklade.

Vyberte Korešpondenciu → Ukážka výsledkov.

Prvé písmeno sa zobrazí tak, ako sa vytlačí. Všimnite si, že medzi riadkami bloku adresy je medzera navyše.

Vyberte všetky riadky bloku adresy v zobrazenom liste a potom vyberte Domov→ Medzery medzi riadkami a odsekmi→ Odstrániť medzeru za odsekom. Kliknutím preč z výberu ho po dokončení zrušíte.

To sa postará o problém s medzerami pre všetky písmená v zlučovacom súbore.

Kliknite na koniec posledného riadku bloku adresy a stlačte jedenkrát Enter, čím sa vytvorí ďalší riadok medzi adresou a pozdravom.

Zvoľte Korešpondenciu → Ďalší záznam, aby ste videli ukážku ďalšieho listu.

Aby písmená vyzerali lepšie, môžete ich na stránke vycentrovať vertikálne.

Kliknite na Ďalší záznam, kým neuvidíte všetky záznamy, a potom vyberte Korešpondenciu→ Dokončiť a zlúčiť→ Upraviť jednotlivé dokumenty.

Otvorí sa dialógové okno Zlúčiť do nového dokumentu.

Kliknutím na tlačidlo OK zlúčite všetky kópie do jedného dokumentu.

Otvorí sa nový dokument — Letters1.

Listujte v novom dokumente a skontrolujte písmená; potom ho zatvorte bez uloženia zmien.

Uložte zmeny v hlavnom súbore zlúčenia a potom ho zatvorte.