Ako vytvoriť e-mailové upozornenia pre skupinu SharePointu

Ak RSS nie je vašou úlohou, môžete sa rozhodnúť pre prijímanie e-mailových upozornení pri zmene aplikácií SharePoint vytvorením upozornenia. Upozornenia sú skvelým spôsobom, ako sledovať zmeny, ktoré vaši spoluhráči vykonajú v dokumentoch a položkách.

Na vytváranie upozornení potrebujete povolenie na vytváranie upozornení. Toto povolenie sa zvyčajne udeľuje s prednastavenou konfiguráciou skupiny Site Members SharePoint.

Ak chcete vytvoriť upozornenie pre aplikáciu, postupujte takto:

Prejdite do aplikácie, v ktorej sa chcete prihlásiť na odber upozornenia, a potom kliknite na rozbaľovacie tlačidlo Upozorniť ma v sekcii Zdieľať a sledovať na karte Knižnica na páse s nástrojmi (pre aplikácie založené na knižnici) alebo na karte Zoznam na páse s nástrojmi. (pre aplikáciu založenú na zozname).
Ak nevidíte tlačidlo Upozorniť, je pravdepodobné, že váš správca nenakonfiguroval nastavenia odchádzajúceho e-mailu. Ak nastavenia odchádzajúceho e-mailu nie sú nakonfigurované v centrálnej správe, potom sa tlačidlo Upozorniť používateľom jednoducho nezobrazí. Ak však používate SharePoint Online, odchádzajúce e-maily už spoločnosť Microsoft nakonfigurovala a môžete začať.

V rozbaľovacom zozname vyberte možnosť Nastaviť upozornenie na túto knižnicu.
Zobrazí sa okno New Alert.
Môžete sa prihlásiť na odber upozornenia na položku alebo dokument tak, že vyberiete položku alebo dokument a vyberiete možnosť Upozorniť ma na karte Položky na páse s nástrojmi.

Do textového poľa Názov výstrahy zadajte názov výstrahy.
Urobte z názvu niečo zmysluplné vo vašej doručenej pošte, napríklad Documents Modified Today – Budget Team Site . V opačnom prípade nemáte žiadny zmysluplný spôsob, ako rozlíšiť jedno upozornenie od druhého.

Do textového poľa Poslať upozornenia komu zadajte okrem vás mená ľudí, ktorí by mali dostať upozornenie.
Správne, môžete sa prihlásiť na odber upozornenia pre ostatných ľudí! Musíte mať povolenie na správu upozornení, ktoré je predvolene udelené vlastníkom lokality.
Organizácie a vlastníci stránok môžu chcieť prihlásiť viacerých používateľov na odber upozornení, aby mali istotu, že budú dostávať dôležité aktualizácie, a tiež ich povzbudiť, aby prispievali do diskusného fóra, blogu alebo wiki. Používatelia sa stále môžu odhlásiť úpravou nastavení v nastaveniach upozornení.

V časti Spôsob doručenia vyberte, či chcete dostávať upozornenia prostredníctvom e-mailu alebo textovej správy na váš mobilný telefón.
Textové správy vyžadujú, aby váš správca SharePointu nakonfiguroval túto službu prostredníctvom tretej strany, takže možno nebudete môcť odosielať upozornenia do telefónu.

V časti Typ zmeny vyberte možnosť, ktorá zodpovedá typu upozornení, ktoré chcete dostávať — Všetky zmeny, Nové položky sú pridané, Existujúce položky sú upravené alebo Položky sú odstránené.
Ak ste zodpovední za správu aplikácie, mali by ste dostať upozornenie vždy, keď budú položky odstránené.

V časti Odoslať upozornenia na tieto zmeny vyberte, kedy chcete dostávať upozornenia.
Možnosti, ktoré tu vidíte, sa líšia v závislosti od typu aplikácie, s ktorou pracujete. Napríklad aplikácia Úlohy vám umožňuje dostať upozornenie, keď je úloha označená ako Dokončená alebo kedykoľvek sa zmení úloha s vysokou prioritou.

V časti Kedy posielať upozornenia vyberte frekvenciu doručovania upozornení.
Môžete ich dostávať okamžite, raz denne alebo raz týždenne. Denné súhrny sú pekné; inak pravdepodobne dostanete príliš veľa e-mailov.

Kliknutím na tlačidlo OK vytvorte upozornenie.

Pozrite si tento príklad konfigurácie upozornenia.

Dostávať e-mail, keď sa zmení zoznam alebo knižnica.

Kedykoľvek používatelia povedia, že potrebujú pracovný postup na prijímanie upozornení, vyskúšajte najskôr upozornenie. Boli by ste prekvapení, ako často upozornenia poskytujú potrebné možnosti.

Ak má vaša aplikácia osobné alebo verejné zobrazenie, ktoré obsahuje filter, môžete sa prihlásiť na odber zmien len v tomto zobrazení. Povedzme napríklad, že chcete byť upozornení prostredníctvom textovej správy, keď má položka v aplikácii Sledovanie problémov nastavenú prioritu na Vysoká. Vytvorili by ste zobrazenie, ktoré filtruje v aplikácii problémy s vysokou prioritou. Vyberte filtrované zobrazenie v časti Odoslať upozornenia na tieto zmeny pri vytváraní upozornenia a budete dostávať upozornenia, keď položky spĺňajú kritériá filtra.

Ak chcete dostávať upozornenia, musíte mať vo svojom profile SharePoint nakonfigurovanú e-mailovú adresu. Ak sa váš server SharePoint nachádza vo vašej sieti, zvyčajne to nie je problém. Office 365 však nemusí byť integrovaný s vašou sieťou a e-mailovými informáciami. V takýchto situáciách môže váš správca buď manuálne nakonfigurovať vašu e-mailovú adresu, alebo vám na to udeliť povolenie.

Všetky svoje upozornenia môžete spravovať z jednej stránky namiesto prechádzania do jednotlivých zoznamov. Ak chcete spravovať všetky upozornenia, ktoré máte na danej lokalite, a upraviť ich alebo odstrániť, postupujte takto:

Prejdite do aplikácie, v ktorej máte aktuálne predplatné upozornenia.

Na karte Zoznam na páse s nástrojmi v časti Zdieľať a sledovať vyberte možnosť Upozorniť ma → Spravovať moje upozornenia.

Vyberte odkaz na správny názov upozornenia.
Zobrazí sa stránka Spravovať moje upozornenia na tejto lokalite so všetkými možnosťami, ktoré ste videli pri prvom vytvorení upozornenia. Zmeňte nastavenia podľa potreby.
Nenastavili ste upozornenie na začiatok? Stále môžete čítať nastavenia a meniť voľby (pozri zoznam predchádzajúcich krokov). Vaše zmeny neovplyvnia nastavenia upozornení pre ostatných, ak bolo upozornenie vytvorené pre viacerých používateľov súčasne.

Kliknutím na tlačidlo OK upravíte upozornenie podľa svojich nových nastavení alebo kliknutím na tlačidlo Odstrániť upozornenie odstránite.
Odstránením upozornenia, ktoré bolo vytvorené pre vás, sa neodstráni upozornenie od ostatných používateľov, ktorí sú v skupine, pre ktorú bolo upozornenie vytvorené.

Ak ste správcom lokality, môžete spravovať upozornenia všetkých na lokalite kliknutím na odkaz Upozornenia používateľa v sekcii Správa lokality na stránke Nastavenia lokality.