Ako vytvárať a kategorizovať poznámky v programe Outlook 2019

Mnoho ľudí používa lepiace papieriky na vytváranie pripomienok kúskov informácií: všetko od hesiel webových stránok až po nezabudnuteľné citáty. Outlook 2019 obsahuje poznámky, ktoré sú elektronickým ekvivalentom týchto poznámok. Do poznámky si môžete uložiť čokoľvek, ale najlepšie sa používajú na malé kúsky údajov, ako sú kódy potvrdenia rezervácie alebo členské ID čísla. Poznámku môžete nechať otvorenú (pokiaľ je otvorený Outlook), aby sa vám to pripomenulo zakaždým, keď ju uvidíte, alebo môžete poznámku zavrieť, aby vám neprekážala.

Ak chcete vytvoriť poznámku, postupujte takto:

Zobrazte časť Poznámky v programe Outlook.

Ak to chcete urobiť, kliknite na ikonu Viac (…) v ľavom dolnom rohu okna a v zobrazenej ponuke kliknite na položku Poznámky.

Vyberte Domov → Nová poznámka alebo stlačte Ctrl+N.

Objaví sa nová prázdna poznámka.

Pozrite si tieto ďalšie klávesové skratky Outlooku 2019 .

Do novej prázdnej poznámky, ktorá sa zobrazí, napíšte, čo chcete.

Prvých pár slov v prvom riadku sa zobrazí ako názov ikony, takže sa snažte byť popisný. Ak sa, samozrejme, nepokúšate maskovať informácie, napríklad heslo; potom možno budete chcieť nejaký zavádzajúci text ako prvý riadok. Jedna šikovná používateľka si svoje heslá uchováva v poznámke s názvom Family Birthdays, mysliac si, že niekto, kto šmejdí, aby ukradol jej heslá, by sa nestaral o rodinné narodeniny a že by to prešlo.

Zatvorte poznámku kliknutím na tlačidlo X v jej pravom hornom rohu. Ukladá sa automaticky.

Tu je niekoľko užitočných tipov na poznámky programu Outlook:

• Opätovné otvorenie poznámky: Dvakrát na ňu kliknite. Zostane otvorený, kým ho nezatvoríte alebo kým neukončíte Outlook.
• Ak chcete poznámku presunúť: Potiahnite ju za záhlavie (farebný pás v hornej časti) a umiestnite ju kdekoľvek na obrazovke, dokonca aj mimo hraníc okna programu Outlook. Zostane tam, kým nezatvoríte Outlook.
• Úprava poznámky: Otvorte ju a upravte preč.
• Ak chcete zmeniť veľkosť poznámky: Kliknite na a potiahnite jej pravý dolný roh.
• Ak chcete poznámku odstrániť: Vyberte ju a vykonajte jeden z nasledujúcich krokov: Vyberte položku Domov → Odstrániť, stlačte kláves Delete na klávesnici alebo kliknite na poznámku pravým tlačidlom myši a z ponuky, ktorá sa otvorí, vyberte možnosť Odstrániť.

Rovnako ako v prípade odstráneného kontaktu sa vymazaná poznámka presunie do priečinka Odstránené položky.

Ak chcete obnoviť odstránenú poznámku, otvorte sekciu Pošta v Outlooku , zobrazte obsah priečinka Odstránené položky, nájdite poznámku a presuňte ju na ikonu Poznámky v ľavom dolnom rohu okna. Môžete naň kliknúť aj pravým tlačidlom myši, vybrať Presunúť do priečinka a potom určiť, kam ho chcete presunúť.

Ako kategorizovať poznámky programu Outlook

Keďže poznámka je taká viacúčelová položka, môže byť pre vás užitočné vytvoriť kategórie na odlíšenie jedného typu poznámky od druhého.

Priradením farby k poznámke môžete určiť, aký typ informácií obsahuje. Môžete si napríklad zvoliť, aby boli finančné poznámky zelené a rodinné poznámky modré.

Priradenie farebnej kategórie k poznámke

Kliknite pravým tlačidlom myši na poznámku a vyberte položku Kategorizovať. Zobrazí sa ponuka s výberom farieb.

Kliknite na požadovanú farbu.

Ak je váš primárny/predvolený e-mailový účet typu IMAP, nebudete môcť používať kategórie. Ak v ponuke po kliknutí pravým tlačidlom myši nevidíte položku Kategorizovať, je to dôvod.

Ak ste už túto kategóriu používali, v tomto bode ste skončili. Ikona poznámky a pozadie zmení túto farbu. Pri prvom použití určitej farby sa však otvorí dialógové okno Premenovať kategóriu, takže môžete priradiť názov. Outlook nepripisuje farbe žiadny špeciálny význam; robíš to po svojom. Ak sa zobrazí výzva, zmeňte názov v poli Názov. Potom kliknite na tlačidlo OK.

Ak chcete premenovať kategóriu, môžete tak urobiť podľa týchto krokov:

Vyberte Domov → Kategórie → Všetky kategórie.

Otvorí sa dialógové okno Kategórie farieb.

Kliknite na požadovanú kategóriu a kliknite na Premenovať.

Názov bude upraviteľný.

Zadajte nový názov a stlačte kláves Enter.

Všimnite si na obrázku vyššie, že môžete tiež vytvárať a odstraňovať kategórie a meniť farbu priradenú ku kategórii. (Toto môže byť užitočné napríklad vtedy, ak chcete zmeniť farbu použitú na reprezentáciu určitej kategórie, ale nechcete stratiť informácie o kategórii už priradené k existujúcim poznámkam.) Môžete mať až 25 kategórií.

Poznámka môže mať priradených viacero kategórií. Každá kategória predstavuje prepínač zapnutia/vypnutia pre každú poznámku. Ikona poznámky zobrazuje iba farbu pre kategóriu, ktorá jej bola naposledy priradená, no stále si zachováva aj svoju inú kategorizáciu. Ak chcete z poznámky odstrániť kategóriu, vyberte poznámku, kliknite na Domov → Kategorizovať a kliknutím na kategóriu pre danú poznámku vypnite.

Kategórie zdieľajú aj funkcie Kalendár a Úlohy v Outlooku. Pri vytváraní kategórií premýšľajte o tom, ako by ste chceli kategorizovať stretnutia a udalosti.