Ako vypracovať plán riadenia komunikácie v projekte 2013

Keď plánujete projekt v Projecte 2013, zvážte, aké informácie potrebujete vy (alebo iná zainteresovaná strana) sledovať. Tieto informácie sú často uložené v samostatnom dokumente známom ako plán riadenia komunikácie.

Plán riadenia komunikácie môže byť zložitý – alebo taký jednoduchý ako tabuľka vo Worde alebo tabuľka Excel. Do stĺpca úplne vľavo zadáte meno alebo pozíciu každej zainteresovanej strany a potom v hornej časti zadáte potrebné informácie, spôsob a frekvenciu doručenia.

Nie je to žiadna raketová veda, ale stále musíte dopredu určiť, ktoré informácie by ste chceli sledovať, kedy by ste ich mohli chcieť a v akej forme.

Prvým krokom pri sledovaní pokroku na projekte je zhromaždenie informácií o tom, čo sa deje. Čím jednoduchšie je nahlásiť pokrok na projekte, tým lepšie, pretože to urobia ľudia . Čím rutinnejšie spravíte hlásenie – napríklad každý piatok, na konkrétnom formulári, ktorý sa zmení na tú istú osobu –, tým jednoduchšie bude zhromažďovanie údajov.

Tieto informácie potom môžete vložiť do Projectu 2013 niekoľkými spôsobmi: Použite rôzne zobrazenia a tabuľky na zadanie informácií do hárkov s údajmi, zadajte informácie do dialógového okna Informácie o úlohe alebo použite nástroje sledovania v skupine Plán na karte Úloha na karte Úloha Stuha.

Množstvo údajov, ktoré zhromažďujete, je určené informáciami, ktoré potrebujete sledovať, a úrovňou podrobností. Niektorí ľudia napríklad používajú Project 2013 iba na vytvorenie časovej osi pre svoje aktivity. Iní využívajú zdroje a sledujú svoju celkovú prácu na úlohách, len nie na úroveň detailov, ktorá kontroluje vykonanú hodinovú prácu.

Musíte určiť pre vás najlepšiu metódu sledovania, ktorá je určená množstvom a typom informácií, ktoré potrebujete sledovať. Spoločnosť Microsoft poskytuje v Projecte 2013 štyri metódy sledovania:

• Úloha – celkom

• Úloha – časovo rozfázovaná

• Zadanie – celkom

• Zadanie – časovo rozložené

Tieto metódy môžete začať chápať porovnaním sledovania úloh a sledovania úloh. Môžete sledovať informácie, ktoré t požiadať s uvedením do súčasnej doby (alebo dátum zisťovanie stavu, ktorú ste vybrali) celkový pracovný dokončená alebo náklady pre danú úlohu. Alebo môžete sledovať informácie, ktoré sa ssignment, ktorý je podrobnejšie sledovanie, ktorý vám ukáže celkové dokončenie práce alebo náklady na jednotlivé zdroje.

Projekt 2013 predpokladá, že zdroje rozdelia prácu rovnomerne. Preto do obrazu vstupuje časovo fázovaná premenná. Časovo-fázové sledovanie používa špecifické časové prírastky, či už sa rozhodnete sledovať prácu podľa úlohy alebo prácu dokončenú jednotlivými zdrojmi na úlohe.

Ak projekt alebo organizácia nevyžaduje podrobné priradenie alebo sledovanie v časovom slede, je lepšie použiť metódu task – total . Potom môžete stráviť menej času zadávaním informácií do Projectu 2013 a viac času riadením tímu a zainteresovaných strán.